Bei STRATO können Sie sicher sein, dass Ihre Daten nicht auf beliebigen Servern im Ausland liegen. STRATO verfügt über zwei Hochsicherheitsrechenzentren, die sich in Deutschland befinden. Somit sind Ihre Daten durch die deutsche Umsetzung der europäischen Datenschutzgesetze abgesichert (DSGVO), die zu den strengsten weltweit gehören.
STRATO nutzt für alle Produkte und Dienstleistungen, sowie für eigene Rechenzentren ausschließlich Ökostrom.
E-Rechnung: Auch für Vereine
Vereine sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen. Die E-Rechnung ist ein digital erstellter Beleg mit strukturiertem Datenformat, der sich maschinell auslesen und automatisch verarbeiten lässt. Die gängigsten Formate sind:
XML
ZUGFeRD
XRechnung
Die elektronische Rechnung dient dazu, Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen, Bürokratie abzubauen und Steuerbetrug vorzubeugen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Freiberufler mit B2B-Geschäft und Umsätzen im Inland E-Rechnungen empfangen können – ebenso Vereine unter bestimmten Voraussetzungen.
E-Rechnung als Pflicht: Welche Vereine sind betroffen?
Die Pflicht für E-Rechnungen gilt für Vereine, die als Unternehmen auftreten. Das ist in zwei Szenarien der Fall:
Vereine mit umsatzsteuerpflichtigem Zweckbetrieb
Vereine mit umsatzsteuerpflichtigem wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb
Ein umsatzsteuerpflichtiger Zweckbetrieb (§ 65 AO) dient unmittelbar dem Vereinszweck, der in der Satzung festgelegt ist. Beispiele sind Startgelder bei Turnieren (z. B. Sportverein) oder Eintrittsgelder bei kulturellen Veranstaltungen (z. B. Theaterverein).
Als umsatzsteuerlicher wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (§ 14 AO) zählen Einnahmen, die nicht direkt mit dem Vereinszweck zusammenhängen. Das ist bei einem Getränkeverkauf, Werbeeinnahmen oder dem Betrieb eines Vereinsheims der Fall.
Wichtig: Die E-Rechnungspflicht greift nur bei Geschäften mit Unternehmen (B2B) oder öffentlichen Behörden (B2G).
Welche Ausnahmen für Vereine gibt es?
Nichtunternehmerische Tätigkeiten von Vereinen sind von der E-Rechnungspflicht befreit. Sie dienen keinem wirtschaftlichen Zweck und gehören zum sogenannten ideellen Bereich. Dazu zählen beispielsweise:
Mitgliedsbeiträge von Fördermitgliedern
Spenden (ohne Gegenleistung)
Ehrenamtliche Arbeit ohne Vergütung
Dazu gibt es weitere Ausnahmen, die keine E-Rechnung benötigen:
Umsätze zwischen Vereinen und Privatpersonen (B2C)
Rechnungsbeträge unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen)
Rechnungen an oder von ausländischen Kunden
Jährlicher Umsatz bis 25.000 Euro pro Jahr (Kleinunternehmerregelung)
Gut zu wissen: Für Umsätze, die nach § 4 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, besteht in der Regel keine E-Rechnungspflicht.
E-Rechnung im Verein erstellen: Welche Übergangsfristen gelten?
Für das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen gibt es einige Übergangsregelungen. Sie ermöglichen Unternehmen sowie Vereinen, ihre Buchhaltungssysteme nach und nach zu erneuern oder umzustellen. Das sind die Fristen für Vereine:
2025 bis Ende 2026
Vereine dürfen sogenannte „sonstige Rechnungen“ versenden – also Papierrechnungen oder Dateien im PDF-/Word-/Excel-Format. Voraussetzung: Das empfangende Unternehmen muss damit einverstanden sein.
ab 01.01.2027
Vereine mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden können.
bis Ende 2027
Kleine Vereine dürfen sonstige Rechnungen ausstellen. Voraussetzung: Gesamtumsatz von max. 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr.
ab 01.01.2028
Alle Vereinstypen mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen müssen E-Rechnungen versenden können.
5 Praxistipps für Vereine: So klappt der Umstieg auf E-Rechnungen
Mit der richtigen Herangehensweise gelingt der Wechsel zur E-Rechnung ganz leicht. Diese Tipps helfen Vereinen, das neue, digitale Rechnungsformat in ihre Abläufe zu integrieren:
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, welche Rechnungen der Verein erhält und welche Sie versenden. Wichtige Fragen dabei sind:
Wer sind die Rechnungsempfangenden – Unternehmen, öffentliche Stellen oder Privatpersonen?
