E-Rechnung empfangen mit eigener Mail-Adresse: So geht’s
- Alle 3 gängigen Rechnungs-Formate im Überblick
- Technische Voraussetzung einfach erklärt
- ZUGFeRD und XRechnung mit STRATO Webmail lesen
Zertifizierte Rechenzentren
ISO-IEC-27001-Zertifiziertes Informations-Managementsystem
Service-Champion & Nr. 1 im Webhosting
Erneuter Service-Champion: 2024 hat STRATO die Goldmedaille im erlebten Kunden-Service erhalten und ist Nr. 1 im Webhosting.
trustboxes.greenwebfoundation
trustboxes.greenwebfoundation.tooltip
trustboxes.moneyback
trustboxes.moneyback.tooltipSeit Januar 2025: Verpflichtend E-Rechnung empfangen und lesen
Seit dem 1. Januar 2025 besteht für alle Unternehmen mit B2B-Geschäft und Umsätzen im Inland die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Dabei handelt es sich um digital erstellte Belege mit einem strukturierten Datenformat, das sich maschinell durch Software lesen und verarbeiten lässt. Die drei gängigsten Formate für E-Rechnungen sind XML, ZUGFeRD und XRechnung.
XML
XML (kurz für: Extensible Markup Language) ist eine Auszeichnungssprache auf Textbasis zur strukturierten Darstellung und zum Austausch von Daten. Das Format basiert auf Markup-Symbolen, sogenannten Tags. Sie helfen, Inhalte zu klassifizieren und deren Bedeutung eindeutig zu beschreiben. So lassen sich die Daten unabhängig vom verwendeten System verarbeiten und speichern.
Beispiel: In einer E-Rechnung sieht der Rechnungsbetrag im XML-Format wie folgt aus
<InvoiceTotal>
<PayableAmount currencyID="EUR">119.00</PayableAmount>
</InvoiceTotal>Dank der eindeutigen Struktur und der klar benannten Tags kann die Buchhaltungssoftware die Rechnungsdaten eindeutig auslesen: Es ist maschinell erkenntlich, dass es sich um eine Rechnungssumme mit dem Ziffernwert 119 handelt und der Betrag in der Währung Euro bezahlt werden muss.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format. Es besteht aus einem PDF mit Bildanteil und einer eingebetteten strukturierten Rechnungsinformationen im XML-Format. Dadurch ist die elektronische Rechnung für Menschen direkt lesbar und gleichzeitig für Software automatisch verarbeitbar. Das Hybrid-Format erfüllt ab Version 2.0 die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung.
XRechnung
Das Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung. Es handelt sich um eine reine XML-Datei ohne visuell lesbare Darstellung – die Inhalte bestehen ausschließlich aus strukturierten Daten mit Tags. XRechnung basiert zwar auf dem XML-Format, geht jedoch deutlich darüber hinaus: Sie definiert exakt, welche Daten enthalten sein müssen und wie sie strukturiert sein sollen, um den rechtlichen und technischen Anforderungen im öffentlichen Sektor zu genügen. Darunter fallen zum Beispiel die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.
Struktur und Inhalte basieren außerdem auf den Vorgaben der EN 16931. Das Format wurde eingeführt, um einen einheitlichen, verbindlichen Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor zu schaffen – unabhängig von individuellen Softwarelösungen.
E-Rechnung empfangen: Voraussetzungen
Die technische Infrastruktur ist entscheidend, um E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten – denn ohne ein System, das strukturierte Formate wie XML lesen und interpretieren kann, bleibt der Nutzen der E-Rechnung aus. Folgende Voraussetzungen muss eine IT-Infrastruktur erfüllen:
E-Mail oder Webportal zum digitalen Rechnungsempfang
Da die E-Rechnung digital übermittelt wird, ist es nötig, einen passenden Empfangskanal bereitzustellen – etwa eine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen oder den Zugang zu einem Rechnungsportal. Viele Buchhaltungssoftwares bieten über Schnittstellen die Möglichkeiten zum direkten Upload einer elektronischen Rechnung. Der öffentliche Sektor empfängt E-Rechnungen über das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes oder das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine).
