Ihre eigene Firmen-E-Mail erstellen: So geht’s

Geschäftliche E-Mail-Adressen: Seriös und professionell

Da es gerade bei Erstkontakten auf eine positive Kundenerfahrung ankommt, ist neben einer guten Website auch die Form der E-Mail-Adresse wichtig. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse wirkt seriös und professionell. So drücken Sie aus, dass Sie ein ernst zu nehmender Geschäftspartner und vertrauenswürdig sind. Dies ist wichtig für Unternehmen, aber insbesondere auch für Selbstständige, die allein oder in einem sehr kleinen Team arbeiten und es im Allgemeinen deutlich schwerer haben, als seriöser Partner wahrgenommen zu werden.

Vorteile einer professionellen E-Mail-Adresse

Sich eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse zu erstellen, bringt viele praktische Vorteile mit sich:

• Einfache Zuordnung von E-Mails: Anhand Ihrer Domain können Kontakte Ihre E-Mails direkt Ihrem Unternehmen zuordnen, schon bevor die eigentliche Nachricht geöffnet ist.
• Marketing: Versenden Sie E-Mails im Rahmen Ihrer Marketingmaßnahmen? Newsletter mit einer seriösen Domain werden häufiger geklickt und seltener von Spamfiltern aussortiert.
• Passende Domain: Bei einer professionellen E-Mail-Adresse können Sie die Domain selbst festlegen und so zum Beispiel Ihr Unternehmen nach dem Muster „muster@unternehmen.de” in den Vordergrund rücken.

Anforderungen an geschäftliche E-Mail-Adressen

Wenn Sie geschäftliche E-Mail-Adressen erstellen, ist es besonders wichtig, dass sie seriös wirken und Sicherheit vermitteln. Darüber hat man in der geschäftlichen Kommunikation noch einige weitere Aspekte zu beachten.

Im Webmailer von STRATO ist sichere Kommunikation im EMiG-Verbund für Sie gekennzeichnet: Sichere Empfängeradressen werden automatisch mit dem EMiG-Siegel (grünes Häkchen) versehen. Auf diese Weise können Sie sich sicher sein, dass Ihre Nachricht nach den Standards der Initiative verschickt wird.

E-Mails zählen zur Geschäftskommunikation und müssen daher wie alle schriftlichen Dokumente über einen gewissen Zeitraum archiviert werden. Der Gesetzgeber gibt vor, dass E-Mails nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) originalgetreu, manipulationssicher und vollständig aufbewahrt werden müssen. In Paketen für professionelle E-Mail-Adressen bei STRATO ist die rechtssichere Archivierung von E-Mailsbequem zubuchbar, sodass Sie sich darum nicht extra kümmern müssen.

Private E-Mail-Adressen sind meist kostenfrei und werden über Werbung finanziert. In geschäftlichen Postfächern schicken, empfangen und verwalten Sie Ihre E-Mails ohne Werbung. Außerdem ist garantiert, dass die Daten Ihres Unternehmens nicht zu Marketingzwecken erhoben werden.

Neben den eigentlichen Postfächern für alle Mitarbeitenden bieten professionelle E-Mail-Adressen noch weitere Vorteile wie einen integrierten Kalender, über den Besprechungen und Termine geplant werden können. Ebenso lassen sich Aufgaben planen und verwalten. So befinden sich E-Mails, Kalender und Aufgaben in einem Tool.

Zusätzlich zu dem geteilten Kalender lassen sich auch Dokumente direkt bearbeiten. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn von mehreren Geräten auf ein Dokument zugegriffen wird oder verschiedene Personen an einer Datei arbeiten. Durch @-Erwähnungen kann man sich auch hier einfach austauschen.

