E-Rechnung für Kleinunternehmer
Alle Infos zur neuen Pflicht
- Regelungen für Kleinunternehmer auf einen Blick
- Gesetzliche Grundlagen und praktische Tipps
- E-Rechnung mit STRATO Mail empfangen
Zertifizierte Rechenzentren
ISO-IEC-27001-Zertifiziertes Informations-Managementsystem
Service-Champion & Nr. 1 im Webhosting
Erneuter Service-Champion: 2024 hat STRATO die Goldmedaille im erlebten Kunden-Service erhalten und ist Nr. 1 im Webhosting.
Hosted in Germany
Bei STRATO können Sie sicher sein, dass Ihre Daten nicht auf beliebigen Servern im Ausland liegen. STRATO verfügt über zwei Hochsicherheitsrechenzentren, die sich in Deutschland befinden. Somit sind Ihre Daten durch die deutsche Umsetzung der europäischen Datenschutzgesetze abgesichert (DSGVO), die zu den strengsten weltweit gehören.
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trustboxes.moneyback.tooltipDas gilt zur E-Rechnung für Kleingewerbe
Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) sind von der Umsatzsteuer befreit. Sie dürfen Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis stellen und profitieren von vereinfachten steuerlichen Pflichten. Beispielsweise müssen sie keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.
Die E-Rechnungspflicht betrifft Kleinunternehmer jedoch trotzdem – je nach Geschäftspartner und Rechnungsweg.
E-Rechnung empfangen: Pflicht seit 2025
Wer B2B-Umsätze im Inland generiert, also Leistungen an andere Unternehmen innerhalb Deutschlands erbringt, muss seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Kleinunternehmer oder regulär umsatzsteuerpflichtige Firmen handelt.
Eine elektronische Rechnung beinhaltet einen Datensatz, meist im XML-Format, der maschinell les- und verarbeitbar ist. Mithilfe von Tags, also festgelegten digitalen Auszeichnungen, werden die einzelnen Inhalte der Rechnung klar strukturiert und eindeutig gekennzeichnet. So zum Beispiel:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsempfänger
- Betrag
- Rechnungsaussteller
Durch die Tags kann eine Software die Daten automatisch auslesen, zuordnen und weiterverarbeiten, etwa zur Buchung, Freigabe oder Archivierung – ganz ohne manuelle Eingabe. Um E-Rechnungen zu empfangen, ist keine komplexe Technik notwendig: Nahezu alle Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, strukturierte Rechnungen zu importieren und anzuzeigen.
E-Rechnung versenden: Kleinstunternehmen ausgenommen
Kleinunternehmer müssen nach § 19 UStG keine E-Rechnungen versenden. Die gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung greift nur, wenn eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis gestellt wird – was bei Kleinunternehmern in der Regel nicht der Fall ist.
Freiwillig dürfen Kleinunternehmer dennoch E-Rechnungen nutzen, z. B. im Format ZUGFeRD, um ihre Prozesse zu digitalisieren und professioneller aufzutreten.
Die Pflicht zur E-Rechnung besteht jedoch, wenn ein Kleinunternehmer eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber stellt, beispielsweise:
- Behörden
- Kommunen
- Landesverwaltungen
In diesen Fällen ist eine elektronische Rechnung im Format XRechnung erforderlich. Dieses E-Rechnungsformat besteht ausschließlich aus einem XML-Datensatz ohne visuell lesbare Darstellung.
Tipps zum Empfangen & Versenden
1. Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD basiert auf einem menschlich lesbaren PDF und einem eingebetteten XML-Datensatz, der maschinell verarbeitbar ist. Somit lässt sich eine solche elektronische Rechnung mit einem herkömmlichen PDF-Reader öffnen.
2. Elektronische Rechnungen im XRechnung-Format lassen sich mit gängigen Buchhaltungssoftwares ausstellen und öffnen. Die strukturierten XML-Datensätze sind ebenfalls mit kostenlosen Online-Viewern lesbar. Auch über einen Editor, der bereits auf dem Computer vorinstalliert ist, lassen sich XRechnungen öffnen. In Windows lässt sich im Editor und auf macOS mit TextEdit die Datei technisch öffnen und ansehen. Da eine XRechnung eine XML-Datei ist, besteht der Inhalt aus strukturiertem Code mit Tags.
