Mail-Archivierung
Automatisch und rechtskonform
E-Mails archivieren
- GoBD und EU-DSGVO konform
- Ideal für kleine und mittelgroße Unternehmen
- Sichere Aufbewahrung von E-Mails und Anhängen
Mail-Archivierung
Was zeichnet eine revisionssichere E-Mail-Archivierung aus?
Damit Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite sind, müssen sie E-Mails revisionssicher archivieren. Revisionssichere Archivierung von E-Mails zeichnet sich grundsätzlich durch folgende Eigenschaften aus:
- vollständige Archivierung von E-Mails und ihren Anhängen im Originalzustand
- manipulationssichere Archivierung
- E-Mails müssen maschinell auslesbar sein
- nach Verschlüsselung der Nachrichten muss der Originalzustand wieder hergestellt werden können
- beschränkter und kontrollierter Zugriff auf das Archiv
Mail
Mail-Archivierung
12 Monate
pro Monat
danach 4,50 €/Mon.
Einrichtung: 0 €
Laufzeit: 12 Monate
- Archivierung
- Automatische Sicherung
- 5 GB Archiv-Speicher
- GoBD & EU DSGVO konform
- Mail Plus
- 25 Postfächer
- 5 GB je Postfach
- 2 .de-Domains
- Postfach Umzugsservice
- inkl. 1 Postfach
Erfahren Sie hier im Video, wie Sie Ihre geschäftlichen E-Mails rechtskonform archivieren können.
Rechtssicherheit
Rechtssichere Archivierung von E-Mails: Warum ist das nötig?
Unternehmen sind vor allem aus steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet, die geschäftliche Korrespondenz aufzubewahren, damit das Finanzamt auch noch nach Jahren nachvollziehen kann, wie Geschäfte zustande kamen.
Die Verantwortung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung liegt immer beim Geschäftsführer – STRATO kann Ihnen jedoch dabei helfen, die Anforderungen ohne großen Aufwand zu erfüllen.
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E-MAIL-ADRESSE MIT IHRER PERSÖNLICHEN DOMAIN
Mit der eigenen Domain sichern Sie sich das Vertrauen Ihrer Empfänger. Eine .de-Domain ist in Mail bereits inklusive – ohne Zusatzkosten.
UMZUGSSERVICE
WIR UNTERSTÜTZEN SIE BEIM UMZUG IHRER MAILPOSTFÄCHER
Mit unserem Umzugsservice ziehen Sie Ihre Mails, Kontakte und Termine schnell und bequem zu uns um. Der erste Umzug ist für Sie kostenlos.
100% SICHERHEIT
ALLE IHRE DATEN WERDEN IN DEUTSCHLAND GESPEICHERT
Ihre Mails und Anhänge sind ausschließlich in TÜV-zertifizierten (ISO 27001) deutschen Rechenzentren gespeichert. Dazu ist STRATO EMIG-Teilnehmer.
Mail-Archivierung
Mit STRATO Mail-Archivierung ganz einfach auf der sicheren Seite:
Zahlreiche geschäftliche Dokumente sind archivierungspflichtig – neben Jahresabschlüssen, Inventaren und anderen Büchern seit geraumer Zeit auch die elektronische Post. Schließlich läuft die Kommunikation teilweise nur noch per E-Mail ab und wichtige Dokumente wie beispielsweise Angebote, Rechnungen und Verträge werden dabei oft als Mail-Anhang versendet.
In einem Rechtsstreit kann es ebenfalls hilfreich sein, wenn Sie auf sämtliche E-Mails jahrelang Zugriff haben. Eine E-Mail gilt zwar nicht als Urkunde, jedoch als Augenscheinbeweis. Ein Standardprogramm mit dem Sie E-Mails schreiben, senden und empfangen, eignet sich nicht für eine GOBD-Konforme Langzeitarchivierung. Einer der Gründe ist, dass Sie die E-Mails nachträglich verändern könnten und dies nicht nachvollziehbar wäre. Jedes Unternehmen muss sich also um eine separate Lösung kümmern. Es gibt zwar einige rechtliche Vorgaben und vieles zu beachten – aber E-Mail-Archivierung ist mit entsprechender Software unkompliziert. Eine einfache Lösung ist da die STRATO Mail-Archivierung. Diese Software unterstützt Sie bei der Archivierung sämtlicher E-Mails, damit Sie sicherstellen können, dass alle rechtlich notwendigen Anforderungen erfüllt sind.
Revisionssicherheit
GoBD, HGB und UStG – was ist damit gemeint?
Maßgeblich für die E-Mail-Archivierung in Unternehmen sind unter anderem die GoBD, die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" des Bundesfinanzministeriums.
Weiterhin ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) Vorgaben bezüglich der E-Mail-Archivierung.