So sollte eine professionelle E-Mail-Adresse aufgebaut sein

Wenn Sie Ihre eigene Firmen-E-Mail erstellen möchten, gibt es einige Punkte, die zu berücksichtigen sind, damit Ihre Adresse auch zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

Jede E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen. Vor dem „@“ steht der Name der Person bzw. der Abteilung. Hinter dem „@“ folgen der Domainname und die Domainendung. Die Domain legen Sie bei einer professionellen E-Mail-Adresse selbst fest. Theoretisch kann dafür jedes beliebige Wort gewählt werden, besser ist es jedoch, einige Kriterien zu berücksichtigen:

• Passender Domainname: Hierfür bietet sich Ihr Firmenname an. Achten Sie darauf, dass die Domain zum Image Ihres Unternehmens passt und nicht zu generisch ist.
• Ortsbezeichnung: Wenn Sie vor allem lokale Kunden in Ihrer Region ansprechen wollen, kann es sinnvoll sein, auch eine Ortsbezeichnung in den Domainnamen mit aufzunehmen. Das sieht dann zum Beispiel so aus: „muster@firma-ort.de“.
• Branche: In einigen Fällen ist es hilfreich, auch die Branche in der Domain zu nennen. Zum Beispiel dann, wenn Ihr Firmenname aus einem Fantasiewort besteht. Wenn Sie zum Beispiel Keramik herstellen, dann könnten Sie „muster@keramik-firma.de“ wählen. Dies kann auch sinnvoll sein, wenn Ihr Firmenname Ihr eigener Name ist. Sind Sie beispielsweise Maler, könnte Ihre Domain „muster@maler-name.de“ lauten. Wo es passt, können Sie die Adressen noch exklusiver gestalten, indem Sie diese mit neuen Top-Level-Domains wie .gmbh, .versicherung oder .immobilien kombinieren.

Schreibweise

Sobald Sie einen passenden Domainnamen gefunden haben, schauen Sie sich die verschiedenen Möglichkeiten für Schreibweisen genauer an. Im Idealfall sind E-Mail-Adressen leicht zu merken, damit es beim Eintippen keine Probleme gibt. Auch wenn die E-Mail mal auf ein Plakat oder einen Flyer gedruckt werden sollte, ist es hilfreich, wenn sie einprägsam ist.

Verwenden Sie übliche Schreibweisen, um die Gefahr für Tippfehler zu verringern. Wenn möglich, verzichten Sie aus diesem Grund auch auf Domainnamen mit Umlauten. Auch sehr lange E-Mail-Adressen sind anfällig für Tippfehler und daher weniger zu empfehlen.

E-Mail-Adressen für Mitarbeitende

Da ein großer Teil der geschäftlichen Kommunikation intern wie extern über E-Mails funktioniert, empfiehlt es sich, dass für jeden Mitarbeitenden eine Firmen-E-Mail erstellt wird. In der Regel bestehen diese aus den Vor- und Nachnamen der Mitarbeitenden, die meist durch einen Punkt getrennt werden – zum Beispiel „anja.muster@domain.de“.

Da geschäftliche E-Mail-Adressen öffentlich auf Websites oder anderem Marketingmaterial dargestellt werden, haben sich allgemeinere Adressen etabliert. Diese richten sich an eine bestimmte Abteilung und werden dann intern an einzelne Personen zur Bearbeitung verteilt. So kann die Privatsphäre der Mitarbeitenden gewahrt werden, und das Unternehmen ist trotzdem erreichbar.

Für Erstkontakte wie Angebotsanfragen werden gerne „info@domain.de“ oder „service@domain.de“ verwendet. Haben Sie weitere Abteilungen, die direkt erreicht werden sollen, können Sie weitere Adressen wie „rechnung@domain.de“ und so weiter vergeben.

In 4 Schritten eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse mit STRATO erstellen

Zum Erstellen Ihrer Firmen-E-Mail mit STRATO Mail bedarf es nur weniger Schritte. So sind Ihre Postfächer schnell einsatzbereit.

1. Wählen Sie das passende E-Mail-Paket (Business) aus. Berücksichtigen Sie hierbei besonders die Anzahl der Postfächer, die Sie benötigen.
2. Wählen Sie Ihre Wunschdomain.
3. Entscheiden Sie sich für eine Domainendung. Mindestens eine .de-Domain ist in allen Paketen inklusive. Sie können aber natürlich ebenso gut eine alternative Endung wie .management, .immobilien oder .com wählen.
4. Nach Konnektierung Ihrer Domain richten Sie alle gewünschten E-Mail-Adressen ein.