E-Rechnungen für Kleinunternehmer mit STRATO
Seit 2025 besteht auch für Kleinunternehmer die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Das geht mit STRATO Mail bequem auf nur einer Plattform. Auf Wunsch auch direkt über den Browser. Nutzen Sie STRATO Webmail zur Anzeige elektronischer Rechnungen in Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox oder jedem beliebigen anderen Webbrowser:
- ZUGFeRD und XRechnung in STRATO Webmail öffnen und lesen
- Einfache Einbindung des STRATO Postfachs in gängige Mail-Programme wie Outlook oder Thunderbird
- Optionale rechtssichere E-Mail-Archivierung gemäß DSGVO und GoBD
Profitieren Sie von 5 GB Speicherplatz pro Postfach (jederzeit erweiterbar) sowie Echtzeit-Synchronisierung aller E-Mails, Termine und Aufgaben.
Zu den Mail-AngebotenVom Kleingewerbe zur Umsatzsteuer: Ihre Pflichten
Häufig starten Unternehmen direkt nach der Gründung zunächst als Kleinunternehmen nach § 19 UStG. Das hat vor allem zwei Gründe: Kleinunternehmer müssen die Umsatzsteuer weder ausweisen noch abführen. Damit gehen weniger Bürokratie und eine vereinfachte Buchführung einher. Sobald bestimmte Umsatzgrenzen überschritten werden, wird das Unternehmen automatisch umsatzsteuerpflichtig. Damit ändern sich Regelungen rund um die E-Rechnung.
Wann endet der Kleinunternehmerstatus?
Als Kleinunternehmen gelten nach § 19 UStG inländische Firmen mit folgenden Umsätzen:
- Im vorherigen Kalenderjahr unter 25.000 Euro
- Im aktuellen Kalenderjahr unter 100.000 Euro
Überschreiten Unternehmen diese Grenzen, werden sie im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig. Damit ändern sich auch die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und es gelten dieselben Regelungen wie für andere Firmen auch – wie zum Beispiel Übergangsfristen beim Versenden elektronischer Rechnungen.
Übergangsregelungen: Was bedeutet das für die E-Rechnungspflicht?
Mit dem Übergang zur Umsatzsteuerpflicht gelten auch die neuen Vorgaben zur verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich – inklusive folgender Übergangsfristen:
- Ab 1. Januar 2026: Freiwillige Ausstellung von E-Rechnungen möglich, Papierrechnungen noch erlaubt
- Ab 1. Januar 2027: Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich
Tipp zur Buchhaltungssoftware
Firmen, für die absehbar ist, dass sie aus der Kleinunternehmerregelung herauswachsen, sollten frühzeitig nach einer geeigneten Buchhaltungssoftware suchen. Wichtig ist hier ein System, das die Formate XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Insbesondere für Kleinunternehmen gibt es viele kostenlose Lösungen am Markt, die sich auf Wunsch auf eine kostenpflichtige Version mit einem größeren Funktionsumfang upgraden lassen.
Häufige Fragen
Warum gibt es die E-Rechnung auch für Kleinunternehmer?
Mit der Einführung der E-Rechnung möchte die Deutsche Bundesregierung die inländische Wirtschaft digitalisieren und an internationale Standards anpassen. Zudem bergen Papierrechnungen durch den Medienbruch bei der Weiterverarbeitung großes Fehlerpotenzial, das sich durch maschinell lesbare Datensätze vermeiden lässt.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen archivieren?
Ja. Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet, empfangene E-Rechnungen revisionssicher aufzubewahren – in der Regel für zehn Jahre. Diese Archivierungspflicht gilt unabhängig davon, ob für Unternehmen eine Umsatzsteuerpflicht besteht oder die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG angewendet wird. Die STRATO E-Mail-Archivierung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht und ist nach IDW PS 880 zertifiziert, dem Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) in Deutschland.
Gilt die E-Rechnungspflicht nicht, wenn ich ein Nebengewerbe habe?
Die Art der Tätigkeit – also Haupterwerb oder Nebenerwerb – ist unerheblich. Entscheidend für den verpflichtenden E-Rechnungsempfang ist, ob Unternehmen B2B-Leistungen im Inland erbringen. Ob Firmen E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt davon ab, ob sie umsatzsteuerpflichtig sind.
Wieso finde ich online unterschiedliche Informationen zur E-Rechnung für Kleinunternehmen?
Im Jahr 2024 gab es mehrere gesetzliche Entwicklungen rund um die E-Rechnungspflicht für kleine Unternehmen im Sinne § 19 UStG. Teilweise finden sich noch veraltete Informationen im Netz, die sich auf das Wachstumschancengesetz von März 2024 berufen. In diesem hat man zunächst beschlossen, dass auch Kleinunternehmen elektronische Rechnungen ausstellen müssen. Diese Entscheidung wurde im Jahressteuergesetz von Dezember 2024 jedoch zurückgenommen.