Zertifizierung
STRATO Mail-Archivierung ist zertifiziert nach IDW PS 880
Die Mail-Archivierung von STRATO erhielt durch die Interev GmbH die Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 IDW RS FAIT I.
Sowohl die Softwareentwicklung, also auch die Software aus Kundensicht entspricht den Anforderungen der Rechts- und Manipulationssicherheit gemäß IDW PS 880.
Damit erfüllt die Mail-Archivierung von STRATO alle gesetzlichen Anforderungen in puncto Ordnungsmäßigkeits-, Sicherheits- und Kontrollanforderungen.
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mail
Mail-Archivierung
Aktion
12 Monate
pro Monat |
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|---|---|
| Standardpreis (monatlich) | 4,50 € |
| Aktionspreis (monatlich) | 12 Monate für 2,50 € |
| Einrichtungsgebühr (einmalig) | 0 € |
| Mindestvertragslaufzeit | 12 Monate |
| Abrechnung nach Aktionslaufzeit | 12 Monate |
| Zahlung bequem per Lastschrift | |
| Allgemeine Features | |
| NEU! STRATO Mail-Archivierung | |
| Speicher für Archivierung | 5 GB |
| Eigene Web-Oberfläche für die Verwaltung Ihrer Mail-Archivierung | |
| Basic E-Mail-Postfächer | 25 |
| STRATO Webmail | |
| Speicherplatz je Postfach | 5 GB |
| E-Mail Features | |
| STRATO Webmail | |
| IMAP, POP3 Zugriff | |
| Premium E-Mail-Postfächer | optional |
| Verwaltung mehrerer E-Mail-Adressen | |
| Synchronisation mit mobilen Endgeräten (ActiveSync) | optional |
| Einbindung in diversen E-Mail-Clients | |
| Black-und Whitelisting | |
| E-Mail-Aliase | 250 (max. 10 pro Postfach) |
| E-Mail Auto-Responder | |
| E-Mail Weiterleitungen | |
| Eigene Filterregeln | |
| Konfigurierbare Spamfilter | |
| Catchall | |
| Anhänge bis 75 MB versenden | |
| Kalender und Aufgaben | |
| Eigene Termine und Aufgaben erstellen und verwalten | |
| Erinnerungen an Termine / Aufgaben | |
| Externe Kalender importieren (iCal, VCard) | |
| CalDav- und CardDav-Unterstützung | optional |
| Teamspezifische Kalender | optional |
| Sekretärinnenfunktion (Terminplanung) | optional |
| Managerfunktion (Aufgabendelegation) | optional |
| Kontakte | |
| Kontakte anlegen, verwalten und importieren | |
| Private, öffentliche und freigegebene Kontakt-Ordner | optional |
| Drive und HiDrive (Cloud-Speicher) | |
| Anhänge speichern und versenden | optional |
| Aufbewahrung verschiedener Dokumentenversionen | optional |
| Eigener Speicherplatz (WebDav) | optional |
| STRATO HiDrive in Webmail einbinden | optional |
| NEU! STRATO Documents | optional |
| Domain Features | |
| Anzahl .de-Domains | 2 |
| Zusatzdomains | optional |
| Subdomains | 10 |
| Domain-Umleitung | |
| Umlaut-Domains | |
| Speicherplatz je Postfach | 2 GB |
| DNS-Einstellungen (A-, AAAA-, MX-Records) | |
| DynDNS | |
| Kundenservice | |
| 030-Servicetelefon | |
| E-Mail - Service | |
| FAQ-Datenbank | |
Häufige Fragen
Mit Start der STRATO Mail-Archivierung werden alle ab diesem Zeitpunkt eingehenden und ausgehenden E-Mails archiviert. E-Mails, die sich vor der Aktivierung der Mail-Archivierung in den Postfächern befunden haben, werden nicht archiviert. Bei diesen ist die Manipulations- und Revisionssicherheit nicht gegeben und damit können sie nicht GoBD-konform im Archiv untergebracht werden.
Die STRATO Mail-Archivierung bietet die Möglichkeit, vorab definierte E-Mail-Adressen von der Archivierung auszuschließen. Datenschutzrelevante Kommunikation, wie z. B. Kommunikation mit dem Betriebsrat, kann somit von der Archivierung ausgenommen werden.
Anders als bei einem Backup müssen Unternehmen ihr E-Mail-Archiv langfristig speichern. Der Zeitraum hängt vom Dokument ab: Für Buchungsbelege gilt eine Frist von 10 Jahren. Handels- und Geschäftsbriefe müssen Unternehmen für 6 Jahre archivieren.
Die Ordnerstruktur wird nicht im E-Mail-Archiv übernommen. Der E-Mail-Verkehr wird dem jeweilig versendenden bzw. empfangenden Postfach zugeordnet. Die Suchfunktion innerhalb des Archivs ermöglicht jedoch das einfache Wiederauffinden von E-Mails.
