Warum ist Datenschutz beim Newsletter-Versand wichtig?
Beim E-Mail-Marketing spielt das Thema Datenschutz eine wichtige Rolle, da personenbezogene Daten verarbeitet werden. Der korrekte Umgang mit persönlichen Informationen wie der E-Mail-Adresse, dem Namen oder den Interessen ist dabei durch die strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt. Diese sorgt seit 2018 für den Schutz der Privatsphäre von Nutzenden in der EU und sollte zwingend eingehalten werden. Ist Ihr Newsletter DSGVO-konform, stärkt das das Vertrauen Ihrer Empfangenden – ob Mitarbeiter-Newsletter oder professionelle Werbe-Rundmail.
Achten Sie also bei der Wahl Ihres kostenpflichtigen oder kostenlosen Newsletter-Tools darauf, dass ein datenschutzkonformer Versand möglich ist. So vermeiden Sie mögliche Bußgelder, die bei einem Verstoß gegen die DSGVO drohen.
Datenschutz für Newsletter: Was gilt es zu beachten?
Einwilligung der Empfangenden einholen
Newsletter-Datenschutz beginnt noch vor dem Versand der ersten Mail . Sie dürfen Ihre Mails nur an Nutzende verschicken, die dem Erhalt zuvor ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Idealerweise nutzen Sie hierfür das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung wird durch eine Bestätigungsmail verifiziert, dass der Empfang des Newsletters tatsächlich gewünscht ist.
Einwilligungserklärungen dokumentieren
Damit Ihr Newsletter DSGVO-konform ist, müssen Sie die Einwilligung zum Erhalt nicht nur einholen, sondern auch dokumentieren (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sie müssen jederzeit nachweisen können, dass die Empfangenden ihre Einwilligung zum Newsletter gegeben haben. Es ist üblich, zu diesem Zweck die Anmeldebestätigungen und IP-Adressen zu speichern.
Auf Datenschutzerklärung hinweisen
Für Ihren Newsletter benötigen Sie eine leicht zugängliche und verständliche Datenschutzerklärung, die Sie im besten Fall schon bei der Anmeldung, spätestens in der Bestätigungsmail verlinken sollten. In der Erklärung muss ersichtlich werden, welche Daten Sie zu welchem Zweck und in welchem Umfang speichern (Art. 13 DSGVO) und wie diese verarbeitet werden – insbesondere, wenn Sie Trackingmaßnahmen für Newsletter-Reporting einsetzen. Auch ein Hinweis auf die vorhandenen Rechte wie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) ist erforderlich.
E-Mail-Adresse als einziges Pflichtfeld
Die Personalisierung gewinnt im E-Mail-Marketing zunehmend an Bedeutung. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die E-Mail-Adresse das einzige Pflichtfeld im Anmeldeformular sein darf, da sie für den Versand des Newsletters ausreichend ist. Weitere persönliche Angaben wie der Name oder die Adresse dürfen nur auf freiwilliger Basis abgefragt werden und nicht als Voraussetzung für die Anmeldung gelten (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Möglichkeit zum Widerruf geben
Jeder Newsletter muss einen gut sichtbaren Link zur Abmeldung enthalten, damit Abonnierende ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) und den Newsletter abbestellen können. Der Widerruf muss einfach und ohne großen Aufwand umsetzbar sein.
Datensicherheit gewährleisten
Sie sind verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um alle gesammelten Daten Ihrer Empfangenden vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen (Art. 32 DSGVO). Hierzu zählen zum Beispiel die Datenspeicherung in Rechenzentren in der EU und die Verschlüsselung der Datenübertragung.
Empfängerliste aktualisieren
Überprüfen und aktualisieren Sie Ihren Newsletter-Verteiler regelmäßig, damit nur die Nutzenden bzw. Bestandskunden kontaktiert werden, die Ihre Rundmails weiterhin erhalten möchten (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO).
Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen
Wenn Sie mit externen Dienstleistern wie z. B. einem E-Mail-Marketing-Anbieter für den Versand des Newsletters zusammenarbeiten, müssen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen (Art. 28 DSGVO). Dieser stellt sicher, dass die Verarbeitung aller Daten der Newsletter DSGVO-konform ist.
DSGVO-konforme Newsletter mit STRATO
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Newsletter und Datenschutz: Checkliste zum Abhaken
Ein DSGVO-konformer Newsletter ist eine große Herausforderung. Die nachfolgende Checkliste hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten, indem sie die wichtigsten Punkte zusammenfasst:
- Im Double-Opt-in-Verfahren haben die Empfangenden dem Erhalt des Newsletters ausdrücklich zugestimmt.
- Die Newsletter-Einwilligung der Abonnierenden wird gut dokumentiert.
- Eine leicht zugängliche Datenschutzerklärung ist vorhanden und verlinkt.
- Die E-Mail-Adresse ist das einzige Pflichtfeld im Anmeldeformular des Newsletters.
- Der Newsletter enthält einen gut sichtbaren Link zur Abmeldung.
- Daten werden in Rechenzentren in der EU gespeichert und verschlüsselt übertragen.
- Mit externen Dienstleistern wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
- Der Verteiler wird regelmäßig überprüft und aktualisiert.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Newsletter-Datenschutz
Was droht bei einem Newsletter-Datenschutz-Verstoß?
Wenn Sie Ihren Newsletter nicht gemäß den Vorgaben der DSGVO gestalten und versenden, drohen Ihnen Abmahnungen und im Ernstfall ein Bußgeld. Auch Schadenersatzforderungen von den Empfangenden sind möglich. Darüber hinaus riskieren Sie einen erheblichen Vertrauensverlust bei Ihrer Zielgruppe, was langfristig negative Auswirkungen haben kann.
Muss ich meinen Newsletter bei einer Datenschutzbehörde melden?
Grundsätzlich müssen Sie Ihren Newsletter nicht bei einer Datenschutzbehörde melden, solange alle datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Sollte es jedoch zu einer Datenpanne kommen, bei der personenbezogene Daten betroffen sind, sind Sie verpflichtet, die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde unverzüglich zu informieren (in der Regel innerhalb von 72 Stunden nach dem Bekanntwerden).
Wie lange darf man Newsletter-Daten speichern?
Sie dürfen die Daten Ihrer Abonnierenden nur so lange speichern, wie es für den Versand des Newsletters notwendig ist oder bis die Einwilligung widerrufen wird. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Daten sind erforderlich, um veraltete oder inaktive Kontakte zu entfernen.
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