Seit Januar 2025: Verpflichtend E-Rechnung empfangen und lesen
Seit dem 1. Januar 2025 besteht für alle Unternehmen mit B2B-Geschäft und Umsätzen im Inland die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Dabei handelt es sich um digital erstellte Belege mit einem strukturierten Datenformat, das sich maschinell durch Software lesen und verarbeiten lässt. Die drei gängigsten Formate für E-Rechnungen sind XML, ZUGFeRD und XRechnung.
XML
XML (kurz für: Extensible Markup Language) ist eine Auszeichnungssprache auf Textbasis zur strukturierten Darstellung und zum Austausch von Daten. Das Format basiert auf Markup-Symbolen, sogenannten Tags. Sie helfen, Inhalte zu klassifizieren und deren Bedeutung eindeutig zu beschreiben. So lassen sich die Daten unabhängig vom verwendeten System verarbeiten und speichern.
Beispiel: In einer E-Rechnung sieht der Rechnungsbetrag im XML-Format wie folgt aus
<InvoiceTotal>
<PayableAmount currencyID="EUR">119.00</PayableAmount>
</InvoiceTotal>Dank der eindeutigen Struktur und der klar benannten Tags kann die Buchhaltungssoftware die Rechnungsdaten eindeutig auslesen: Es ist maschinell erkenntlich, dass es sich um eine Rechnungssumme mit dem Ziffernwert 119 handelt und der Betrag in der Währung Euro bezahlt werden muss.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format. Es besteht aus einem PDF mit Bildanteil und einer eingebetteten strukturierten Rechnungsinformationen im XML-Format. Dadurch ist die elektronische Rechnung für Menschen direkt lesbar und gleichzeitig für Software automatisch verarbeitbar. Das Hybrid-Format erfüllt ab Version 2.0 die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung.
XRechnung
Das Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung. Es handelt sich um eine reine XML-Datei ohne visuell lesbare Darstellung – die Inhalte bestehen ausschließlich aus strukturierten Daten mit Tags. XRechnung basiert zwar auf dem XML-Format, geht jedoch deutlich darüber hinaus: Sie definiert exakt, welche Daten enthalten sein müssen und wie sie strukturiert sein sollen, um den rechtlichen und technischen Anforderungen im öffentlichen Sektor zu genügen. Darunter fallen zum Beispiel die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.
Struktur und Inhalte basieren außerdem auf den Vorgaben der EN 16931. Das Format wurde eingeführt, um einen einheitlichen, verbindlichen Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor zu schaffen – unabhängig von individuellen Softwarelösungen.
