Datenschutzinformation der STRATO AG für Lieferanten

Datenschutzinformation der STRATO AG für Lieferanten 1.3

Wir möchten Sie mit dieser Datenschutzerklärung über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte aufklären.

• 1. Kontaktdaten

  • Verantwortlicher:

    STRATO AG
    Otto-Ostrowski-Straße 7
    10249 Berlin

    030/3001460
    impressum@strato.de

    Datenschutzbeauftragte:

    Datenschutzbeauftragte
    STRATO AG
    Otto-Ostrowski-Straße 7
    10249 Berlin

    Wenn Sie Ihre gesetzlichen Rechte geltend machen wollen oder generell Fragen haben, wenden Sie sich bitte an datenschutz@strato.de oder die betriebliche Datenschutzbeauftragte der STRATO AG.

• 2. Welche Daten wir erheben und verarbeiten

  • a) Vertragsdaten
    Wir erheben, verarbeiten und speichern die Daten, die Sie im Rahmen der Anbahnung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung angeben. Außerdem speichern und verarbeiten wir Daten über den Auftrags- und Zahlungsverlauf.

  • b) Korrespondenz
    Wir verarbeiten die Daten, die anfallen, wenn Sie uns z.B. per E-Mail, Fax oder Post kontaktieren.

• 3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

  • Wir verarbeiten und nutzen Ihre Daten zur Vertragserfüllung und um Ihnen Benachrichtigungen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung zukommen zu lassen sowie Abrechnungen zu Erstellen und unsere Forderungen einzuziehen. Zudem erstellen wir im Rahmen unserer ISO 27001 Zertifizierung Lieferantenbewertungen. Wir verarbeiten Ihre Daten soweit erforderlich auch für interne Verwaltungszwecke, insbesondere zur Durchführung interner Prüfungen ordnungsgemäßen Verhaltens (Interne Revision).
    
    Art. 6 I lit. a DS-GVO dient uns als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DS-GVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen. Unterliegen wir einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DS-GVO. Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DS-GVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder die eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Solche Verarbeitungsvorgänge sind uns insbesondere deshalb gestattet, weil sie durch den Europäischen Gesetzgeber besonders erwähnt wurden. Ein berechtigtes Interesse ist in der Regel anzunehmen, wenn die betroffene Person ein Kunde des Verantwortlichen ist. Insbesondere gilt die Rechtsgrundlage bei der Überwachung der unternehmerischen Tätigkeit durch die Organebene eines Unternehmens (vgl. z. B. § 107 Absatz 3 Satz 2 AktG oder § 130 OWiG) in Verbindung mit den anerkannten Standards des Deutschen Instituts für Interne Revision e. V. und des Institute of Internal Auditors für uns sowie für die mit uns verbundenen übergeordneten Konzernunternehmen.
    
    Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Artikel 6 I lit. f DS-GVO ist unser berechtigtes Interesse die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit.

• 4. Kategorien von Empfängern

  • Inkassodienstleister: Diese erbringen für uns Inkassodienstleistungen.

  • Auftragsverarbeiter: Wir leiten verschiedene personenbezogene Daten als Verantwortliche im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung an unsere Auftragsverarbeiter weiter. Die Sicherheit Ihrer Daten haben wir durch den Abschluss von Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung sichergestellt. Unsere Auftragsverarbeiter lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:

    • Erbringung von Dienstleistungen: Hierzu gehören der Newsletterversand, Druck und Versand Rechnungen, Kundenbefragungen, Zahlungsdienstleister, Datenträgervernichtung
    • Betrieb von Diensten, Wartung und Pflege von Hard- und Software

    Wir geben Daten nur nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften oder eines gerichtlichen Titels an Behörden und Dritte heraus. Auskünfte an Behörden können aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift zur Gefahrenabwehr oder zur Strafverfolgung erteilt werden. Dritte erhalten nur Auskünfte, wenn eine gesetzliche Vorschrift dies vorsieht. Dies kann z. B. bei Urheberrechtsverletzungen der Fall sein.

