Abwesenheitsnotiz - Vorlage für den Autoresponder

STRATO Autoresponder: eine Funktion, zahlreiche Möglichkeiten

Mit den STRATO Mail-Paketen haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Kommunikation mit der Autoresponder-Funktion zu automatisieren. Nutzen Sie Standardvorlagen beispielsweise, um eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, automatische Bestätigungsmails zu versenden, Adressänderungen anzukündigen oder um den Abruf von Dokumenten zu ermöglichen.

• Automatische Mails bei Abwesenheit:
  Der Autoresponder erweist sich bei einer längeren Abwesenheit durch Urlaub oder Krankheit als praktisch. Sind Sie aus privaten oder geschäftlichen Gründen für einen gewissen Zeitraum nicht über Ihr E-Mail-Postfach zu erreichen, erstellen Sie mit STRATO Webmail (vormals Communicator) mit wenigen Klicks eine Abwesenheitsnotiz als Vorlage, die folgendermaßen aussehen könnte:
  
  „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre E-Mail. Da ich mich vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ im Urlaub befinde, kann ich Ihre Nachricht derzeit leider nicht persönlich beantworten. Ab dem TT.MM.JJJJ bin ich gerne wieder für Sie erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an KOLLEGE@FIRMA.DE. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“
• Bestätigungsmails für eingehende Nachrichten:
  Ein weiteres Einsatzgebiet für den Autoresponder ist die automatische Beantwortung eingehender E-Mails im Service-Bereich. Ein möglicher Standardtext für die Eingangsbestätigung eingehender Anfragen wäre:
  
  „Vielen Dank für Ihr Interesse. Ihre Nachricht wurde an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Dieser wird Ihre Anfrage prüfen und in Kürze individuell antworten.“
• Ankündigung einer neuen Kontaktmöglichkeit:
  Auch beim Umzug von einem E-Mail Postfach zu einem anderen hilft der Autoresponder, eine lückenlose Erreichbarkeit sicherzustellen. Sollten Sie vorhaben, Ihr Postfach zu wechseln, empfiehlt es sich, Ihre Kommunikationspartner mit einer automatischen Standard-Antwort auf die neue E-Mail-Adresse hinzuweisen:
  
  „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider bin ich seit dem TT.MM.JJJJ unter dieser Adresse nicht mehr zu erreichen. Gerne nehme ich Ihre Nachricht unter meiner neuen E-Mail-Adresse NEUE-ADRESSE@FIRMA.DE entgegen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“
• Automatischer Abruf von Dokumenten:
  Im geschäftlichen Umfeld wird der Autoresponder zudem oft zum automatischen Abruf von Dokumenten wie Preislisten oder Informationsmaterialien eingesetzt. Richten Sie dazu in Ihrem STRATO Kundenbereich eine separate E-Mail-Adresse wie beispielsweise PREISLISTE@IHREFIRMA.DE ein. Im Vergleich zur Bereitstellung der Informationen auf Ihrer Webseite erhalten Sie so die E-Mail-Adresse der anfragenden Interessenten.

Abwesenheitsnotiz einrichten bei STRATO

Wollen Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, ist zunächst wichtig, auf welche Art Sie auf Ihre Mails zugreifen: via Webmail oder per Client. Mail-Programme wie Thunderbird oder MS Outlook unterstützen eine automatische Abwesenheitsnotiz, diese wird jedoch nur dann an den Absender einer eingehenden Nachricht versendet, wenn Ihr Computer und das E-Mail-Programm eingeschaltet sind. Komfortabler ist die Einrichtung der Abwesenheitsnotiz mit STRATO Webmail. Diese Anwendung beantwortet Ihre eingehenden E-Mails immer, auch wenn Sie selbst offline sind.

• Melden Sie sich bei STRATO Webmail mit Benutzername und Passwort an. Beachten Sie dabei die Hinweise zur Verwendung gemeinsam genutzter Computer.
• Wählen Sie im Einstellungsmenü den Menüpunkt E-Mail. Klicken Sie anschließend auf Abwesenheit.
• Formulieren Sie einen E-Mail Betreff und den Benachrichtigungstext. Insgesamt stehen Ihnen für die Abwesenheitsnotiz inklusive Betreff 3.000 Zeichen zur Verfügung.
• Definieren Sie nun den Zeitraum, in dem die Abwesenheitsnotiz an eingehende Nachrichten versendet werden soll
• Setzen Sie ein Häkchen bei Abwesenheitsbenachrichtigung ist aktiviert, um den Autoresponder zu aktivieren.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche speichern, um die Konfiguration Ihrer Abwesenheitsnotiz abzuschließen.

