Das gilt zur E-Rechnung für Kleingewerbe
Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind von der Umsatzsteuer befreit. Sie dürfen Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis stellen und profitieren von vereinfachten steuerlichen Pflichten. Beispielsweise müssen sie keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.
Die E-Rechnungspflicht betrifft Kleinunternehmer jedoch trotzdem – je nach Geschäftspartner und Rechnungsweg.
E-Rechnung empfangen: Pflicht seit 2025
Wer B2B-Umsätze im Inland generiert, also Leistungen an andere Unternehmen innerhalb Deutschlands erbringt, muss seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Kleinunternehmer oder regulär umsatzsteuerpflichtige Firmen handelt.
Eine elektronische Rechnung beinhaltet einen Datensatz, meist im XML-Format, der maschinell les- und verarbeitbar ist. Mithilfe von Tags, also festgelegten digitalen Auszeichnungen, werden die einzelnen Inhalte der Rechnung klar strukturiert und eindeutig gekennzeichnet. So zum Beispiel:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsempfänger
- Betrag
- Rechnungsaussteller
Durch die Tags kann eine Software die Daten automatisch auslesen, zuordnen und weiterverarbeiten, etwa zur Buchung, Freigabe oder Archivierung – ganz ohne manuelle Eingabe. Um E-Rechnungen zu empfangen, ist keine komplexe Technik notwendig: Nahezu alle Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, strukturierte Rechnungen zu importieren und anzuzeigen.
E-Rechnung versenden: Kleinstunternehmen ausgenommen
Kleinunternehmer müssen nach § 19 UStG keine E-Rechnungen versenden. Die gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung greift nur, wenn eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis gestellt wird – was bei Kleinunternehmern in der Regel nicht der Fall ist.
Freiwillig dürfen Kleinunternehmer dennoch E-Rechnungen nutzen, z. B. im Format ZUGFeRD, um ihre Prozesse zu digitalisieren und professioneller aufzutreten.
Die Pflicht zur E-Rechnung besteht jedoch, wenn ein Kleinunternehmer eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber stellt, beispielsweise:
- Behörden
- Kommunen
- Landesverwaltungen
In diesen Fällen ist eine elektronische Rechnung im Format XRechnung erforderlich. Dieses E-Rechnungsformat besteht ausschließlich aus einem XML-Datensatz ohne visuell lesbare Darstellung.
