Wenn Sie Ihre Daten ausschließlich gerätegebunden speichern, beispielsweise auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick, dem PC oder auf der Speicherkarte des Smartphones, müssen Sie sich bewusst sein, dass diese Geräte auf die eine oder andere Weise Schaden nehmen können. Ein Sturz, ein Wasserschaden, ein technischer Defekt oder eine Überspannung während eines Gewitters, und schon sind Daten unwiederbringlich verloren.

Alle physischen Geräte, vor allem solche im Hosentaschenformat, können verloren gehen. Während eines Umzugs sind die kleinen Speicher besonders gefährdet, da sie zwischen all den großen Möbeln und Kisten kaum auffallen, übersehen werden oder beim Transport aus einem Umzugskarton herausrutschen können. Eine regelrechte Horrorvorstellung für viele ist der Verlust des Smartphones. Es beherbergt nicht nur unzählige Daten, die im Alltag mittlerweile essenziell geworden sind, sondern hunderte Fotos und Videos mit großem emotionalem Wert. Noch schlimmer für Betroffene sind Diebstähle. Dann sind die Daten nämlich nicht nur verloren, sondern auch noch in fremden Händen.

Niemand ist davor gefeit, in einem Moment der Eile oder Unbedachtheit die eigenen Daten zu löschen – solche Fehler unterlaufen einem manchmal schneller, als man „Ups!“ sagen kann. Einen Datenverlust durch eine Wiederherstellung rückgängig zu machen, ist je nach System und Speicher mit viel Aufwand verbunden – und ohne Datensicherung manchmal schlicht nicht möglich.

Diese eigentlich vermeidbare Gefahr des Datenverlusts betrifft Unternehmen ohne effektives Datenmanagement, beispielsweise Start-ups und kleinere Firmen. Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, haben mitunter eigene Dokumente mit wichtigen Informationen angelegt oder Tools installiert, die sie mit entsprechenden Passwörtern schützen. Gehen Mitarbeitende zum letzten Mal aus der Tür, nehmen sie nicht selten die Schlüssel zu wertvollen Datensätzen mit sich. Ein solcher Datenverlust muss dabei gar nicht mutwillig herbeigeführt werden, es genügen eine unvollständige Kommunikation, etwas Vergesslichkeit und eine verpasste Weitergabe.

Bei physischen Speichermedien besteht immer ein gewisses Risiko für Beschädigungen oder Diebstähle. Jedoch können Unternehmen und Privatpersonen dafür sorgen, dass kritische Hardware an möglichst sicheren Orten steht. Kellerräume sind – sofern keine besonderen Schutzmechanismen eingerichtet sind – generell zu meiden, da ein erhöhtes Risiko für Überschwemmungen besteht. Externe und mobile Datenträger lagern idealerweise nach jedem Gebrauch an einem eigens eingerichteten, geschützten Platz, an dem sie stets schnell wiederauffindbar sind. Das minimiert die Gefahr eines Datenverlusts, aber auch die einer Beschädigung der Speichermedien.

Einen effektiven Schutz vor Datenverlust bieten einige Sicherheitsmaßnahmen, die sowohl günstig als auch einfach einzurichten sind. Zu nennen sind hier vor allem Anti-Viren-Software, Firewalls, Verschlüsselungs-Tools, Zwei-Faktor-Authentifizierung von Zugängen und VPN-Lösungen. In Security-Suites sind bereits viele dieser Funktionen enthalten. Selbstverständlich ist es nötig, regelmäßig Software-Updates für die eingesetzten Lösungen und Systeme vorzunehmen. Mittlerweile laufen diese in den meisten Fällen automatisch im Hintergrund ab, sodass sie kein Zutun der Nutzenden verlangen. Mit all diesen Vorkehrungen können Sie Cyberangriffen vorbeugen.

Mitunter haben Mitarbeitende kein ausreichendes Verständnis für den Datenschutz beziehungsweise die Ursachen von Datenverlust. Entsprechend fahrlässig gehen einige von ihnen daher mit Daten, Dateien, Zugängen und der Nutzung von Software um. Nachlässigkeit und Bequemlichkeit sind jedoch einer der Hauptgründe für Datenlecks und -verluste. Schulungen können das Bewusstsein schärfen, die Aufmerksamkeit für häufige Fehler steigern und Mitarbeitenden Tipps an die Hand geben, was für den Schutz vor Datenverlust zu beachten ist.