E-Rechnung für Vereine
Alle Regelungen auf einen Blick
- Pflichten für Vereine verständlich aufgezeigt
- 5 Tipps für die Umstellung auf E-Rechnung
- Mit STRATO E-Rechnungen empfangen, lesen & versenden
Zertifizierte Rechenzentren
ISO-IEC-27001-Zertifiziertes Informations-Managementsystem
Service-Champion & Nr. 1 im Webhosting
Erneuter Service-Champion: 2024 hat STRATO die Goldmedaille im erlebten Kunden-Service erhalten und ist Nr. 1 im Webhosting.
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Bei STRATO können Sie sicher sein, dass Ihre Daten nicht auf beliebigen Servern im Ausland liegen. STRATO verfügt über zwei Hochsicherheitsrechenzentren, die sich in Deutschland befinden. Somit sind Ihre Daten durch die deutsche Umsetzung der europäischen Datenschutzgesetze abgesichert (DSGVO), die zu den strengsten weltweit gehören.
Klimafreundlich
STRATO nutzt für alle Produkte und Dienstleistungen, sowie für eigene Rechenzentren ausschließlich Ökostrom.E-Rechnung: Auch für Vereine
Vereine sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen. Die E-Rechnung ist ein digital erstellter Beleg mit strukturiertem Datenformat, der sich maschinell auslesen und automatisch verarbeiten lässt. Die gängigsten Formate sind:
- XML
- ZUGFeRD
- XRechnung
Die elektronische Rechnung dient dazu, Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen, Bürokratie abzubauen und Steuerbetrug vorzubeugen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen und Freiberufler mit B2B-Geschäft und Umsätzen im Inland E-Rechnungen empfangen können – ebenso Vereine unter bestimmten Voraussetzungen.
E-Rechnung als Pflicht: Welche Vereine sind betroffen?
Die Pflicht für E-Rechnungen gilt für Vereine, die als Unternehmen auftreten. Das ist in zwei Szenarien der Fall:
- Vereine mit umsatzsteuerpflichtigem Zweckbetrieb
- Vereine mit umsatzsteuerpflichtigem wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb
Ein umsatzsteuerpflichtiger Zweckbetrieb (§ 65 AO) dient unmittelbar dem Vereinszweck, der in der Satzung festgelegt ist. Beispiele sind Startgelder bei Turnieren (z. B. Sportverein) oder Eintrittsgelder bei kulturellen Veranstaltungen (z. B. Theaterverein).
Als umsatzsteuerlicher wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (§ 14 AO) zählen Einnahmen, die nicht direkt mit dem Vereinszweck zusammenhängen. Das ist bei einem Getränkeverkauf, Werbeeinnahmen oder dem Betrieb eines Vereinsheims der Fall.
Wichtig: Die E-Rechnungspflicht greift nur bei Geschäften mit Unternehmen (B2B) oder öffentlichen Behörden (B2G).
Welche Ausnahmen für Vereine gibt es?
Nichtunternehmerische Tätigkeiten von Vereinen sind von der E-Rechnungspflicht befreit. Sie dienen keinem wirtschaftlichen Zweck und gehören zum sogenannten ideellen Bereich. Dazu zählen beispielsweise:
- Mitgliedsbeiträge von Fördermitgliedern
- Spenden (ohne Gegenleistung)
- Ehrenamtliche Arbeit ohne Vergütung
Dazu gibt es weitere Ausnahmen, die keine E-Rechnung benötigen:
- Umsätze zwischen Vereinen und Privatpersonen (B2C)
- Rechnungsbeträge unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen)
- Rechnungen an oder von ausländischen Kunden
- Jährlicher Umsatz bis 25.000 Euro pro Jahr (Kleinunternehmerregelung)
Gut zu wissen: Für Umsätze, die nach § 4 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, besteht in der Regel keine E-Rechnungspflicht.
E-Rechnung im Verein erstellen: Welche Übergangsfristen gelten?
Für das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen gibt es einige Übergangsregelungen. Sie ermöglichen Unternehmen sowie Vereinen, ihre Buchhaltungssysteme nach und nach zu erneuern oder umzustellen. Das sind die Fristen für Vereine:
| 2025 bis Ende 2026 | Vereine dürfen sogenannte „sonstige Rechnungen“ versenden – also Papierrechnungen oder Dateien im PDF-/Word-/Excel-Format. Voraussetzung: Das empfangende Unternehmen muss damit einverstanden sein. |
| ab 01.01.2027 | Vereine mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden können. |
| bis Ende 2027 | Kleine Vereine dürfen sonstige Rechnungen ausstellen. Voraussetzung: Gesamtumsatz von max. 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr. |
| ab 01.01.2028 | Alle Vereinstypen mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen müssen E-Rechnungen versenden können. |
5 Praxistipps für Vereine: So klappt der Umstieg auf E-Rechnungen
Mit der richtigen Herangehensweise gelingt der Wechsel zur E-Rechnung ganz leicht. Diese Tipps helfen Vereinen, das neue, digitale Rechnungsformat in ihre Abläufe zu integrieren:
1. Bestandsaufnahme machen
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, welche Rechnungen der Verein erhält und welche Sie versenden. Wichtige Fragen dabei sind:
- Wer sind die Rechnungsempfangenden – Unternehmen, öffentliche Stellen oder Privatpersonen?
