Mail-Archivierung
Automatisch und rechtskonform
E-Mails archivieren
- GoBD und EU-DSGVO konform
- Ideal für kleine und mittelgroße Unternehmen
- Sichere Aufbewahrung von E-Mails und Anhängen
Mail-Archivierung
Was zeichnet eine revisionssichere E-Mail-Archivierung aus?
Damit Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite sind, müssen sie E-Mails revisionssicher archivieren. Revisionssichere Archivierung von E-Mails zeichnet sich grundsätzlich durch folgende Eigenschaften aus:
- vollständige Archivierung von E-Mails und ihren Anhängen im Originalzustand
- manipulationssichere Archivierung
- E-Mails müssen maschinell auslesbar sein
- nach Verschlüsselung der Nachrichten muss der Originalzustand wieder hergestellt werden können
- beschränkter und kontrollierter Zugriff auf das Archiv
Mail-Archivierung
12 Monate nur
- 2,
- 50
- € / Mon.
danach 4,50 € / Mon.
Einrichtung: 0 €
Laufzeit: 12 Monate
Service-Champion
Zertifizierte Rechenzentren
100% Hosted in Germany
Rechtssicherheit
Rechtssichere Archivierung von E-Mails: Warum ist das nötig?
Unternehmen sind vor allem aus steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet, die geschäftliche Korrespondenz aufzubewahren, damit das Finanzamt auch noch nach Jahren nachvollziehen kann, wie Geschäfte zustande kamen.
Die Verantwortung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung liegt immer beim Geschäftsführer – STRATO kann Ihnen jedoch dabei helfen, die Anforderungen ohne großen Aufwand zu erfüllen.
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Mit der eigenen Domain sichern Sie sich das Vertrauen Ihrer Empfänger. Eine .de-Domain ist in Mail bereits inklusive – ohne Zusatzkosten.
UMZUGSSERVICE
WIR UNTERSTÜTZEN SIE BEIM UMZUG IHRER MAILPOSTFÄCHER
Mit unserem Umzugsservice ziehen Sie Ihre Mails, Kontakte und Termine schnell und bequem zu uns um. Der erste Umzug ist für Sie kostenlos.
100% SICHERHEIT
ALLE IHRE DATEN WERDEN IN DEUTSCHLAND GESPEICHERT
Ihre Mails und Anhänge sind ausschließlich in TÜV-zertifizierten (ISO 27001) deutschen Rechenzentren gespeichert. Dazu ist STRATO EMIG-Teilnehmer.
Mail-Archivierung
Mit STRATO Mail-Archivierung ganz einfach auf der sicheren Seite:
Zahlreiche geschäftliche Dokumente sind archivierungspflichtig – neben Jahresabschlüssen, Inventaren und anderen Büchern seit geraumer Zeit auch die elektronische Post. Schließlich läuft die Kommunikation teilweise nur noch per E-Mail ab und wichtige Dokumente wie beispielsweise Angebote, Rechnungen und Verträge werden dabei oft als Mail-Anhang versendet.
In einem Rechtsstreit kann es ebenfalls hilfreich sein, wenn Sie auf sämtliche E-Mails jahrelang Zugriff haben. Eine E-Mail gilt zwar nicht als Urkunde, jedoch als Augenscheinbeweis. Ein Standardprogramm mit dem Sie E-Mails schreiben, senden und empfangen, eignet sich nicht für eine GOBD-Konforme Langzeitarchivierung. Einer der Gründe ist, dass Sie die E-Mails nachträglich verändern könnten und dies nicht nachvollziehbar wäre. Jedes Unternehmen muss sich also um eine separate Lösung kümmern. Es gibt zwar einige rechtliche Vorgaben und vieles zu beachten – aber E-Mail-Archivierung ist mit entsprechender Software unkompliziert. Eine einfache Lösung ist da die STRATO Mail-Archivierung. Diese Software unterstützt Sie bei der Archivierung sämtlicher E-Mails, damit Sie sicherstellen können, dass alle rechtlich notwendigen Anforderungen erfüllt sind.
Revisionssicherheit
GoBD, HGB und UStG – was ist damit gemeint?
Maßgeblich für die E-Mail-Archivierung in Unternehmen sind unter anderem die GoBD, die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" des Bundesfinanzministeriums.
Weiterhin ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) Vorgaben bezüglich der E-Mail-Archivierung.