Sie möchten den Autoresponder wieder deaktivieren? Löschen Sie einfach das Häkchen bei Abwesenheitsbenachrichtigung ist aktiviert im selben Menü und speichern die Einstellung erneut. Möchten Sie noch einmal genau nachlesen, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, werfen Sie einen Blick ins FAQ-Center von STRATO. Auf der entsprechenden Themenseite finden Sie übersichtliche Schritt-für-Schritt-Informationen mit Screenshots.

Wann wird keine automatische Abwesenheitsnotiz gesendet?

Bei STRATO Webmail sind einige Sonderfälle vorkonfiguriert, in denen keine automatische E-Mail versendet wird, um die Beantwortung automatisch versendeter Nachrichten wie beispielsweise Newslettern zu vermeiden. Dies betrifft folgende Fälle: Der Absender ist leer oder mit noreply@... bzw. newsletter@... gekennzeichnet, die Mail beinhaltet den Absender MAILER-DAEMON@..., LISTSERV@... oder MAJORDOMO@... oder einen Auto-Submitted-Header. Ebenfalls von der automatischen Beantwortung ausgenommen sind Mails, die von einer Mailingliste kommen. In diesem Fall gilt einer der Header List-Id, List-Help, List-Subscribe, List-Unsubscribe, List-Post, List-Owner oder List-Archive als Ausschlusskriterium.

Abwesenheitsnotiz – den richtigen Text finden

Prinzipiell sind Ihnen bei der Formulierung Ihrer Abwesenheitsnotiz keine Grenzen gesetzt. Kommunizieren Sie mit Ihrem Postfach rein privat, reicht eine formlose Nachricht, um Freunde und Bekannte auf Ihre Abwesenheit hinzuweisen. Im geschäftlichen Bereich und speziell bei Positionen mit Kundenkontakt haben sich jedoch sowohl formale als auch inhaltliche Standards etabliert, um Geschäftspartner über eine Abwesenheit und die damit zusammenhängende Unerreichbarkeit zu informieren:

• Formale Besonderheiten der geschäftlichen Abwesenheitsnotiz: Wenn Sie für Ihr berufliches E-Mail-Konto eine Abwesenheitsnotiz erstellen, empfiehlt es sich, einen Geschäftsbrief mit Firmenlogo als Vorlage zu verwenden. So vermeiden Sie Unsicherheiten und verschaffen sich einen professionellen Auftritt im Netz. Klassisch sind eine höfliche Anrede mit Dank für die gesendete Nachricht, ein kurzer Fließtest mit den nötigen Informationen und ein freundlicher Abschiedsgruß. Stehen Sie beruflich mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt, kann eine korrekt formulierte englische Version der Notiz sinnvoll sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Zahlreiche businesstaugliche Beispiele der Abwesenheitsnotiz finden Sie als Vorlage zum Beispiel im Internet. Diese müssen häufig nur um persönliche Angaben und den entsprechenden Zeitraum ergänzt werden.
• Inhaltliche Besonderheiten der geschäftlichen Abwesenheitsnotiz: Zu den wichtigsten Informationen für Geschäftskontakte gehören die Dauer der Abwesenheit und der Zeitpunkt, an dem Sie wieder erreichbar sind. Sollte es während dieser Zeit einen Mitarbeiter geben, der als Ansprechpartner für Ihre E-Mail-Kontakte fungiert, empfiehlt es sich, in der Abwesenheitsnotiz die Kontaktdaten der Vertretung zu nennen. In vielen Firmen werden eingehende Nachrichten im Falle einer Abwesenheit an andere Mitarbeiter weitergeleitet. Auch dies sollten Sie den Absendern eingehender E-Mails im Autoresponder mitteilen. Bemühen Sie sich beim Verfassen der Vorlage um eine positive Formulierung, um dem Absender zu zeigen, dass sein Anliegen nicht unbeachtet bleibt. Vage Äußerungen wie „Eventuell schaue ich auch im Urlaub in mein E-Mail-Postfach“ sollten vermieden werden.