Mail-Archivierung

Automatisch und rechtskonform E-Mails archivieren

  • GoBD und EU-DSGVO konform
  • Ideal für kleine und mittelgroße Unternehmen
  • Sichere Aufbewahrung von E-Mails und Anhängen
Mail-Archivierung

Was zeichnet eine revisionssichere E-Mail-Archivierung aus?

Damit Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite sind, müssen sie E-Mails revisionssicher archivieren. Revisionssichere Archivierung von E-Mails zeichnet sich grundsätzlich durch folgende Eigenschaften aus:

  • vollständige Archivierung von E-Mails und ihren Anhängen im Originalzustand
  • manipulationssichere Archivierung
  • E-Mails müssen maschinell auslesbar sein
  • nach Verschlüsselung der Nachrichten muss der Originalzustand wieder hergestellt werden können
  • beschränkter und kontrollierter Zugriff auf das Archiv
Aktion

Mail
Mail-Archivierung

  • Mail Plus
  • 25 Postfächer
  • 5 GB je Postfach
  • 2 .de-Domains
Mail-Archivierung

12 Monate

2,50 €

pro Monat
danach 4,50 €/Mon.
Einrichtung: 0 €
Laufzeit: 12 Monate

Erneut Branchensieger: 2020 ist STRATO zum 7. Mal Service-Champion

Service-Champion

TÜV-zertifizierte Rechenzentren (ISO 27001)

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100% Hosted in Germany

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Rechtssichere Mail-Archivierung
Rechtssicherheit

Rechtssichere Archivierung von E-Mails: Warum ist das nötig?

Unternehmen sind vor allem aus steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet, die geschäftliche Korrespondenz aufzubewahren, damit das Finanzamt auch noch nach Jahren nachvollziehen kann, wie Geschäfte zustande kamen.

Die Verantwortung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung liegt immer beim Geschäftsführer – STRATO kann Ihnen jedoch dabei helfen, die Anforderungen ohne großen Aufwand zu erfüllen.

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E-MAIL-ADRESSE MIT IHRER PERSÖNLICHEN DOMAIN

Mit der eigenen Domain sichern Sie sich das Vertrauen Ihrer Empfänger. Eine .de-Domain ist in Mail bereits inklusive – ohne Zusatzkosten.

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WIR UNTERSTÜTZEN SIE BEIM UMZUG IHRER MAILPOSTFÄCHER

Mit unserem Umzugsservice ziehen Sie Ihre Mails, Kontakte und Termine schnell und bequem zu uns um. Der erste Umzug ist für Sie kostenlos.

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Ihre Mails und Anhänge sind ausschließlich in TÜV-zertifizierten (ISO 27001) deutschen Rechenzentren gespeichert. Dazu ist STRATO EMIG-Teilnehmer.

Mail-Archivierung

Mit STRATO Mail-Archivierung ganz einfach auf der sicheren Seite:

Zahlreiche geschäftliche Dokumente sind archivierungspflichtig – neben Jahresabschlüssen, Inventaren und anderen Büchern seit geraumer Zeit auch die elektronische Post. Schließlich läuft die Kommunikation teilweise nur noch per E-Mail ab und wichtige Dokumente wie beispielsweise Angebote, Rechnungen und Verträge werden dabei oft als Mail-Anhang versendet.

In einem Rechtsstreit kann es ebenfalls hilfreich sein, wenn Sie auf sämtliche E-Mails jahrelang Zugriff haben. Eine E-Mail gilt zwar nicht als Urkunde, jedoch als Augenscheinbeweis. Ein Standardprogramm mit dem Sie E-Mails schreiben, senden und empfangen, eignet sich nicht für eine GOBD-Konforme Langzeitarchivierung. Einer der Gründe ist, dass Sie die E-Mails nachträglich verändern könnten und dies nicht nachvollziehbar wäre. Jedes Unternehmen muss sich also um eine separate Lösung kümmern. Es gibt zwar einige rechtliche Vorgaben und vieles zu beachten – aber E-Mail-Archivierung ist mit entsprechender Software unkompliziert. Eine einfache Lösung ist da die STRATO Mail-Archivierung. Diese Software unterstützt Sie bei der Archivierung sämtlicher E-Mails, damit Sie sicherstellen können, dass alle rechtlich notwendigen Anforderungen erfüllt sind.

