Mail-Archivierung
Automatisch und rechtskonform
E-Mails archivieren

Für ein Backup gelten keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder spezifische technische Vorgaben. Die Daten in einem Backup können jederzeit umfassend verändert werden. Die GoBD gibt vor, dass Mails manipulationssicher aufbewahrt werden. Ein Backup ist eine regelmäßige Sicherungskopie um vor Datenverlust zu schützen. In einigen Fällen wird der alte Stand überschrieben. Die Archivierung hingegen ist eine langfristige Speicherung von Daten aus Dokumentationsgründen. Zusätzlich werden Ihnen bei der STRATO Mail-Archivierung alle Werkzeuge an die Hand gegeben, um EU-DSGVO und den GoBD konform zu archivieren.

Muss jede E-Mail archiviert werden? Für Unternehmen gilt grundsätzlich, dass sie E-Mails, die zur Abwicklung eines Geschäfts gedient haben, archivieren sollten. Dazu zählen der Schriftverkehr zur Vorbereitung, die endgültigen Aufträge und Rechnungen sowie auch Reklamationen. Entscheidend sind hierbei nicht nur empfangene E-Mails, sondern auch gesendete.Das ist zwar eine Menge Schriftverkehr, der gespeichert werden muss – aber es ist nicht jede E-Mail. Interne Kommunikation zwischen Kollegen, private Nachrichten gesendet über die geschäftliche E-Mail-Adresse, Bewerbungen, Nachrichten an den Betriebsrat und auch Spam sind einige Beispiele für E-Mails, die eigentlich nicht relevant sind für die E-Mail-Archivierung. Sollte ich Spam-Mails archivieren?

Niemand verlangt, dass Sie Spam-Nachrichten archivieren. Schließlich nehmen diese viel Speicherplatz ein und die Suche nach relevanten E-Mails im Archiv erschwert eine hohe Anzahl an Spam nur. STRATO sorgt mit sehr sicheren Spam-Filtern dafür, dass Ihnen möglichst wenig Spam zugestellt wird und so nur ein geringer Anteil an unnötigen E-Mails im Archiv landet.