ERP- oder Buchhaltungssoftware für die maschinelle Weiterverarbeitung
Nur wenn die elektronische Weiterverarbeitung durch die Software sichergestellt ist, lassen sich strukturierte Daten auslesen, automatisch prüfen und in den Buchhaltungsprozess integrieren. Dazu gehören beispielsweise:
- digitale Belegerfassung
- Zahlungsfreigaben
- Archivierung
Seit dem Stichtag 01. Januar 2025 verfügen alle verbreiteten Buchhaltungsprogramme über eine Funktion zum E-Rechnungsempfang.
E-Rechnung empfangen: Kostenlos mit STRATO E-Mail
Nutzen Sie Ihre E-Mail-Adresse von STRATO mit eigener Domain, um E-Rechnungen zu empfangen. Mit STRATO Webmail lesen Sie Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung direkt im Browser. Profitieren Sie von vielen weiteren Vorteilen:
- STRATO Mail einfach in Outlook oder Mozilla einbinden
- Automatische E-Mail-Archivierung auf Wunsch zusätzlich buchbar
- Bis zu 350 GB flexibler E-Mail-Speicher (jederzeit verteilbar auf mehrere Postfächer)
Tipp
Viele Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, eine feste E-Mail-Adresse mit dem Rechnungseingang zu verknüpfen – zum Beispiel rechnung@beispieldomain.com. So gelangen elektronische Rechnungen direkt und automatisiert in das Buchhaltungssystem. Dort können sie gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen (GoBD) maschinell ausgelesen, geprüft und in den weiteren Buchungsprozess übernommen werden.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft die Grundlage für durchgängig digitale Workflows.
Häufige Fragen
Wieso gibt es die E-Rechnung?
Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung verfolgt die deutsche Bundesregierung das Ziel, die Digitalisierung der Wirtschaft voranzutreiben sowie Rechnungsprozesse für Unternehmen effizienter und transparenter zu gestalten. Bei der herkömmlichen Verarbeitung von Papierrechnungen – oder digital übermittelten PDFs – kommt es häufig zu einem Medienbruch, etwa wenn Daten manuell übertragen werden müssen. Das erhöht den Aufwand, die Fehleranfälligkeit und die Bearbeitungszeit.
Warum gilt ein PDF nicht als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar sein. Ein PDF ist das nicht, da es lediglich ein visuelles Dokument darstellt.
Ab wann müssen Unternehmen eine E-Rechnung senden und empfangen können?
Seit dem 01. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 besteht die Pflicht zur Ausstellung und zum Versand von E-Rechnungen für deutsche Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro. Ab 2028 sollen alle Unternehmen außer Betriebe, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, E-Rechnungen versenden.
Welche Daten müssen in einer E-Rechnung enthalten sein?
Eine E-Rechnung muss entsprechend der EU-Norm EN 16931 und der Rechnungspflicht nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) bestimmte Pflichtangaben enthalten, um rechtlich gültig und maschinell verarbeitbar zu sein. Dazu gehören unter anderem: Name und Anschrift des leistungserbringenden Unternehmens, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer, Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, Entgelt, Steuersätze und Steuerbeträge sowie die vollständigen Daten des leistungsempfangenden Unternehmens (Name, Anschrift).
Was ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland?
Auf Beschluss des Deutschen Bundestages wurde das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) am 31. März 2010 in Berlin gegründet. Es berät rund um elektronische Geschäftsprozesse und gibt internationale Standards heraus, beispielsweise ZUGFeRD.
Gibt es im inländischen B2B-Geschäft Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja, nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) braucht es für Kleinbeträge bis 250 Euro brutto keine elektronische Rechnung. Unternehmen müssen außerdem für steuerfreie Umsätze wie bestimmte Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietungen keine E-Rechnung ausstellen.