Warum ein Newsletter für Mitarbeitende sinnvoll ist
Ein intern verschickter Newsletter an Mitarbeitende bietet eine praktische Möglichkeit, die Kommunikation und den Austausch von Informationen zu verbessern. Das liegt insbesondere daran, dass die E-Mail zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Business-Alltag zählt. Sollen alle Personen in einem Unternehmen abteilungsübergreifend, schnell und effizient auf den gleichen Stand gebracht werden, spielt die zeitlose Nachricht ihre Stärken aus.
Außerdem bietet die interne Kommunikation via Newsletter folgende Chancen:
Mitarbeitende motivieren: Mitarbeiter-Newsletter bieten eine praktische Plattform, um Erfolge und besondere Leistungen hervorzuheben.
Transparenz schaffen: Wichtige Entscheidungen, strategische Pläne und Veränderungen im Unternehmen lassen sich in einem regelmäßigen digitalen Rundbrief gut zusammenfassen und transparent übermitteln.
Wissen teilen: Unternehmensinterne Newsletter eignen sich gut, um relevante Neuigkeiten in der Branche, entdeckte Tools für die alltägliche Arbeit oder Best Practices zentral zu teilen.
Unternehmenskultur fördern: Ob Team-Events, Projekte oder sonstige Aktivitäten, die mit dem unmittelbaren Unternehmensumfeld zu tun haben – per E-Mail-Rundbrief lassen sich Unternehmenswerte und -vision sehr gut präsentieren.
Welche Inhalte eignen sich für Mitarbeiter-Newsletter?
Bei einem unternehmensinternen Rundbrief spielen typische Kennzahlen wie die Newsletter-Öffnungsrate keine entscheidende Rolle. Trotzdem sollte es Ihr Ziel sein, dass der investierte Aufwand bei der Erstellung des Mitarbeiter-Newsletters belohnt wird und die versendeten Mails gelesen werden. Ein guter Mix aus informativen und motivierenden Inhalten ist dabei der Schlüssel. Folgende Inhalte sind für die interne Kommunikation per Newsletter geeignet:
Unternehmensentwicklung: z. B. wichtige Updates zu Projekten, neuen Standorten, Veränderungen in der Unternehmensführung, Fusionen etc.
Geschichten von Mitarbeitenden: z. B. Vorstellung von Mitarbeitenden, Leistungen einzelner Personen oder Teams, Jubiläen und Beförderungen oder Best Practices aus Abteilungen
Offizielle Ankündigungen: z. B. Ankündigungen zu Schulungen, Events und Workshops oder interne Stellenausschreibungen bzw. Weiterbildungen
Befragungen und Feedback: z. B. Abstimmungen oder Umfragen zu aktuellen Themen oder Veränderungen
Branchen-News: z. B. Informationen über Markttrends oder neue gesetzliche Vorgaben
Was ist beim Versand von Newslettern an Mitarbeitende zu beachten?
Wenn Sie einen ansprechenden Newsletter für Mitarbeitende versenden möchten, sollte sich dieser deutlich von einem Newsletter für die externe Kommunikation unterscheiden. Hier macht vor allem der Ton die Musik: Ein offener, lockerer Stil ist wichtig, um nicht das Gefühl von zusätzlicher Arbeit durch das Lesen des Rundbriefs zu vermitteln. Zudem sollte das Design zu Ihrem Unternehmen passen – setzen Sie auch im Newsletter auf Corporate Design (inkl. Firmenlogo), um die Besonderheit der Mails zu unterstreichen.
Ansonsten sind auch bei unternehmensinternen E-Mail-Kampagnen typische Punkte wie der passende Versandzeitpunkt und eine gut balancierte Frequenz, ein responsives Design, die Klickraten und ein zielgruppenorientierter Versand (nicht jeder Newsletter ist für jede Abteilung interessant) zu beachten.