    Des Weiteren übertragen wir zur Durchführung der Aufgaben der Internen Revision einer anderen Konzerngesellschaft, der United Internet Corporate Services GmbH („UICS“). Diese ist selbst ein Verantwortlicher und unterliegt als solche den Anforderungen der Europäischen Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Sie verarbeitet die Daten grundsätzlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum und nur für die Zwecke der Revisionsprüfung. Der konkrete Zweck und Gegenstand, Art und Umfang der Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten, die Art der betroffenen personenbezogenen Daten und der Kreis der betroffenen Personen ergibt sich jeweils aus dem Prüfungsauftrag der jeweiligen Revisionsprüfung, der von UICS in Abstimmung mit uns festgelegt wird. Die Ergebnisse der Revisionsprüfungen können auch mit verbundenen übergeordneten Konzernunternehmen geteilt werden. Die Rechtsgrundlage für die Tätigkeit der Internen Revision ist ebenfalls unser berechtigtes Unternehmensinteresse sowie das der verbundenen übergeordneten Konzernunternehmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

• 5. Datenverarbeitung in Drittländern

  • Wir nutzen für die Verarbeitung von Daten und dem Versand und Empfang von E-Mails die Cloud-Dienste im Google Workspace. Dies ist ein Dienst zur cloud basierten Speicherung und Verarbeitung von firmeninternen Daten wie Dokumenten, Listen, E-Mails usw. Die Betreibergesellschaft ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Mit dem Zusenden von E-Mails an unsere Kontakt E-Mail Adressen sowie an einzelne Mitarbeiter, werden die Daten auf den Systemen der Google Ireland Limited gespeichert. Die Daten werden ausschließlich innerhalb der EU gespeichert. Lediglich in Supportfällen besteht die Möglichkeit, dass mittels Fernzugriff aus den USA auf die Daten zugegriffen wird. Zur Sicherstellung der Rechtmäßigkeit haben wir EU-Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen.

• 6. Dauer der Speicherung

  • Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies gesetzlich vorgeschrieben wurde.
    
    Dies umfasst auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags/Auftrags.
    
    Wir unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. In der Regel löschen wir die Daten aus unserer Geschäftsbeziehung nach dem Ablauf der 10 jährigen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gemäß § 257 HGB und § 147 AO.

• 7. Ihre Rechte

  • a) Auskunfts- und Bestätigungsrecht
    Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft sowie Bestätigung über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten.

  • b) Berichtigungsrecht
    Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht Ihnen das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten — auch mittels einer ergänzenden Erklärung — zu verlangen.

  • c) Löschungsrechte
    Sie haben das Recht, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist:

    • Die personenbezogenen Daten wurden für solche Zwecke erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet, für welche sie nicht mehr notwendig sind.
    • Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
    • Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
    • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
    • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.
    • Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.

  • d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
    Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

    • Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen bestritten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
    • Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
    • Wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
    • Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren überwiegen.

  • e) Widerspruchsrechte gegen die Verarbeitung
    Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
    
    Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
    
    Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke von Direktwerbung einzulegen.

  • f) Recht auf Datenübertragbarkeit
    Sie haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbarem Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem Verantwortlichen übertragen wurde.
    
    Ferner haben Sie bei der Ausübung Ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DS-GVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

  • g) Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
    Sie haben das Recht die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.

  • h) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
    Sie haben das Recht sich jederzeit an eine Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung verstößt.
    
    Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:
    
    Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
    Friedrichstr. 219
    10969 Berlin

    Sie können ihre o.g. Betroffenenrechte für die Verarbeitung durch UICS zur Durchführung der Aufgaben der Internen Revision auch gegen diese geltend machen.

• 8. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung personenbezogener Daten, Erforderlichkeit für den Vertragsschluss, Verpflichtung die personenbezogenen Daten bereitzustellen, mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

  • Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann zum Teil gesetzlich vorgeschrieben sein (z.B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben. Mitunter kann es zu einem Vertragsschluss erforderlich sein, dass Sie uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, die in der Folge durch uns verarbeitet werden müssen. Sie sind beispielsweise verpflichtet uns personenbezogene Daten bereitzustellen, wenn wir mit Ihnen einen Vertrag abschließen. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag nicht geschlossen werden könnte.

• 9. Bestehen einer automatischen Entscheidungsfindung / Profiling

  • Eine automatische Entscheidungsfindung oder Profiling nehmen wir nicht vor.

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