Revisionssicherheit

GoBD, HGB und UStG – was ist damit gemeint?

Maßgeblich für die E-Mail-Archivierung in Unternehmen sind unter anderem die GoBD, die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" des Bundesfinanzministeriums.

Weiterhin ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) Vorgaben bezüglich der E-Mail-Archivierung.

Zertifizierung

STRATO Mail-Archivierung ist zertifiziert nach IDW PS 880

IDW PS 880 Zertifizierung

Die Mail-Archivierung von STRATO erhielt durch die Interev GmbH die Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 IDW RS FAIT I.

Sowohl die Softwareentwicklung, also auch die Software aus Kundensicht entspricht den Anforderungen der Rechts- und Manipulationssicherheit gemäß IDW PS 880.

Damit erfüllt die Mail-Archivierung von STRATO alle gesetzlichen Anforderungen in puncto Ordnungsmäßigkeits-, Sicherheits- und Kontrollanforderungen.

mail
Mail-Archivierung
Aktion
WordPress Hosting Basic

12 Monate

2,50 €

pro Monat
danach 4,50 €/Mon.
Einrichtung: 0 €
Laufzeit: 12 Monate

Standardpreis (monatlich) 4,50 €
Aktionspreis (monatlich) 12 Monate für 2,50 €
Einrichtungsgebühr (einmalig) 0 €
Mindestvertragslaufzeit 12 Monate
Abrechnung nach Aktionslaufzeit 12 Monate
Zahlung bequem per Lastschrift
Allgemeine Features
NEU! STRATO Mail-Archivierung
Speicher für Archivierung 5 GB
Eigene Web-Oberfläche für die Verwaltung Ihrer Mail-Archivierung
Basic E-Mail-Postfächer 25
STRATO Webmail
Speicherplatz je Postfach 5 GB
E-Mail Features
STRATO Webmail
IMAP, POP3 Zugriff
Premium E-Mail-Postfächer optional
Verwaltung mehrerer E-Mail-Adressen
Synchronisation mit mobilen Endgeräten (ActiveSync) optional
Einbindung in diversen E-Mail-Clients
Black-und Whitelisting
E-Mail-Aliase 250 (max. 10 pro Postfach)
E-Mail Auto-Responder
E-Mail Weiterleitungen
Eigene Filterregeln
Konfigurierbare Spamfilter
Catchall
Anhänge bis 75 MB versenden
Kalender und Aufgaben
Eigene Termine und Aufgaben erstellen und verwalten
Erinnerungen an Termine / Aufgaben
Externe Kalender importieren (iCal, VCard)
CalDav- und CardDav-Unterstützung optional
Teamspezifische Kalender optional
Sekretärinnenfunktion (Terminplanung) optional
Managerfunktion (Aufgabendelegation) optional
Kontakte
Kontakte anlegen, verwalten und importieren
Private, öffentliche und freigegebene Kontakt-Ordner optional
Drive und HiDrive (Cloud-Speicher)
Anhänge speichern und versenden optional
Aufbewahrung verschiedener Dokumentenversionen optional
Eigener Speicherplatz (WebDav) optional
STRATO HiDrive in Webmail einbinden optional
NEU! STRATO Documents optional
Domain Features
Anzahl .de-Domains 2
Zusatzdomains optional
Subdomains 10
Domain-Umleitung
Umlaut-Domains
Speicherplatz je Postfach 2 GB
DNS-Einstellungen (A-, AAAA-, MX-Records)
DynDNS
Kundenservice
030-Servicetelefon
E-Mail - Service
FAQ-Datenbank