Was ist Newsletter-Reporting und warum ist es so wichtig?

Newsletter-Reporting bzw. E-Mail-Marketing-Reporting ist die Analyse und Überwachung der Leistung von Newslettern innerhalb Ihrer Online-Marketing Kampagne. Um die Effektivität einer Newsletter-Kampagne zu bewerten, werden verschiedene Metriken gesammelt, beobachtet und analysiert. Diese Metriken wie die Öffnungsrate oder Bounce Rate bezeichnet man auch als Newsletter-KPIs (Key Performance Indicators).

Durch regelmäßiges Reporting und eine umfassende Auswertung kann das Marketingteam in Erfahrung bringen, welche Inhalte und Ansätze gut funktionieren und welche nicht den gewünschten Zweck erzielen. Die gewonnenen Erkenntnisse liefern dann die Grundlage dafür, den Newsletter zu verbessern und z. B. die Zustellrate zu optimieren, den optimalen Versandzeitpunkt zu finden, die Newsletter-Kosten zu minimieren, personalisierte Newsletter zu kreieren und das Engagement der Empfangenden zu steigern.

Welche Newsletter-KPIs gibt es?

Es gibt eine Reihe von KPIs, die für das Newsletter-Marketing und den Erfolg Ihrer Newsletter von Bedeutung sind. Wie stark die jeweiligen Kennzahlen zu gewichten sind, hängt dabei vom Zweck und Inhalt Ihres Rundbriefs ab. Ein KPI, dem Sie in jedem Fall Beachtung schenken sollten, ist die Zustellrate. Dieser Wert gibt an, wie hoch der Anteil der versendeten Newsletter ist, der bei den Empfangenden angekommen und beispielsweise nicht im Spam-Ordner gelandet ist. In den nachfolgenden Abschnitten erfahren Sie, welche weiteren Kennzahlen Sie beim Reporting für Ihren Newsletter unbedingt unter die Lupe nehmen sollten.

Öffnungsrate

Die Newsletter-Öffnungsrate gibt an, wie viele der Empfangenden Ihren Newsletter tatsächlich geöffnet haben. Eine hohe Öffnungsrate zählt für alle Arten von E-Mail-Kampagnen zu den wichtigsten Faktoren. Um die Anzahl der Newsletter-Öffnungen zu optimieren, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie die Optimierung von Inhalten und Betreffzeile.

Klickrate

Die Klickrate (Click-Through-Rate, CTR) gibt an, wie viele Lesende nach dem Öffnen der Mail auf einen eingebetteten Link geklickt haben. Im Rahmen des Newsletter-Reportings erfahren Sie so, wie relevant und ansprechend Ihre Inhalte sind. Eine niedrige Klickrate signalisiert Ihnen, dass die Gestaltung und Ansprache in Ihren Newslettern verbesserungswürdig ist.

Conversion Rate

Die Conversion Rate misst, wie viele Empfangende nach einer bestimmten Aktion wie dem Klick auf einen Link eine gewünschte Handlung durchführen. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen Kauf oder eine Anmeldung handeln. Dieser Newsletter-KPI ist nur dann interessant bzw. relevant, wenn Sie mit Ihrer Kampagne eine oder mehrere Conversions erzielen möchten.

Bounce Rate

Ein Blick auf die Bounce Rate zeigt Ihnen, wie hoch der Anteil der E-Mails ist, die nicht erfolgreich zugestellt werden konnten. Ursachen können entweder vorübergehende Zustellprobleme (z. B. wegen eines vollen Postfachs) oder eine ungültige E-Mail-Adresse sein. Dank der Bounce Rate können Sie frühzeitig feststellen, dass es bei der Zustellung Probleme gibt und diese entsprechend angehen.

Abmelderate

Die Abmelderate ist für das E-Mail-Marketing-Reporting bei regelmäßigen, aufeinander aufbauenden Newslettern besonders wichtig. Sie gibt an, wie viele Nutzende sich nach dem Erhalt von dem Newsletter abgemeldet haben. Eine hohe Abmelderate kann unter anderem auf irrelevante bzw. unpassende Inhalte, eine zu hohe Versandfrequenz oder fehlende Personalisierung hinweisen.

Wie funktioniert E-Mail-Marketing-Reporting?

