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Da es gerade bei Erstkontakten auf eine positive Kundenerfahrung ankommt, ist neben einer guten Website auch die Form der E-Mail-Adresse wichtig. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse wirkt seriös und professionell. So drücken Sie aus, dass Sie ein ernst zu nehmender Geschäftspartner und vertrauenswürdig sind. Dies ist wichtig für Unternehmen, aber insbesondere auch für Selbstständige, die allein oder in einem sehr kleinen Team arbeiten und es im Allgemeinen deutlich schwerer haben, als seriöser Partner wahrgenommen zu werden.
Sich eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse zu erstellen, bringt viele praktische Vorteile mit sich:
Wenn Sie geschäftliche E-Mail-Adressen erstellen, ist es besonders wichtig, dass sie seriös wirken und Sicherheit vermitteln. Darüber hat man in der geschäftlichen Kommunikation noch einige weitere Aspekte zu beachten.
Im Webmailer von STRATO ist sichere Kommunikation im EMiG-Verbund für Sie gekennzeichnet: Sichere Empfängeradressen werden automatisch mit dem EMiG-Siegel (grünes Häkchen) versehen. Auf diese Weise können Sie sich sicher sein, dass Ihre Nachricht nach den Standards der Initiative verschickt wird.
E-Mails zählen zur Geschäftskommunikation und müssen daher wie alle schriftlichen Dokumente über einen gewissen Zeitraum archiviert werden. Der Gesetzgeber gibt vor, dass E-Mails nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) originalgetreu, manipulationssicher und vollständig aufbewahrt werden müssen. In Paketen für professionelle E-Mail-Adressen bei STRATO ist die rechtssichere Archivierung von E-Mailsbequem zubuchbar, sodass Sie sich darum nicht extra kümmern müssen.
Private E-Mail-Adressen sind meist kostenfrei und werden über Werbung finanziert. In geschäftlichen Postfächern schicken, empfangen und verwalten Sie Ihre E-Mails ohne Werbung. Außerdem ist garantiert, dass die Daten Ihres Unternehmens nicht zu Marketingzwecken erhoben werden.
Neben den eigentlichen Postfächern für alle Mitarbeitenden bieten professionelle E-Mail-Adressen noch weitere Vorteile wie einen integrierten Kalender, über den Besprechungen und Termine geplant werden können. Ebenso lassen sich Aufgaben planen und verwalten. So befinden sich E-Mails, Kalender und Aufgaben in einem Tool.
Zusätzlich zu dem geteilten Kalender lassen sich auch Dokumente direkt bearbeiten. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn von mehreren Geräten auf ein Dokument zugegriffen wird oder verschiedene Personen an einer Datei arbeiten. Durch @-Erwähnungen kann man sich auch hier einfach austauschen.
Wenn Sie Ihre eigene Firmen-E-Mail erstellen möchten, gibt es einige Punkte, die zu berücksichtigen sind, damit Ihre Adresse auch zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.
Jede E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen. Vor dem „@“ steht der Name der Person bzw. der Abteilung. Hinter dem „@“ folgen der Domainname und die Domainendung. Die Domain legen Sie bei einer professionellen E-Mail-Adresse selbst fest. Theoretisch kann dafür jedes beliebige Wort gewählt werden, besser ist es jedoch, einige Kriterien zu berücksichtigen:
Sobald Sie einen passenden Domainnamen gefunden haben, schauen Sie sich die verschiedenen Möglichkeiten für Schreibweisen genauer an. Im Idealfall sind E-Mail-Adressen leicht zu merken, damit es beim Eintippen keine Probleme gibt. Auch wenn die E-Mail mal auf ein Plakat oder einen Flyer gedruckt werden sollte, ist es hilfreich, wenn sie einprägsam ist.
Verwenden Sie übliche Schreibweisen, um die Gefahr für Tippfehler zu verringern. Wenn möglich, verzichten Sie aus diesem Grund auch auf Domainnamen mit Umlauten. Auch sehr lange E-Mail-Adressen sind anfällig für Tippfehler und daher weniger zu empfehlen.
Da ein großer Teil der geschäftlichen Kommunikation intern wie extern über E-Mails funktioniert, empfiehlt es sich, dass für jeden Mitarbeitenden eine Firmen-E-Mail erstellt wird. In der Regel bestehen diese aus den Vor- und Nachnamen der Mitarbeitenden, die meist durch einen Punkt getrennt werden – zum Beispiel „anja.muster@domain.de“.
Da geschäftliche E-Mail-Adressen öffentlich auf Websites oder anderem Marketingmaterial dargestellt werden, haben sich allgemeinere Adressen etabliert. Diese richten sich an eine bestimmte Abteilung und werden dann intern an einzelne Personen zur Bearbeitung verteilt. So kann die Privatsphäre der Mitarbeitenden gewahrt werden, und das Unternehmen ist trotzdem erreichbar.
Für Erstkontakte wie Angebotsanfragen werden gerne „info@domain.de“ oder „service@domain.de“ verwendet. Haben Sie weitere Abteilungen, die direkt erreicht werden sollen, können Sie weitere Adressen wie „rechnung@domain.de“ und so weiter vergeben.
Zu den Mail-AngebotenZum Erstellen Ihrer Firmen-E-Mail mit STRATO Mail bedarf es nur weniger Schritte. So sind Ihre Postfächer schnell einsatzbereit.
Mit STRATO entscheiden Sie sich für einen Partner mit über 25 Jahren Erfahrung in Hosting und Mail. Alle Ihre Mails und Anhänge sind ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Zudem ist STRATO Teilnehmer von „E-Mail made in Germany” (EMiG), der Initiative für deutsche E-Mails nach höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards.
Ja. Wenn Sie mehrere Geräte wie Laptop, Smartphone und Tablet verwenden, empfangen Sie als Kunde oder Kundin von STRATO Mail auf allen Ihre geschäftlichen E-Mails. Dank ActiveSync kommen diese überall ohne Verzögerung an.
Ja. Mit STRATO Mail können Sie bis zu 10 Subdomains für die logische Gliederung Ihrer Mailadressen vergeben. Auf diese Weise können Sie Ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen noch präziser gestalten. Machen Sie mit passenden Subdomains zum Beispiel deutlich, in welcher Abteilung ein Mitarbeiter tätig ist: „name@marketing.ihrefirma.de“, „name@redaktion.ihrefirma.de“, „name@management.ihrefirma.de“ usw.