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Mail-Archivierung
12 Monate nur
danach 4,50 €/Mon. |
|---|---|
| Standardpreis (monatlich) | 4,50 € |
| Aktionspreis (monatlich) | 12 Monate für 2,50 € |
| Einrichtungsgebühr (einmalig) | 0 € |
| Mindestvertragslaufzeit | 12 Monate |
| Abrechnung nach Aktionslaufzeit | 12 Monate |
| Zahlung bequem per Lastschrift | |
| Allgemeine Features | |
| NEU! STRATO Mail-Archivierung | |
| Speicher für Archivierung | 5 GB |
| Eigene Web-Oberfläche für die Verwaltung Ihrer Mail-Archivierung | |
| Basic E-Mail-Postfächer | 25 |
| STRATO Webmail | |
| Speicherplatz je Postfach | 5 GB |
| E-Mail Features | |
| STRATO Webmail | |
| IMAP, POP3 Zugriff | |
| Premium E-Mail-Postfächer | optional |
| Verwaltung mehrerer E-Mail-Adressen | |
| Synchronisation mit mobilen Endgeräten (ActiveSync) | optional |
| Einbindung in diversen E-Mail-Clients | |
| Black-und Whitelisting | |
| E-Mail-Aliase | 250 (max. 10 pro Postfach) |
| E-Mail Auto-Responder | |
| E-Mail Weiterleitungen | |
| Eigene Filterregeln | |
| Konfigurierbare Spamfilter | |
| Catchall | |
| Anhänge bis 75 MB versenden | |
| Kalender und Aufgaben | |
| Eigene Termine und Aufgaben erstellen und verwalten | |
| Erinnerungen an Termine / Aufgaben | |
| Externe Kalender importieren (iCal, VCard) | |
| CalDav- und CardDav-Unterstützung | optional |
| Teamspezifische Kalender | optional |
| Sekretärinnenfunktion (Terminplanung) | optional |
| Managerfunktion (Aufgabendelegation) | optional |
| Kontakte | |
| Kontakte anlegen, verwalten und importieren | |
| Private, öffentliche und freigegebene Kontakt-Ordner | optional |
| Drive und HiDrive (Cloud-Speicher) | |
| Anhänge speichern und versenden | optional |
| Aufbewahrung verschiedener Dokumentenversionen | optional |
| Eigener Speicherplatz (WebDav) | optional |
| STRATO HiDrive in Webmail einbinden | optional |
| NEU! STRATO Documents | optional |
| Domain Features | |
| Anzahl .de-Domains | 2 |
| Zusatzdomains | optional |
| Subdomains | 10 |
| Domain-Umleitung | |
| Umlaut-Domains | |
| Speicherplatz je Postfach | 2 GB |
| DNS-Einstellungen (A-, AAAA-, MX-Records) | |
| DynDNS | |
| Kundenservice | |
| 030-Servicetelefon | |
| E-Mail - Service | |
| FAQ-Datenbank | |
Häufige Fragen
Es gibt für verschiedene Arten von Unterlagen unterschiedliche Fristen. Grundsätzlich ist entscheidend, dass die Dokumente archiviert und auffindbar sind, solange sie sich innerhalb der jeweiligen Fristen befinden. Momentan ist bei der STRATO Lösung ein Archivierungszeitraum von 11 Jahren für jede E-Mail voreingestellt.
Für ein Backup gelten keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder spezifische technische Vorgaben. Die Daten in einem Backup können jederzeit umfassend verändert werden. Die GoBD gibt vor, dass Mails manipulationssicher aufbewahrt werden. Ein Backup ist eine regelmäßige Sicherungskopie um vor Datenverlust zu schützen. In einigen Fällen wird der alte Stand überschrieben. Die Archivierung hingegen ist eine langfristige Speicherung von Daten aus Dokumentationsgründen. Zusätzlich werden Ihnen bei der STRATO Mail-Archivierung alle Werkzeuge an die Hand gegeben, um EU-DSGVO und den GoBD konform zu archivieren.
Muss jede E-Mail archiviert werden? Für Unternehmen gilt grundsätzlich, dass sie E-Mails, die zur Abwicklung eines Geschäfts gedient haben, archivieren sollten. Dazu zählen der Schriftverkehr zur Vorbereitung, die endgültigen Aufträge und Rechnungen sowie auch Reklamationen. Entscheidend sind hierbei nicht nur empfangene E-Mails, sondern auch gesendete.Das ist zwar eine Menge Schriftverkehr, der gespeichert werden muss – aber es ist nicht jede E-Mail. Interne Kommunikation zwischen Kollegen, private Nachrichten gesendet über die geschäftliche E-Mail-Adresse, Bewerbungen, Nachrichten an den Betriebsrat und auch Spam sind einige Beispiele für E-Mails, die eigentlich nicht relevant sind für die E-Mail-Archivierung. Sollte ich Spam-Mails archivieren?
Niemand verlangt, dass Sie Spam-Nachrichten archivieren. Schließlich nehmen diese viel Speicherplatz ein und die Suche nach relevanten E-Mails im Archiv erschwert eine hohe Anzahl an Spam nur. STRATO sorgt mit sehr sicheren Spam-Filtern dafür, dass Ihnen möglichst wenig Spam zugestellt wird und so nur ein geringer Anteil an unnötigen E-Mails im Archiv landet.
Verantwortlich für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD und den geltenden Gesetzen ist stets die Geschäftsführung eines Unternehmens. Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften können mit Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen geahndet werden. Daher sollte sich jedes Unternehmen für ein sicheres System zur Langzeitarchivierung von elektronischen Nachrichten entscheiden und sich über die Anforderungen informieren.
Mit der STRATO Mail-Archivierung vereinfachen wir die Erfüllung der GoBD für Unternehmer. Komplizierte Mailserver müssen nicht eingerichtet und gepflegt werden. Die STRATO Archivierungslösung ist unkompliziert und einfach zu aktivieren. Bei einer Finanzprüfung erhalten Sie alle Werkzeuge an die Hand, um einem Prüfer die erforderlichen Unterlagen vorzuzeigen.
Nein, auch Privatpersonen können ihre Mails archivieren lassen. Wenn Sie sichergehen möchten, dass keine Mails versehentlich gelöscht werden, dann ist auch für Sie als Privatperson die Mail-Archivierung geeignet. Jede E-Mail die Sie über Ihr STRATO Postfach erhalten oder verschicken wird archiviert und kann später gefunden und wiederhergestellt werden.
Zu jedem mailfähigen Paket bei STRATO können Sie die Mail-Archivierung hinzubuchen bzw. nutzen. Dazu gehören folgende Produkte: Domain, Mail, Hosting, Homepage-Baukasten, Managed Server und Webshop.
Bei Office365 und Microsoft Exchange, sowie bei HiDrive Produkten ist die Nutzung nicht möglich.