Damit Sie Newsletter KPIs messen und analysieren können, sind einige technische Komponenten erforderlich. Bei vielen E-Mail-Marketing-Tools und -Anbietern haben Sie die entsprechenden Funktionen automatisch zur Verfügung, wenn Sie die Software bzw. ein Abonnement erwerben. Folgende Mechanismen bilden die Grundlage dafür, dass ein Newsletter-Reporting möglich ist:

• Tracking-Pixel: Hierbei handelt es sich um ein unsichtbares 1x1-Pixel-Bild, das im Newsletter eingebettet wird. Wenn eine E-Mail geöffnet wird, wird das Pixel von einem Server geladen, was als Öffnung gezählt wird. Die Anzeige von Bildern muss hierfür aktiviert sein.
• Link-Tracking: Die Klickrate wird durch das Tracking der eingebauten Links gemessen. Hierfür werden sog. UTM-Parameter (Urchin Traffic Monitor) an die URLs angehängt, die es ermöglichen, Newsletter-Klicks in Webanalyse-Tools wie Google Analytics oder Matomo zu verfolgen.
• Bounce-Management: Die E-Mail-Server, über die Ihre Newsletter versendet werden, können mithilfe von Bounce-Management feststellen, dass bestimmte Adressen nicht erreichbar sind. Im Optimalfall werden ungültige Adressen direkt aus der Verteilerliste entfernt.
• API-Integrationen: Um das Newsletter-Reporting zu automatisieren und zu optimieren, bieten viele Lösungen Schnittstellen zu anderen Tools wie CRM-Plattformen, Content-Management-Systemen oder Shop-Systemen.

DSGVO einhalten

Hinweis: Auch die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ist ein kritischer technischer Aspekt des E-Mail-Marketing-Reportings. Alle Tracking-Methoden und das Speichern von Daten müssen den geltenden Bestimmungen entsprechen – insbesondere in der EU (DSGVO) – damit der Newsletter-Datenschutz gewährleistet ist.

Mit STRATO alle E-Mail-Marketing-KPIs im Blick behalten

Sie wollen Ihre Newsletter versenden, Kosten minimieren und alle wichtigen KPIs für das Newsletter-Marketing sicher und datenschutzkonform tracken? Das STRATO E-Mail-Marketing-Tool gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre eigenen Newsletter mit Unterstützung von KI zu erstellen und alle Daten DSGVO-konform zu speichern. Die weiteren Vorzüge im Überblick:

• Intuitives Dashboard mit allen wichtigen Erfolgszahlen
• Umfassende Berichte und Analysen
• Vielzahl an Templates (responsive Designs)
• Hohe Zustellbarkeit garantiert (Anti-Spam)
• Tipps und Beispiele rund um das Thema Newsletter

Häufig gestellte Fragen zum Thema Newsletter-Reporting

Wie oft sollte Newsletter-Reporting durchgeführt werden?

Es ist sinnvoll, die gemessenen Newsletter-KPIs regelmäßig, idealerweise nach jeder Kampagne, auszuwerten. Auf diese Weise können Sie Trends frühzeitig erkennen und notwendige Anpassungen vornehmen. Bei sehr aktiven E-Mail-Marketing-Kampagnen kann ein wöchentliches oder monatliches Reporting sinnvoll sein.

Was sind typische Fehler bei der Auswertung von E-Mail-Marketing-KPIs?

Es kann schnell passieren, dass Sie gemessene KPIs falsch interpretieren und die falschen Schlussfolgerungen ziehen. Ist beispielsweise die Zustellrate gesunken, sollten Sie zunächst überprüfen, ob der Versand korrekt funktioniert hat. Auch eine zu schnelle Beurteilung oder die Fokussierung auf einen einzelnen KPI wie die Öffnungsrate kann problematisch sein: Es ist wichtig, mehrere KPIs im Zusammenhang zu betrachten und die langfristigen Entwicklungen zu analysieren.

Welche Rolle spielt das Newsletter-Design für das Reporting?

Das Design Ihrer Newsletter kann einen großen Einfluss auf KPIs wie die Klickrate und das Engagement der Empfangenden haben. Mit einem gut strukturierten, einzigartigen Design und gut platzierten Call-to-Actions steigern Sie die Chancen, dass Links angeklickt werden und mit den Inhalten interagiert wird. Eintönige und unübersichtliche Designs sorgen hingegen für hohe Abmelderaten.