Pflichtangaben für Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur
E-Mail-Archivierung für geschäftsrelevante Vorgänge
Die E-Mail Signatur – Ihre Visitenkarte im Internet
Eine E-Mail Signatur ist mehr als nur die Unterschrift unter Ihren E-Mails. Im geschäftlichen E-Mail-Verkehr ist die Signatur das Pendant zum Briefkopf einer klassischen Drucksache. Sie erfüllt die Funktion der präzisen Absenderangabe und ist in der formellen Kommunikation unerlässlich. Mit einem STRATO Email Account erstellen Sie Ihre E-Mail-Adresse und richten zudem Mail-Signaturen bequem über STRATO Webmail (vormals Communicator) ein. Legen Sie in Ihrem E-Mail Center bei STRATO eine oder mehrere Signaturen für berufliche oder private Zwecke an, definieren Sie Standard-Signaturen und konfigurieren Sie, wie Ihre Signaturen verwendet werden sollen. Während Sie im privaten E-Mail-Verkehr gänzlich frei sind, Ihre E-Mail Signatur so zu gestalten, wie es Ihnen schön und zweckdienlich erscheint, haben sich in der Geschäftskommunikation gewisse Standards etabliert, die teilweise auch auf rechtlichen Vorgaben fußen. Erfahren Sie im Folgenden, mit welchen Angaben Sie geschäftliche E-Mails versehen sollten.
Nutzen Sie HTML-Text, um Ihre Signaturen zu formatieren
Pflichtangaben für die geschäftliche E-Mail-Signatur
Im Berufsalltag ersetzt die E-Mail den postalischen Brief in diversen Situationen, in denen es auf Schnelligkeit und Effizienz ankommt. Der Gesetzgeber hat sich daher entschlossen, die E-Mail unter den Begriff des Geschäftsbriefs zu fassen. Verschiedene Vorschriften in Bezug auf Geschäftsbriefe wurden daher durch das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)“ um die Formulierung „gleichviel welcher Form“ erweitert. Die Änderung trat zum 1. Januar 2007 in Kraft. Für eine geschäftliche E-Mail gelten seitdem die gleichen Pflichtangaben, wie diese Vorschriften sie für ein Geschäftsbrief auf Papier vorsehen – eine Handhabung, die auch schon vor der Anpassung der Gesetzestexte gängige Praxis war. Die gesetzlichen Pflichtangaben sollen den Empfängern geschäftlicher Mitteilungen die Möglichkeit bieten, sich umfassend über die Verhältnisse des Unternehmens, das als Absender auftritt, zu informieren.
Name der Firma in wörtlicher Übereinstimmung mit dem im Handelsregister
Rechtsformzusatz
Ort der Handelsniederlassung
Registergericht
Handelsregisternummer
Name der Firma in wörtlicher Übereinstimmung mit dem im Handelsregister
Rechtsform der Gesellschaft
Sitz der Gesellschaft
Registergericht
Handelsregisternummer der Gesellschaft
Name der Firma in wörtlicher Übereinstimmung mit dem im Handelsregister
Rechtsform der Gesellschaft
Sitz der Gesellschaft
Handelsregisternummer der Gesellschaft
Alle Vorstandsmitglieder mit Vor- und Familiennamen
Vorsitzender des Vorstands mit Vor- und Familienname
Vorsitzender des Aufsichtsrats mit Vor- und Familienname
Gilt auch für Unternehmer Gesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG)
Name der Firma in wörtlicher Übereinstimmung mit dem im Handelsregister
Rechtsform der Gesellschaft
Sitz der Gesellschaft
Registergericht
Handelsregisternummer
Alle Geschäftsführer inklusive stellvertretende Geschäftsführer mit Vor- und Familiennamen
Gewerbetreibende, die es versäumen, ihre E-Mail Signatur mit Pflichtangaben zu versehen, laufen Gefahr, von der Konkurrenz abgemahnt zu werden. Als Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“ können alle Mitteilungen angesehen werden, die eine nach außen gerichtete schriftliche Mitteilung mit geschäftsbezogenem Inhalt darstellen. Die unternehmensinterne Kommunikation ist von den Pflichtangaben nicht betroffen. Gleiches gilt für E-Mails, denen die Geschäftsbezogenheit fehlt.
E-Mail-Archivierung für geschäftsrelevante Vorgänge
Als Unternehmer sollten Sie nicht nur Ihre Signatur und die Ihrer Angestellten im Blick behalten, sondern auch jede geschäftsrelevante E-Mail-Kommunikation für das Finanzamt sicher archivieren. STRATO unterstützt Sie dabei, Ihre Firmen-Mails GoBD-konform aufzubewahren, ohne in Konflikt mit dem Datenschutz zu kommen.
Sie können ganz komfortabel die E-Mail-Archivierung von STRATO optional zu Ihrem Mail-Paket hinzubuchen oder später in Ihrem passwortgeschützten Kunden-Login bestellen.
