STRATO Mail-Archivierung:
Das ist bei der E-Mail-Archivierung zu beachten
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E-Mail-Archivierung: Geschäftsunterlagen aufbewahren
Eine E-Mail ist schnell geschrieben sowie versendet – und auch schnell wieder gelöscht. Bei geschäftlichen Nachrichten ist hier jedoch Vorsicht geboten:
Denn Unternehmen haben die Pflicht, ihre steuerrelevanten E-Mails aufzubewahren. Rechnungen und Verträge in Papierform heben Unternehmen ganz selbstverständlich auf – doch viele solcher Dokumente werden häufig nur noch in digitaler Form versandt.
Bei der GOBD konformen E-Mail-Archivierung haben Unternehmen einiges zu beachten – STRATO Mail-Archivierung hilft dabei, dass…
- sämtliche E-Mails und ihre Anhänge sicher aufbewahrt sind.
- kein Unberechtigter Zugriff auf die archivierten Daten hat.
- die E-Mails und Anhänge vor Verlust geschützt sind.
- Sie die gesamte Korrespondenz auf Nachfrage im Originalzustand vorlegen können.
- ein Auditor über einen separaten Zugang die Geschäftsvorgänge anhand der archivierten E-Mails überprüfen kann.
- Sie E-Mails entsprechenden Geschäftsvorfällen einfach zuordnen können durch aussagekräftige Labels und Tags.
NEU! Ihr Weg zur STRATO Mail-Archivierung
Die sichere E-Mail-Archivierung von STRATO steht Ihnen als zusätzliche Option bei der Bestellung eines STRATO Mail-Paketes zur Verfügung. Sie können es auf Wunsch während des Bestellvorgangs auswählen und dazu buchen. Auch die spätere Bestellung über Ihren STRATO Kunden-Login ist möglich.
Rechtssichere Archivierung von E-Mails: Warum ist das nötig?
Unternehmen sind vor allem aus steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet, die geschäftliche Korrespondenz aufzubewahren, damit das Finanzamt auch noch nach Jahren nachvollziehen kann, wie Geschäfte zustande kamen. Die Verantwortung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung liegt immer beim Geschäftsführer – STRATO kann Ihnen jedoch dabei helfen, die Anforderungen ohne großen Aufwand zu erfüllen.
Maßgeblich für die E-Mail-Archivierung in Unternehmen sind unter anderem die GoBD, die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" des Bundesfinanzministeriums. Weiterhin ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) Vorgaben bezüglich der E-Mail-Archivierung.
Zahlreiche geschäftliche Dokumente sind archivierungspflichtig – neben Jahresabschlüssen, Inventaren und anderen Büchern seit geraumer Zeit auch die elektronische Post. Schließlich läuft die Kommunikation teilweise nur noch per E-Mail ab und wichtige Dokumente wie beispielsweise Angebote, Rechnungen und Verträge werden dabei oft als Mail-Anhang versendet.
Muss jede E-Mail archiviert werden?
Für Unternehmen gilt grundsätzlich, dass sie E-Mails, die zur Abwicklung eines Geschäfts gedient haben, archivieren sollten. Dazu zählen der Schriftverkehr zur Vorbereitung, die endgültigen Aufträge und Rechnungen sowie auch Reklamationen. Entscheidend sind hierbei nicht nur empfangene E-Mails, sondern auch gesendete.
Das ist zwar eine Menge Schriftverkehr, der gespeichert werden muss – aber es ist nicht jede E-Mail. Interne Kommunikation zwischen Kollegen, private Nachrichten gesendet über die geschäftliche E-Mail-Adresse, Bewerbungen, Nachrichten an den Betriebsrat und auch Spam sind einige Beispiele für E-Mails, die eigentlich nicht relevant sind für die E-Mail-Archivierung.
Allerdings ist es in der Praxis viel zu kompliziert und aufwendig, einzelne E-Mails auszusortieren. Viele Unternehmen archivieren darum pauschal alle E-Mails, was eventuell datenschutzrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Mit der STRATO Mail-Archivierung haben Sie jedoch eine adäquate Lösung, um E-Mail-Adressen einfach von der Archivierung auszuschließen: Setzen Sie einzelne Adressen wie betriebsrat@meineFirma.de auf die Blacklist. Alle Adressen auf dieser Liste werden automatisch ignoriert und nicht archiviert.