Datenschutz bei Mitarbeiter-Newslettern
Hinweis: Auch Newsletter für die interne Kommunikation müssen den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Es ist wichtig, dass Sie verantwortungsvoll mit vertraulichen und sensiblen Informationen umgehen und allgemeine Aspekte in puncto Newsletter-Datenschutz beachten. So sollten Sie Ihre Belegschaft z. B. darüber aufklären, wie mit Daten umgegangen wird, die im Rahmen der Mails gesammelt werden (vor allem bei Umfragen).
Interner Newsletter: Beispiele und Ideen
Bei der inhaltlichen Gestaltung sind Ihnen grundsätzlich keine Grenzen gesetzt. Damit sich die Mühe lohnt, sollten Sie auch bei unternehmensinternen Newslettern auf kreative Betreffzeilen setzen, die die Neugier Ihrer Mitarbeitenden wecken. Die nachfolgenden Mitarbeiter-Newsletter-Beispiele zeigen exemplarisch, wie Rundbriefe für die Unternehmenskommunikation aufgebaut sein könnten.
Betreffzeile: „Herzlich willkommen im Team: Das ist unsere neue Kollegin Anna!“
Inhalt: In diesem Newsletter wird die neue Kollegin Anna vorgestellt, z. B. in Steckbrief-Form. Neben kurzen biografischen Informationen bietet sich dabei auch ein Foto an, um dem Namen direkt ein Gesicht zuordnen zu können. Bei Bedarf lässt sich die Vorstellung mit News zu Änderungen innerhalb von Abteilungen kombinieren.
Ziel: Neue Mitarbeitende integrieren und Teamgefühl stärken
Betreffzeile: „We did it: Die neue Website ist live!“
Inhalt: Dieser Mitarbeiter-Newsletter widmet sich ganz dem erfolgreichen Launch einer neuen Website. Dabei wird darauf eingegangen, was die Aufgabenstellung war, welche Herausforderungen es gab und welche Erkenntnisse man aus dem Projekt mitnimmt. Natürlich darf ein Link zur neuen Seite nicht fehlen.
Ziel: Erfolg feiern und Personen informieren, die wenig oder gar nicht beteiligt waren.
Betreffzeile: „Von Lebkuchen-Bauwerken und vorweihnachtlicher Gemütlichkeit!“
Inhalt: In dieser Rundmail geht es um die stattgefundene Weihnachtsfeier, bei der eine lokale Lebkuchen-Werkstatt besucht wurde. Die besten Lebkuchen-Häuser werden per Bild geteilt und ein Link zu einer Bildergalerie mit den geschossenen Fotos zum Abend bereitgestellt.
Ziel: Zusammenhalt fördern und Erinnerungen festhalten
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Häufig gestellte Fragen zum Thema Mitarbeiter-Newsletter
Ja. Auch wenn die klassischen Kennzahlen wie die Klick- und Öffnungsrate bei einem Mitarbeiter-Newsletter nicht im Vordergrund stehen, können Sie den Erfolg Ihrer E-Mails messen. Der einfachste Weg führt dabei über Ihre Mitarbeitenden: Holen Sie Feedback ein, indem Sie Umfragen zur Qualität des Newsletters veröffentlichen. Am besten bereiten Sie dies auf zu einem regelmäßigen Reporting, um auch langfristig Vergleichsdaten zu haben. Das kann Sie bei der Suche nach passenden Themen unterstützen.
In den meisten Fällen ist ein monatlicher Newsletter sinnvoll, damit die Inhalte relevant sind und Mitarbeitende nicht mit einer zu hohen Informationsdichte überfordert werden. Der Schlüssel liegt darin, eine konstante Frequenz zu finden, die den Arbeitsfluss nicht stört.
Bei einem Newsletter für Mitarbeitende auf Vorlagen zurückzugreifen, ist aus verschiedenen Gründen empfehlenswert. Auf diese Weise können Sie unter anderem Zeit sparen, Konsistenz gewährleisten und die Qualität sicherstellen. Es ist jedoch wichtig, Vorlagen nur als Basis zu nutzen und eine persönliche Note einfließen zu lassen. Nur so können Sie einen ansprechenden und authentischen Newsletter für Ihre Belegschaft erstellen.
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