Abwesenheitsnotiz - Vorlage für den Autoresponder

Ist es Ihnen für einen gewissen Zeitraum nicht möglich, regelmäßig Ihre Mails abzurufen, empfiehlt es sich, die Absender eingehender Nachrichten über Ihre Abwesenheit in Kenntnis zu setzen. Bei allen erstellten E-Mail-Adressen innerhalb der STRATO Mail-Produkte steht Ihnen für die automatische Beantwortung eingehender E-Mails die Autoresponder-Funktion zur Verfügung, bei sogenannten temporären E-Mail-Adressen ist diese Funktion nicht vorhanden. Der Autoresponder beantwortet eingehende E-Mails automatisch mit einem individuellen Standardtext. So weiß der Absender einer E-Mail, dass seine Nachricht angekommen ist. Zudem bietet Ihnen eine solche Abwesenheitsnotiz die Möglichkeit, Freunde oder Geschäftspartner darüber zu informieren, wann Sie voraussichtlich wieder erreichbar sein werden. Erfahren Sie hier, welche Möglichkeiten Ihnen der Autoresponder bietet und wie Sie die Funktion bei STRATO mit wenigen Klicks einrichten.

• Abwesenheitsnotiz einrichten: bei STRATO mit wenigen Klicks erledigt
• Mit der Abwesenheitsnotiz bleibt keine Mail unbeantwortet
• Individuell konfigurierbarer Autoresponder mit Standardvorlagen
• Professionelle Organisation durch automatische Eingangsbestätigung
• Bebilderte Anleitung im STRATO FAQ-Center
• Weitere Funktionen im Vergleich zu anderen Anbietern sind bei STRATO Mail inklusive

Wollen Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, ist zunächst wichtig, auf welche Art Sie auf Ihre Mails zugreifen: via Webmail oder per Client. Mail-Programme wie Thunderbird oder MS Outlook unterstützen eine automatische Abwesenheitsnotiz, diese wird jedoch nur dann an den Absender einer eingehenden Nachricht versendet, wenn Ihr Computer und das E-Mail-Programm eingeschaltet sind. Komfortabler ist die Einrichtung der Abwesenheitsnotiz mit STRATO Webmail. Diese Anwendung beantwortet Ihre eingehenden E-Mails immer, auch wenn Sie selbst offline sind.

• Melden Sie sich bei STRATO Webmail mit Benutzername und Passwort an. Beachten Sie dabei die Hinweise zur Verwendung gemeinsam genutzter Computer.
• Wählen Sie im Einstellungsmenü den Menüpunkt E-Mail. Klicken Sie anschließend auf Abwesenheit.
• Formulieren Sie einen E-Mail Betreff und den Benachrichtigungstext. Insgesamt stehen Ihnen für die Abwesenheitsnotiz inklusive Betreff 3.000 Zeichen zur Verfügung.
• Definieren Sie nun den Zeitraum, in dem die Abwesenheitsnotiz an eingehende Nachrichten versendet werden soll
• Setzen Sie ein Häkchen bei Abwesenheitsbenachrichtigung ist aktiviert, um den Autoresponder zu aktivieren.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche speichern, um die Konfiguration Ihrer Abwesenheitsnotiz abzuschließen.

Sie möchten den Autoresponder wieder deaktivieren? Löschen Sie einfach das Häkchen bei Abwesenheitsbenachrichtigung ist aktiviert im selben Menü und speichern die Einstellung erneut. Möchten Sie noch einmal genau nachlesen, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, werfen Sie einen Blick ins FAQ-Center von STRATO. Auf der entsprechenden Themenseite finden Sie übersichtliche Schritt-für-Schritt-Informationen mit Screenshots.

Prinzipiell sind Ihnen bei der Formulierung Ihrer Abwesenheitsnotiz keine Grenzen gesetzt. Kommunizieren Sie mit Ihrem Postfach rein privat, reicht eine formlose Nachricht, um Freunde und Bekannte auf Ihre Abwesenheit hinzuweisen. Im geschäftlichen Bereich und speziell bei Positionen mit Kundenkontakt haben sich jedoch sowohl formale als auch inhaltliche Standards etabliert, um Geschäftspartner über eine Abwesenheit und die damit zusammenhängende Unerreichbarkeit zu informieren:

• Formale Besonderheiten der geschäftlichen Abwesenheitsnotiz: Wenn Sie für Ihr berufliches E-Mail-Konto eine Abwesenheitsnotiz erstellen, empfiehlt es sich, einen Geschäftsbrief mit Firmenlogo als Vorlage zu verwenden. So vermeiden Sie Unsicherheiten und verschaffen sich einen professionellen Auftritt im Netz. Klassisch sind eine höfliche Anrede mit Dank für die gesendete Nachricht, ein kurzer Fließtest mit den nötigen Informationen und ein freundlicher Abschiedsgruß. Stehen Sie beruflich mit internationalen Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt, kann eine korrekt formulierte englische Version der Notiz sinnvoll sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Zahlreiche businesstaugliche Beispiele der Abwesenheitsnotiz finden Sie als Vorlage zum Beispiel im Internet. Diese müssen häufig nur um persönliche Angaben und den entsprechenden Zeitraum ergänzt werden.
• Inhaltliche Besonderheiten der geschäftlichen Abwesenheitsnotiz: Zu den wichtigsten Informationen für Geschäftskontakte gehören die Dauer der Abwesenheit und der Zeitpunkt, an dem Sie wieder erreichbar sind. Sollte es während dieser Zeit einen Mitarbeiter geben, der als Ansprechpartner für Ihre E-Mail-Kontakte fungiert, empfiehlt es sich, in der Abwesenheitsnotiz die Kontaktdaten der Vertretung zu nennen. In vielen Firmen werden eingehende Nachrichten im Falle einer Abwesenheit an andere Mitarbeiter weitergeleitet. Auch dies sollten Sie den Absendern eingehender E-Mails im Autoresponder mitteilen. Bemühen Sie sich beim Verfassen der Vorlage um eine positive Formulierung, um dem Absender zu zeigen, dass sein Anliegen nicht unbeachtet bleibt. Vage Äußerungen wie „Eventuell schaue ich auch im Urlaub in mein E-Mail-Postfach“ sollten vermieden werden.