Handelt es sich um Transaktionen innerhalb des umsatzsteuerpflichtigen Geschäftsbetriebs oder um ideelle Umsätze?
Um welche Beträge handelt es sich – unter oder über 250 Euro?
Mit welchen Formaten wurde bisher gearbeitet – Papier, PDF oder Excel?
Eine genaue Analyse hilft Ihnen, den Handlungsbedarf für den Umstieg auf E-Rechnungen realistisch einzuschätzen.
Werfen Sie einen Blick in Ihre aktuelle Vereins- oder Buchhaltungssoftware: Unterstützt das Programm E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD? Die meisten modernen Programme für Buchhaltung bieten inzwischen integrierte E-Rechnungsfunktionen. Ist das nicht der Fall, kann ein Update oder ein Softwarewechsel notwendig sein.
Teilen Sie wichtigen Kontakten frühzeitig mit, dass sich der Rechnungsprozess ändern wird. Das betrifft beispielsweise:
Vereinszugehörige
Fördernde
Zuliefernde
Kundschaft
So schaffen Sie Transparenz und beugen Rückfragen oder Verzögerungen im Rechnungsablauf vor. Auch intern sollte der Umstieg klar kommuniziert werden.
Vereinsmitglieder in Verantwortungspositionen – wie Kassenführung und Vorstand – sollten mit den Grundlagen von E-Rechnungen vertraut sein. Dazu gehören:
Strukturierte Formate (z. B. ZUGFeRD und XRechnung)
Technischer Vorgang (Empfangen und Erstellen)
Rechtliche Anforderungen und Übergangsfristen
Richtige Archivierung
Oft reichen bereits kurze Schulungen aus, um einen soliden Wissensstand aufzubauen. Detaillierte Informationen zum Thema „E-Rechnungen empfangen“ finden Sie beispielsweise in diesem Beitrag.
Während des Umstiegs auf E-Rechnungen kommen Fragen auf? Es gibt verschiedene Stellen, die Ihnen professionelle Unterstützung anbieten. Je nach Art des Problems empfiehlt sich eine andere Ansprechperson:
Fragentyp
Ansprechperson
Steuerliches oder Rechtliches
Steuerberatung oder Lohnsteuerhilfeverein
Technische Umsetzung
Vereins- oder Buchhaltungssoftware
Allgemeine, rechtliche Informationen
Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) oder das Bundesministerium für Finanzen (BMF)
„Gilt unser Verein umsatzsteuerlich als Unternehmen?“
Finanzamt
Gut zu wissen:
Ihr Verein ist Mitglied in einem Verband, Sportbund oder kulturellem Verband? Dann lohnt es sich, den Newsletter des Dachverbands zu abonnieren oder einen Blick auf die Website zu werfen. Oft werden dort Merkblätter oder Informationen speziell für Mitgliedsvereine bereitgestellt.
Mit STRATO E-Rechnungen empfangen und versenden
Der Service von STRATO Webmail ist auf dem aktuellsten Stand: Empfangen und versenden Sie E-Rechnungen ganz einfach als E-Mail-Anhang. Von ZUGFeRD bis XRechnung – die strukturierten Formate werden gesetzeskonform und unkompliziert übermittelt. Weitere Vorteile von STRATO E-Mail :
Kostenloser Umzugsservice
Datensicherung in TÜV-zertifizierten Rechenzentren
Ja, unter bestimmten Umständen. Gemeinnützige Vereine sind zwar steuerlich begünstigt, aber sie können trotzdem einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mit steuerpflichtigen Umsätzen haben. Dazu zählen beispielsweise der Verkauf von Fanartikeln, Bewirtung oder Eintrittsgelder. Für diese Umsätze gelten die gleichen Regeln wie für Unternehmen.
Viele kostenlose Buchhaltungsprogramme bieten inzwischen die Funktion, um E-Rechnungen zu empfangen oder zu versenden. Auch moderne E-Mail-Provider wie STRATO unterstützen strukturierte E-Rechnungsformate. Spezielle Tools für Vereine sind beispielsweise WISO MeinVerein oder die cloudbasierte Lösung EasyVerein.
Ein Verein ist dazu verpflichtet, E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet, dass die E-Rechnung unveränderbar ist. Dazu muss das Dokument während der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) elektronisch verfügbar und vor Verlust geschützt sein. Mit der STRATO E-Mail-Archivierung erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungspflichten.
