Müssen Freiberufler auf E-Rechnungen umstellen, sollten sie prüfen, ob die vorhandene Software die Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllt. Dabei sind insbesondere folgende Fragen relevant: Buchhaltungs- oder Rechnungstools: Können bestehende Programme zur Rechnungsstellung strukturierte E-Rechnungen in den zulässigen Formaten (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) erzeugen und versenden?

E-Mail-Programme: Ist es möglich, strukturierte Rechnungsformate als Anhang zu versenden, sofern kein integrierter Rechnungsversand über eine Buchhaltungssoftware erfolgt? Dies ist essenziell, denn der bloße Versand einer PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung. Rechnungen an den öffentlichen Sektor: Welche Art der Übermittlung ist für E-Rechnungen an öffentliche Träger vorgesehen?

Der Hintergrund: Bei Leistungen für Behörden oder öffentliche Auftraggeber muss in der Regel das Format XRechnung verwendet werden. Hier ist zudem häufig eine Übermittlung über zentrale Plattformen oder Portale obligatorisch (z. B. über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes – ZRE). Freiberufler, die E-Rechnungen an den öffentlichen Sektor stellen, sollten sich mit den Portalen vertraut machen.

• Buchhaltungs- oder Rechnungstools: Können bestehende Programme zur Rechnungsstellung strukturierte E-Rechnungen in den zulässigen Formaten (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) erzeugen und versenden?

• E-Mail-Programme: Ist es möglich, strukturierte Rechnungsformate als Anhang zu versenden, sofern kein integrierter Rechnungsversand über eine Buchhaltungssoftware erfolgt? Dies ist essenziell, denn der bloße Versand einer PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung. 

• Rechnungen an den öffentlichen Sektor: Welche Art der Übermittlung ist für E-Rechnungen an öffentliche Träger vorgesehen? Der Hintergrund: Bei Leistungen für Behörden oder öffentliche Auftraggeber muss in der Regel das Format XRechnung verwendet werden. Hier ist zudem häufig eine Übermittlung über zentrale Plattformen oder Portale obligatorisch (z. B. über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes – ZRE). Freiberufler, die E-Rechnungen an den öffentlichen Sektor stellen, sollten sich mit den Portalen vertraut machen.

Um das ZRE nutzen zu können, ist eine einmalige Registrierung nötig. Danach lassen sich E-Rechnungen per Upload, E-Mail oder Web-Erfassung übermitteln. Die Web-Erfassung ermöglicht es kleinen Unternehmen ohne entsprechende E-Rechnungs-Software, Rechnungsdaten direkt über eine Online-Maske einzugeben. Nach der Übermittlung lässt sich eine rechtskonforme E-Rechnung im XML-Format herunterladen.

Wer umsatzsteuerpflichtige B2B-Leistungen im Inland erbringt, profitiert bei der Rechnungsstellung von einem zügigen und einheitlichen Wechsel auf das elektronische Format. Um E-Rechnungen rechtskonform und zugleich effizient einzusetzen, sollten Freiberufler ihre internen Abläufe aktiv auf das neue Format umstellen:

• Kanäle der Kundschaft erfassen: Damit es möglich ist, eine E-Rechnung zu empfangen , müssen zunächst die Kanäle des Kunden abgefragt werden. Dazu zählen E-Mail-Adressen oder die bevorzugten Übertragungswege, zum Beispiel Portale und Schnittstellen.
• Rechnungsdokumente und AGB aktualisieren: Der Hinweis auf die Nutzung von E-Rechnungen gehört klar sichtbar in die AGB oder direkt auf die Rechnung. So lassen sich Rückfragen vermeiden.
• Abläufe testen und Zuständigkeiten festlegen: Vor dem endgültigen Umstieg ist es nötig, den kompletten Prozess zu testen – von der Erstellung über den Versand bis zur Archivierung. Da durch die Umstellung auf E-Rechnung neue Aufgaben entstehen, ist es wichtig klare Zuständigkeiten festzulegen: Wer erstellt die Rechnung? Wer prüft die Kundendaten? Wer übernimmt den Versand? Ohne klare Verantwortlichkeiten im Team besteht die Gefahr von Fehlern und Verzögerungen oder gar Verstößen gegen rechtliche Vorgaben.
• E-Rechnungen als Standard festlegen: Auch wenn aktuell noch keine generelle Pflicht zum Versenden der E-Rechnung für Freiberufler besteht, können viele Geschäftspartner solche Formate bereits empfangen und verarbeiten. Wer frühzeitig umstellt, erleichtert nicht nur die eigene Buchhaltung, sondern auch die Zusammenarbeit mit der Kundschaft.

Laut den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) müssen Freiberufler E-Rechnungen verarbeiten und archivieren. Das bedeutet: Es ist nötig, den strukturierten Teil einer elektronischen Rechnung so zu archivieren, dass sie jederzeit in der Originalform zur Verfügung stehen. Das gelingt über spezielle rechtssichere (Buchhaltungs-)Tools oder zum Beispiel der rechtssicheren E-Mail-Archvierung von STRATO Mail .

Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format mit elektronischen Rechnungsdaten vorliegen, das maschinell auslesbar ist und eine digitale Übermittlung ermöglicht. Wird die Rechnung ausgedruckt, geht dieser strukturierte Aufbau verloren – sie gilt dann lediglich als Papierrechnung und verfehlt die Anforderungen an eine echte, rein digitale E-Rechnung.

Ja, für Selbstständige und Freiberufler gelten bei der E-Rechnung dieselben Kriterien und Übergangsfristen – entscheidend ist die umsatzsteuerpflichtige B2B-Leistung im Inland, nicht die Berufsbezeichnung.