Mail-Archivierung
Mit einem Klick revisionssicher
- GoBD und EU-DSGVO konform
- Abgesichert in wenigen Minuten
- Direkt im Kunden-Login bestellen
Seien Sie auf der sicheren Seite – mit der STRATO Mail-Archivierung
Archivierungspflichtig sind nicht nur Ihre geschäftlichen Unterlagen aus Papier, wie z.B. Jahresabschlüsse, sondern auch die elektronische Post. Oftmals befindet sich in dieser nämlich bereits Rechnung, Vertrag oder Angebot wieder. Auch bei einem Rechtsstreit kann es Ihnen weiterhelfen, wenn Sie Ihre E-Mail von vor Jahren archiviert und damit griffbereit haben. Als Augenscheinbeweis gilt die E-Mail jedoch nur, wenn Sie diese GoBD-konform archiviert haben – mit einem Standardprogramm, mit dem Sie E-Mails versenden und schreiben ist dies nicht möglich. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, bieten wir Ihnen dafür die professionelle und GoBD-konforme Mail-Archivierung durch entsprechende Software an.
Was bedeutet GoBD, HGB und UstG eigentlich?
Mit GoBD sind die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" gemeint. Das HGB meint nichts weniger als das Handelsgesetzbuch und UStG das Umsatzsteuergesetz. In Beiden finden Sie die Gesetze zum Thema Mail-Archivierung.
So sichern Sie sich die Mail-Archivierung
Als Unternehmen sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre E-Mail über vier Jahre vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren.
STRATO Mail-Archivierung erfüllt alle rechtlichen Anforderungen und ist direkt im Kunden-Login für Sie buchbar.
Häufige Fragen
Was bedeutet "revisionssichere E-Mail-Archivierung"?
- Vollständige Archivierung von E-Mails + Anhängen im Originalzustand
- E-Mails müssen manipulationssicher sein
- Beschränkter und kontrollierter Archivzugriff
- E-Mails müssen maschinell auslesbar sein
- Originalzustand muss nach Verschlüsseln der Nachricht wiederherstellbar sein
Warum ist eine revisionssichere E-Mail-Archivierung nötig?
Sie führen ein Unternehmen? Dann sind Sie steuerrechtlich dazu verpflichtet, die geschäftliche Korrespondenz aufzubewahren. Anhand dieser kann das Finanzamt auch nach Jahren noch nachvollziehen, wie Geschäfte zustande kamen.
Werden alle meine E-Mails archiviert?
Mit Start der STRATO Mail-Archivierung werden alle ab diesem Zeitpunkt eingehenden und ausgehenden E-Mails archiviert. E-Mails, die sich vor der Aktivierung der Mail-Archivierung in den Postfächern befunden haben, werden nicht archiviert. Bei diesen ist die Manipulations- und Revisionssicherheit nicht gegeben und damit können sie nicht GoBD-konform im Archiv untergebracht werden.
Wie gehe ich mit datenschutzrelevanten E-Mails um?
Die STRATO Mail-Archivierung bietet die Möglichkeit, vorab definierte E-Mail-Adressen von der Archivierung auszuschließen. Datenschutzrelevante Kommunikation, wie z. B. Kommunikation mit dem Betriebsrat, kann somit von der Archivierung ausgenommen werden.
Wie lange muss ich als Unternehmen E-Mails archivieren?
Anders als bei einem Backup müssen Unternehmen ihr E-Mail-Archiv langfristig speichern. Der Zeitraum hängt vom Dokument ab: Für Buchungsbelege gilt eine Frist von 10 Jahren. Handels- und Geschäftsbriefe müssen Unternehmen für 6 Jahre archivieren.
Wird meine Ordnerstruktur im E-Mail-Archiv übernommen?
Die Ordnerstruktur wird nicht im E-Mail-Archiv übernommen. Der E-Mail-Verkehr wird dem jeweilig versendenden bzw. empfangenden Postfach zugeordnet. Die Suchfunktion innerhalb des Archivs ermöglicht jedoch das einfache Wiederauffinden von E-Mails.