Spam
Niemand verlangt, dass Sie Spam-Nachrichten archivieren. Schließlich nehmen diese viel Speicherplatz ein und die Suche nach relevanten E-Mails im Archiv erschwert eine hohe Anzahl an Spam nur. STRATO sorgt mit sehr sicheren Spam-Filtern dafür, dass Ihnen möglichst wenig Spam zugestellt wird und so nur ein geringer Anteil an unnötigen E-Mails im Archiv landet.
Wie lange muss archiviert werden?
Es gibt für verschiedene Arten von Unterlagen unterschiedliche Fristen. Grundsätzlich ist entscheidend, dass die Dokumente archiviert und auffindbar sind, solange sie sich innerhalb der jeweiligen Fristen befinden. Momentan ist bei der STRATO Lösung ein Archivierungszeitraum von 11 Jahren für jede E-Mail voreingestellt.
Was zeichnet eine revisionssichere E-Mail-Archivierung aus?
Damit Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite sind, müssen sie E-Mails revisionssicher archivieren. Revisionssichere Archivierung von E-Mails zeichnet sich grundsätzlich durch folgende Eigenschaften aus:
- vollständige Archivierung von E-Mails und ihren Anhängen im Originalzustand
- manipulationssichere Archivierung
- E-Mails müssen maschinell auslesbar sein
- nach Verschlüsselung der Nachrichten muss der Originalzustand wieder hergestellt werden können
- beschränkter und kontrollierter Zugriff auf das Archiv
- ständige Verfügbarkeit der Nachrichten
- Protokollierung sämtlicher Veränderungen im System
Außerdem müssen die Dokumente und Daten sicher aufbewahrt werden. Sie müssen vor Diebstahl, Vernichtung, Veränderung oder schlicht vor Unauffindbarkeit geschützt sein.
Mit STRATO Mail-Archivierung auf der sicheren Seite
Ein E-Mail-Programm wie STRATO Webmail, mit dem Sie E-Mails schreiben, senden und empfangen, eignet sich nicht für eine GOBD-Konforme Langzeitarchivierung. Einer der Gründe ist, dass Sie die E-Mails nachträglich verändern könnten und dies nicht nachvollziehbar wäre. Jedes Unternehmen muss sich also um eine separate Lösung kümmern.
Es gibt zwar einige rechtliche Vorgaben und vieles zu beachten – aber E-Mail-Archivierung ist mit entsprechender Software unkompliziert. Es gibt verschiedene Lösungen: Eine ist die STRATO Mail-Archivierung. Diese Software unterstützt Sie bei der Archivierung sämtlicher E-Mails, damit Sie sicherstellen können, dass alle rechtlich notwendigen Anforderungen erfüllt sind.
Fazit: E-Mail-Archivierung nach GoBD geht auch unkompliziert
Verantwortlich für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD und den geltenden Gesetzen ist stets die Geschäftsführung eines Unternehmens. Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften können mit Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen geahndet werden. Daher sollte sich jedes Unternehmen für ein sicheres System zur Langzeitarchivierung von elektronischen Nachrichten entscheiden und sich über die Anforderungen informieren.
Sollten Sie aus Versehen E-Mails gelöscht haben oder es zu einem Datenverlust in Ihrem Postfach kommt, können Sie sämtliche alten E-Mails schnell wiederfinden und wiederherstellen. Dies ist durchaus auch für Privatpersonen interessant. Sie müssen keine Angst haben, dass der Speicherplatz in Ihrem Postfach nicht ausreicht und Sie womöglich aus Platzmangel wichtige E-Mails zu früh löschen.
In einem Rechtsstreit kann es ebenfalls hilfreich sein, wenn Sie auf sämtliche E-Mails jahrelang Zugriff haben. Eine E-Mail gilt zwar nicht als Urkunde, jedoch als Augenscheinbeweis.