- Handelt es sich um Transaktionen innerhalb des umsatzsteuerpflichtigen Geschäftsbetriebs oder um ideelle Umsätze?
- Um welche Beträge handelt es sich – unter oder über 250 Euro?
- Mit welchen Formaten wurde bisher gearbeitet – Papier, PDF oder Excel?
Eine genaue Analyse hilft Ihnen, den Handlungsbedarf für den Umstieg auf E-Rechnungen realistisch einzuschätzen.
2. Software prüfen
Werfen Sie einen Blick in Ihre aktuelle Vereins- oder Buchhaltungssoftware: Unterstützt das Programm E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD? Die meisten modernen Programme für Buchhaltung bieten inzwischen integrierte E-Rechnungsfunktionen. Ist das nicht der Fall, kann ein Update oder ein Softwarewechsel notwendig sein.
3. Mitglieder und Geschäftspartner informieren
Teilen Sie wichtigen Kontakten frühzeitig mit, dass sich der Rechnungsprozess ändern wird. Das betrifft beispielsweise:
- Vereinszugehörige
- Fördernde
- Zuliefernde
- Kundschaft
So schaffen Sie Transparenz und beugen Rückfragen oder Verzögerungen im Rechnungsablauf vor. Auch intern sollte der Umstieg klar kommuniziert werden.
4. Kassenführung und Vorstand schulen
Vereinsmitglieder in Verantwortungspositionen – wie Kassenführung und Vorstand – sollten mit den Grundlagen von E-Rechnungen vertraut sein. Dazu gehören:
- Strukturierte Formate (z. B. ZUGFeRD und XRechnung)
- Technischer Vorgang (Empfangen und Erstellen)
- Rechtliche Anforderungen und Übergangsfristen
- Richtige Archivierung
Oft reichen bereits kurze Schulungen aus, um einen soliden Wissensstand aufzubauen. Detaillierte Informationen zum Thema „E-Rechnungen empfangen“ finden Sie beispielsweise in diesem Beitrag.
5. Externe Unterstützung anfragen
Während des Umstiegs auf E-Rechnungen kommen Fragen auf? Es gibt verschiedene Stellen, die Ihnen professionelle Unterstützung anbieten. Je nach Art des Problems empfiehlt sich eine andere Ansprechperson:
| Fragentyp | Ansprechperson |
| Steuerliches oder Rechtliches | Steuerberatung oder Lohnsteuerhilfeverein |
| Technische Umsetzung | Vereins- oder Buchhaltungssoftware |
| Allgemeine, rechtliche Informationen | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) oder das Bundesministerium für Finanzen (BMF) |
| „Gilt unser Verein umsatzsteuerlich als Unternehmen?“ | Finanzamt |
Gut zu wissen:
Ihr Verein ist Mitglied in einem Verband, Sportbund oder kulturellem Verband? Dann lohnt es sich, den Newsletter des Dachverbands zu abonnieren oder einen Blick auf die Website zu werfen. Oft werden dort Merkblätter oder Informationen speziell für Mitgliedsvereine bereitgestellt.
Mit STRATO E-Rechnungen empfangen und versenden
Der Service von STRATO Webmail ist auf dem aktuellsten Stand: Empfangen und versenden Sie E-Rechnungen ganz einfach als E-Mail-Anhang. Von ZUGFeRD bis XRechnung – die strukturierten Formate werden gesetzeskonform und unkompliziert übermittelt. Weitere Vorteile von STRATO E-Mail :
- 5 GB pro Postfach für großen Speicherbedarf
- Datensicherung in TÜV-zertifizierten Rechenzentren
- Optional: Rechtssichere E-Mail-Archivierung gemäß DSGVO und GoBD
Häufige Fragen
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch gemeinnützige Vereine?
Ja, unter bestimmten Umständen. Gemeinnützige Vereine sind zwar steuerlich begünstigt, aber sie können trotzdem einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mit steuerpflichtigen Umsätzen haben. Dazu zählen beispielsweise der Verkauf von Fanartikeln, Bewirtung oder Eintrittsgelder. Für diese Umsätze gelten die gleichen Regeln wie für Unternehmen.
Was sind geeignete E-Rechnungs-Tools für Vereine?
Viele kostenlose Buchhaltungsprogramme bieten inzwischen die Funktion, um E-Rechnungen zu empfangen oder zu versenden. Auch moderne E-Mail-Provider wie STRATO unterstützen strukturierte E-Rechnungsformate. Spezielle Tools für Vereine sind beispielsweise WISO MeinVerein oder die cloudbasierte Lösung EasyVerein.
Wie müssen Vereine E-Rechnungen archivieren?
Ein Verein ist dazu verpflichtet, E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet, dass die E-Rechnung unveränderbar ist. Dazu muss das Dokument während der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) elektronisch verfügbar und vor Verlust geschützt sein. Mit der STRATO E-Mail-Archivierung erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungspflichten.