STRATO Webmail: E-Mails verwalten

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Ihr STRATO Mail-Account: Die sichere Alternative zu Free-Mail-Anbietern

Die Zahl der verschickten E-Mails beläuft sich mittlerweile im Schnitt auf über 200 pro Person pro Tag – Tendenz steigend. Als Begleiterscheinung dieser Entwicklung finden sich neben professionellen Hosting-Providern wie STRATO im Web auch Free-Mail-Anbieter, die den Informations- und Datenaustausch per E-Mail kostenlos zur Verfügung stellen. Auch wenn solche Free-Mail-Dienste die grundsätzlichen Anforderungen erfüllen, bieten nur professionelle E-Mail-Hosting-Services alle Qualitätsmerkmale einer sicheren und seriösen Online-Kommunikation. Bei STRATO heißt das: allumfassender Schutz der versendeten und im Postfach gespeicherten Daten, professionelle Produkt-Features sowie ausreichend Speicherplatz für Ihre Korrespondenz.

  • umfassender Schutz im Web statt Free-Mail-Postfach mit Sicherheitslücken
  • Synchronisation Ihres Postfachs mit E-Mail-Programmen, Smartphones, Tablets und anderen PCs
  • rund um die Uhr globaler Zugriff auf E-Mails, Kontakte, Termine und Daten
  • Web-Mailer auf Basis von Open-Xchange mit Zusatzfunktionen inklusive Kalender, Termin- und Aufgabenverwaltung
  • Datenverarbeitung im STRATO Rechenzentrum mit TÜV-geprüfter Sicherheits-IT
  • durchgängige Transportverschlüsselung mittels SSL im Verbund „E-Mail made in Germany“ (EMiG)

Welche Vorteile bietet STRATO Webmail?

STRATO Webmail verbindet die Vorteile eines Webmailers mit dem Komfort eines Mailprogramms: Wie in Outlook und Thunderbird können Sie auch hier in Ihrem persönlichen E-Mail Center mehrere E-Mail-Accounts parallel verwalten. Um ein neues Konto hinzuzufügen, gehen Sie zum Menüpunkt Einstellungen und dann zu Accounts. Geben Sie hier die Daten Ihres Mail-Accounts ein klicken Sie auf Speichern. Außerdem können Sie Aufgaben, Kalendereinträge und Kontakte hinzufügen und verwalten.


Vor-und Nachteile von Webmail

Free-E-Mail-Accounts — mehr Nachteile als Vorteile

Besonders für die geschäftliche Korrespondenz ist ein Free-Mail-Postfach weitestgehend ungeeignet. Geringes Speichervolumen, Größenbegrenzungen bei den Dateianhängen und die mangelhafte Verschlüsselung der Kommunikation sind nur einige der Nachteile von Free-Mail-Accounts. Die Finanzierung durch Werbung samt dem ständigen Aufploppen von Bannern auf den Seiten der Free-Mail-Anbieter spricht ebenfalls gegen den Gebrauch einer kostenlosen E-Mail-Adresse. Auch Ihr geschäftlicher Internetauftritt wirkt mit der standardisierten E-Mail-Adresse eines Massendienstes nur wenig professionell. Im Gegensatz dazu richten Sie sich mit den Mail-Paketen von STRATO Ihre individuelle Maildomain ein. So präsentieren Sie Ihre Firma optimal, auch in der Kunden- und Partnerkommunikation.


Top-Features, die Sie bei Free-Mail-Anbietern vergeblich suchen

Neben Datenschutz und -sicherheit bietet der E-Mail-Hosting-Service von STRATO zusätzlich Vorteile in puncto Speicherplatz: Während Free-Mail-Web-Anbieter meist nur ein sehr geringes Speichervolumen für ein- und ausgehende E-Mails bereitstellen, bietet STRATO Ihnen ausreichend Speicherplatz für Ihre privaten und geschäftlichen Nachrichten sowie für PDF- oder Multimedia-Dateien. Zudem können Sie in Ihrem STRATO-Postfach je nach gewähltem Produktpaket zusätzlich Termine, Erinnerungen und Kontakte verwalten.

  • Mit der konfigurierbaren Startseite alles im Blick:
    STRATO Webmail ist Ihre Organisationszentrale im Web. Ein Free-Mail-Posteingang bietet Ihnen in der Regel nur einen Überblick über eingegangene Mails in einer starren Ansicht. Beim STRATO Web-Mailer hingegen konfigurieren Sie die Startseite Ihres Postfachs nach Ihren individuellen Präferenzen. Per „Drag & Drop“ platzieren Sie ganz nach Ihren eigenen Vorstellungen Inbox, News-Feeds und nützliche Widgets.
  • Kontakte, Aufgaben und Kalenderfunktionen:
    Zusätzlich zu Ihrer E-Mail-Korrespondenz verwalten Sie in Ihrem STRATO Postfach Kontakte, Aufgaben und Termine über eine intuitive Nutzeroberfläche. Im Basis-Paket des STRATO Mail-Hostings steht Ihnen ein übersichtlicher Web-Kalender zur Verfügung. So verwalten Sie Termine und Aufgaben ortsunabhängig von jedem internetfähigen Gerät aus. Unterstützt werden Sie dabei von der praktischen Erinnerungsfunktion.
  • Team-Management und Aufgaben-Delegation:
    Entscheiden Sie sich für die Business-Variante des STRATO Mail-Hostings mit Premium-Postfächern, verfügen Sie mit den Profi-Features bei STRATO Webmail über professionelle Management-Tools für die firmeninterne Teamarbeit. Planen und organisieren Sie Termine und Arbeitsprozesse für das ganze Team, delegieren Sie Aufgaben und nutzen Sie die zentrale Verwaltung teamrelevanter Dokumente und Dateien in Ihrem STRATO E-Mail-Account.

Vorteile von STRATO Webmail

E-Mail-Adressen einrichten

Grundsätzlich sollten Sie und Mitarbeiter mit Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern jeweils eine eigene E-Mail-Adresse nutzen. Eine gängige Form ist z. B. vorname.nachname@firmendomain.tld oder nachname@firmendomain.tld. Das macht die Kommunikation persönlicher und verbindlicher.

Daneben kommen als allgemeine Kontaktadressen für Firmenwebsite und Visitenkarten z. B. kontakt@firmendomain.tld oder info@firmendomain.tld infrage. Je nach Unternehmensgröße können auch Adressen mit Funktionsbeschreibungen hilfreich sein (wie z. B. vertrieb@firmendomain.tld). Achten Sie – gerade bei geschäftlichen E-Mail-Adressen – darauf, eine rechtssichere E-Mail-Signatur einzurichten.


Wie lege ich eine E-Mail-Adresse an?

Im Administrationsbereich Ihres Hosters können Sie E-Mail-Adressen mit der Endung @IhreDomain.tld anlegen sowie sämtliche Einstellungen später wieder E-Mail-Adressen ändern. Als STRATO Kunde finden Sie diese Option im Kunden-Login (Ihr Paket -> E-Mails verwalten -> Neues Postfach anlegen).

Für jedes E-Mail-Postfach können Sie zudem sogenannte Alias bestimmen. Ein Alias ist eine eigenständige E-Mail-Adresse, bei der eingehende E-Mails jedoch in dasselbe Postfach gelangen wie die Mails an eine andere Adresse (bzw. ein anderes Alias). STRATO Kunden können bis zu zehn Alias pro E-Mail-Postfach im Kunden-Login (Ihr Paket -> E-Mail -> E-Mail-Verwaltung -> Postfach bearbeiten) vergeben.


E-Mails abrufen

E-Mails abrufen

Sie können auch von unterwegs mit STRATO Webmail ihre E-Mails lesen. Aber natürlich lassen sich Mails auch noch auf verschiedene andere Arten und Weisen abrufen. Nutzen Sie die Vorteile verschiedener Systeme, um für Kunden und Kollegen stets erreichbar zu sein.

Wie kann ich auf dem Handy E-Mails abrufen?

Mit STRATO Webmail können Sie Ihre E-Mails auch unterwegs über Ihr Smartphone abrufen. Die meisten Smartphones haben zudem eine Standard-Mail-Applikation (Mail-App) installiert. In den STRATO FAQ finden Sie Anleitungen, wie Sie E-Mail-Konten auf Ihrem Android-Smartphone oder iPhone oder Windows-Phone hinzufügen. Beliebte Alternativen sind die Apps K9Mail und Sparrow.


Wie kann ich auf dem Computer E-Mails abrufen?

STRATO Webmail lässt sich natürlich auch mit Mail-Programmen für den Computer abrufen. Auch hierzu finden Sie in den FAQ Anleitungen, wie Sie STRATO Webmail in Verbindung mit den meistgenutzten Programmen, Outlook 2010, Outlook 2013 und Mozilla Thunderbird, nutzen können.


E-Mail-Adressen einrichten

Nachrichten organisieren

Wenn sämtliche eingehenden E-Mails ohne Organisation in Ihrem Posteingang landen, könnten Sie mitunter schnell den Überblick verlieren. Mit Weiterleitungen und Alias-Adressen lässt sich der zunehmende E-Mail-Verkehr effektiv kanalisieren. Wichtige Nachrichten heben Sie am besten hervor, damit sie nicht so schnell untergehen. Über Filterregeln können Sie Ihre E-Mails automatisch sortieren. Um sich außerdem vor Spam zu schützen, haben Sie u. a. die Möglichkeit, sich auf eine sogenannte Robinsonliste setzen zu lassen.

Wie richte ich eine Weiterleitung ein?

Sie können E-Mails verschiedener Adressen an ein zentrales Postfach weiterleiten. Das ist vor allem dann empfehlenswert, wenn Sie mehrere Adressen für vergleichbare Funktionen haben (wie z. B. kontakt@firmendomain.tld und info@firmendomain.tld). Indem Sie so den E-Mail-Verkehr bündeln, behalten Sie auch dann den Überblick, wenn Sie viele E-Mail-Adressen eingerichtet haben.

Für eine Weiterleitung nutzen STRATO Kunden die Filterfunktion im Kunden-Login. Setzen Sie neben der Adresse, die umgeleitet werden soll, ein Häkchen und klicken Sie auf Filter bearbeiten. Erstellen Sie hier eine Regel mit den Bedingungen An sowie trifft genau zu und geben Sie die aktuelle Adresse an, von der die Mails weitergeleitet werden sollen. Anschließend wählen Sie als auszuführende Aktion Umleiten nach und tragen die Ziel-Adresse ein.

Lassen sich Nachrichten priorisieren?

Um die Bedeutung von Nachrichten schnell einzuordnen, können Sie diese kategorisieren und farblich markieren. In STRATO Webmail heben Sie Nachrichten über kleine farbige Fähnchen („flags“) hervor: Klicken Sie auf die Mail, die Sie markieren möchten, und dann auf das kleine Flag-Symbol in der Menüleiste. Wählen Sie nun eine der zehn zur Verfügung stehenden Farben aus.

Wie lege ich Ordner an?

Mit einer individuellen Ordnerstruktur behalten Sie den Überblick über Ihre eingehenden E-Mails. Legen Sie zum Beispiel einen Ordner für Rechnungen, einen für Bestellungen und einen für Kundenanfragen an. Klicken Sie dazu auf den sogenannten Burger-Button (das Symbol mit den drei waagerechten Strichen) neben dem Ordner Posteingang, wählen Sie dort Neuen Ordner hinzufügen und geben Sie dem neuen Unterordner eine kurze Bezeichnung. Anschließend können Sie Ihre E-Mails einfach mit gedrückt gehaltener linker Maustaste dorthin ziehen.


Nachrichten organisieren

STRATO Webmail: Kalender nutzen

Den Kalender von STRATO Webmail können Sie über die Menüleiste aufrufen. Klicken Sie anschließend auf Neu und geben Sie an, wann und wo ein Termin stattfinden soll. Sie können den Termin für eine bessere Übersicht auch kategorisieren: Klicken Sie unter Farbe z. B. auf rot für geschäftliche Angelegenheiten, damit der Zeitpunkt im Kalender farblich hervorgehoben wird.

Weitere Teilnehmer laden Sie über das Feld Teilnehmer/Ressource hinzufügen ein: Sobald Sie in das Feld etwas eintippen (z. B. „ga“ für „Gabi“), werden Ihnen alle passenden E-Mail-Adressen aus Ihrem Adressbuch zur Auswahl angezeigt.

Bei Terminen, für die Sie das Häkchen bei privat gesetzt haben, sehen gemeinsame Nutzer weder den Betreff noch die Beschreibung des Termins, sondern lediglich, dass Sie keine Zeit haben. Indem Sie solche Termine auf PC und Smartphone miteinander synchronisieren, sind Sie und Ihre Kollegen stets auf dem neuesten Stand.


Kontakte verwalten

Das Adressbuch rufen Sie über den gleichlautenden Menüpunkt der oberen Menüleiste auf. Über die Schaltfläche Neu können Sie nun einen neuen Kontakt anlegen und dem Eintrag neben den üblichen Kontaktdaten auch individuelle Informationen beifügen. Unter Neu finden Sie auch die Option, eine eigene Verteilerliste anzulegen: Vergeben Sie einen Namen für den Verteiler und tragen Sie in der Adresszeile alle Mailadressen ein, die diesem Verteiler angehören sollen.

In der Übersicht des Adressbuchs navigieren Sie über die vertikal angeordnete Buchstabenleiste auf der linken Seite bequem zu den Kontakten mit dem jeweiligen Anfangsbuchstaben des Nachnamens.

Wollen Sie Ihre Kontakte aus einer Anwendung in eine andere übertragen, müssen die Daten aus einer Umgebung exportiert und in die andere importiert werden. In den meisten Fällen ist hierfür das CSV-Format (kommagetrennte Werte) die beste Wahl.


Web Mail aus Deutschland

Aufgaben erstellen

Erstellen Sie nach dem Einloggen eine neue Aufgabe über die Schaltflächen Aufgaben und Neu. Definieren Sie Beginn und Ende (Fälligkeitstermin) der Aufgabe. Geben Sie ggf. weiter unten an, zu wie viel Prozent die Aufgabe schon erledigt ist und mit welcher Priorität Sie sich dieser Aufgabe widmen wollen.

Damit Sie immer alle die Aufgabe betreffenden Informationen und Materialien dabeihaben, können Sie Dokumente an die Aufgabe anhängen. Unter Details tragen Sie ggf. geschätzte/tatsächliche Dauer und Kosten sowie weitere Informationen zur Aufgabe ein.


Den Überblick behalten mit der Portal-Seite

Auf der Portal-Seite von STRATO Webmail behalten Sie alle wichtigen Dinge im Blick. Dabei stellen Sie sich diese Übersicht mit Widgets selbst zusammen: Wählen Sie neben den Widgets für Posteingang, Aufgaben und Termine auch das für die Anzeige von Geburtstagen, Ihrer Benutzerdaten oder des verfügbaren Speicherplatzes. Mit einem RSS-Feed können Sie außerdem das Portal zur News-Plattform erweitern.

Ziehen Sie die Widgets per „Drag & Drop“ an die für Sie günstigste Stelle, personalisieren Sie Widgets durch die Vergabe verschiedener Farben und legen Sie fest, dass die Portal-Ansicht auf Smartphones auf die Widget-Übersicht reduziert wird.


Sicherheit E-Mail-Hosting

Sicherheit mit E-Mail-Hosting von STRATO

Bei STRATO liegt uns vor allem Ihre Sicherheit im Web am Herzen: Free-Mail-Provider bieten als kostenloses Angebot meist nur an, dass sich Nutzer eine E-Mail-Adresse einrichten, mit der sie E-Mails versenden und empfangen können. Weitere Funktionen sind bei diesen Anbietern mit zusätzlichen Kosten verbunden. Doch selbst wenn Sie nur diese eine E-Mail-Option benötigen, birgt das kostenlose Angebot Risiken: Der notwendige Datenschutz für die von Ihnen gesendeten und gespeicherten E-Mails genießt bei einem Free-Mail-Account meist nicht denselben Stellenwert wie beim professionellen E-Mail-Hosting-Service von STRATO. Bei allen unseren Mail-Produkten bieten wir Ihnen:

  • TÜV-zertifizierte Rechenzentren:
    Die STRATO Rechenzentren gehören zu den sichersten der Welt. Unsere hohen Sicherheitsstandards werden vom TÜV jährlich nach ISO 27001 geprüft und entsprechen den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien. Wenn Sie sich für ein Mail-Hosting bei STRATO entscheiden, können Sie sich sicher sein, dass Ihre Daten ausschließlich innerhalb der deutschen Staatsgrenzen und nach geltendem deutschen Recht verarbeitet werden.
  • Produktspezifische Sicherheits-Features:
    Anders als bei vielen Free-Mail-Anbietern haben Viren, Trojaner oder Phishing-Versuche bei unserem professionellen E-Mail-Hosting keine Chance. Eigens für die STRATO Mail-Produkte wurde die Schutzsoftware STRATO ServerSide Security entwickelt. Mit STRATO ServerSide AntiVirus und STRATO ServerSide AntiSpam sorgt diese Software für eine sichere und störungsfreie Nutzung Ihres STRATO E-Mail-Accounts.
  • Durchgängige Transportverschlüsselung via SSL:
    STRATO schützt Ihre privaten Nachrichten nicht nur auf den Hochsicherheitsservern im STRATO Rechenzentrum; auch der Transportweg bei der Übermittlung einer Mail ist bei STRATO automatisch mittels SSL-Technologie gesichert. Dieser Verschlüsselungsmechanismus schützt Ihre elektronische Post zuverlässig vor dem Zugriff Dritter, sofern auch das Mail-Hosting des Empfängers die Verschlüsselung via SSL unterstützt. Garantiert wird die verschlüsselte Übertragung hingegen innerhalb der E-Mail-Sicherheitsinitiative „E-Mail made in Germany“ (EMiG). Versenden Sie Mails innerhalb des EMiG-Verbunds, wird Ihnen die verschlüsselte Übertragung Ihrer Nachricht durch einen grünen Pfeil in Ihrem Web-Mailer angezeigt.

Fazit

  • weltweiter Zugriff auf Mails, Kontakte, Termine und Daten
  • ausreichend Speicherplatz für private und geschäftliche Nachrichten sowie für PDF- oder Multimedia-Dateien
  • professionelle Management-Tools für die firmeninterne Teamarbeit
  • Datenverarbeitung in nach ISO 27001 geprüften STRATO Rechenzentren
  • durchgängige Transportverschlüsselung mittels SSL zwischen Teilnehmern der E-Mail-Sicherheitsinitiative „E-Mail made in Germany“ (EMiG)
  • Geprüfte Sicherheit

    Geprüfte Sicherheit
  • Service-Sieger

    Service-Sieger
  • 24/7-Support (optional)

    24/7-Support
  • Deutscher Datenschutz

    Deutscher Datenschutz