E-Mail Aufbau
Tipps für die perfekte E-Mail
- Wie Sie eine E-Mail strukturiert aufbauen
- Diese Elemente dürfen nicht fehlen
- So gestalten Sie den Aufbau einer E-Mail-Adresse
Überblick: Warum ist der korrekte Aufbau einer E-Mail wichtig?
Mit der Verbreitung des Internets in den 1990er Jahren hat sich die E-Mail zu einem Standardweg der Kommunikation entwickelt. Im privaten Bereich nutzen die meisten Menschen heute Messenger-Dienste auf dem Smartphone. Für offizielle Anliegen und im geschäftlichen Kontext sind E-Mails jedoch nach wie vor das Kommunikationsmittel der Wahl. Ähnlich wie bei Briefen sollte der E-Mail-Aufbau gewissen formellen Standards folgen. Diese gewährleisten, dass die Kommunikation effektiv und klar bleibt: Wer eine Mail erhält, weiß dann genau, an welcher Stelle welche Information zu finden ist.
Diese folgenden 5 Bestandteile dürfen in keiner Mail fehlen:
1. Betreff
Der Betreff einer E-Mail ist eine prägnante Zusammenfassung des Inhalts und gilt als wichtiger Teil im E-Mail-Aufbau: Über die Betreffzeile wird deutlich, was die lesende Person erwartet. Beachten Sie diese Punkte, wenn Sie einen E-Mail-Betreff formulieren:
Kürze
Bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt und verwenden Sie relevante Schlagworte, beispielsweise „Retoure“, „Reklamation“ oder „Terminabsage“.
Eindeutigkeit
Vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten. Alles, was hilft, die E-Mail einem Vorgang oder Ihrer Person zuzuordnen, ist im Betreff gut aufgehoben. Dazu gehören Kunden-, Rechnungs- und andere Referenznummern. Bei Terminvereinbarungen oder -absagen ist das Datum essenziell.
Dringlichkeit
Durch den Zusatz „Dringend“ können Sie darauf aufmerksam machen, dass Ihre Nachricht eilig ist. Auch die Angabe einer Frist ist in der Betreffzeile denkbar.
Vermeiden Sie Rechtschreibfehler im Mail-Betreff. Sie könnten dazu führen, dass der Spamfilter des Empfängerpostfachs anschlägt. Dasselbe gilt für Begriffe wie „gratis“ oder Zeichenfolgen mit vielen Sonderzeichen, die häufig mit E-Mail-Junk in Verbindung gebracht werden.
2. Anrede
Wie in einem Brief sollte auch die Anrede in einer E-Mail respektvoll und persönlich ausfallen. Die genaue Formulierung hängt davon ab, ob Sie die empfangende Person privat kennen oder beim höflichen „Sie“ bleiben.
Formelle Ansprache bei offiziellen E-Mails
Ist die Empfängerin oder der Empfänger unbekannt, so lautet die Anrede bei Nachrichten mit offiziellem Charakter „Sehr geehrte Damen und Herren“. Wer den Namen einer Kontaktperson weiß, kann eine seriöse E-Mail mit der Anrede „Sehr geehrte Frau [Nachname]“ oder „Sehr geehrter Herr [Nachname]“ beginnen.
Tipp: „Guten Tag [vollständiger Name]“ ist eine genderneutrale Formulierungsmöglichkeit, welche die Anrede „Herr/Frau“ umgeht. Diese Variante hat sich auch in der Kommunikation mit internationalen Ansprechpersonen durchgesetzt, wo nicht immer klar ist, welche Namensbestandteile zum Vor- und Nachnamen gehören.
Informelle Anrede bei persönlicher Bekanntschaft
Wer zur Kontaktperson in einem persönlichen Verhältnis steht, kann lockere Varianten zur Begrüßung nutzen. Beispiele sind:
● „Liebe [Vorname]“
● „Hi [Vorname]“
● „Guten Morgen [Vorname]“
Auf die Details kommt es an
Bei der Ansprache in der Mail ist Sorgfalt von größter Relevanz: Die korrekte Schreibweise des Namens zeugt von Professionalität im E-Mail-Aufbau. Besitzt die Kontaktperson einen akademischen Grad oder Adelstitel, sollten diese mit genannt werden.
Protokollarisch gelten in Deutschland folgende Regeln:
- Akademische Grade werden in der schriftlichen Anrede ausgeschrieben: „Sehr geehrter Herr Professor [Nachname]“ oder „Sehr geehrte Frau Professorin [Nachname]“. Bei einem Doktortitel lautet die Anrede für Frauen und Männer in einer E-Mail dagegen „Sehr geehrte Frau Doktor [Nachname]“ oder „Sehr geehrter Herr Doktor [Nachname]“. Aber: Bachelor-, Master-, Magister- und Diplomgrade finden in der Ansprache üblicherweise keine Erwähnung.
- Adelstitel sind Teil der Anrede. Personen, deren Familienname eine Adelsbezeichnung beinhaltet, spricht man wie folgt an: „Sehr geehrte Gräfin [Familienname]“.
In Kombination lautet die korrekte Reihenfolge akademischer Grad, Vorname und Familienname mit Adelstitel, beispielsweise „Sehr geehrter Doktor [Vorname] Graf von [Familienname mit vorangestellter Adelsbezeichnung „von“]“.
3. E-Mail Aufbau: Der Text im Fokus
Knapp, aber höflich: Verwenden Sie möglichst wenig Sätze und bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt. Je präziser der Inhalt formuliert und je kürzer der E-Mail-Aufbau gehalten ist, desto schneller erfassen Adressaten und Empfängerinnen die Botschaft. Absätze helfen bei einer sinnvollen Gliederung.
Einleitung
Die ersten Sätze legen den Zweck der E-Mail dar oder stellen einen Bezug zur vorherigen Kommunikation her. Auch hier gilt: Liegen Referenznummern vor, hilft dies der empfangenden Person, den Vorgang zuzuordnen.
Hauptteil
Legen Sie klar strukturiert die Hauptinformation der E-Mail dar. Nutzen Sie dabei Formatierungsmöglichkeiten wie:
- Aufzählungspunkte
- Nummerierungen
- Fettungen
Sie unterstützen die lesende Person, sich noch schneller im Text zurechtzufinden. Weisen Sie im Text auf Anhänge hin, die Sie der Mail beifügen. So vermeiden Sie, dass Lesende angefügte Dateien übersehen.
Schluss
Im Schluss der E-Mail ist Raum, um das Geschriebene kurz zusammenzufassen. Zudem können Sie hier eine Bitte oder Handlungsaufforderung an die Adressatin oder den Empfänger formulieren.
Mögliche Beispiele lauten:
- „Mit der Bitte um Bearbeitung“
- „Könnten Sie mir bitte Details zu [Thema] zusenden?“
- „Ich freue mich auf dein Feedback“
- „Ich bitte um Ihre Rückmeldung bis zum [Datum]“
Wenn Sie eine Reaktion bis zu einem bestimmten Zeitpunkt wünschen, ist es sinnvoll, die Frist im Schlussteil Ihrer E-Mail zu nennen.
4. Grußformel
Wie jeder Brief endet auch eine E-Mail mit einer passenden Grußformel. Ähnlich wie bei der Anrede hängt die Auswahl der Schlussformel davon ab, wie gut sich die absendende und die empfangende Person kennen:
- Formelles Ende: „Mit freundlichen Grüßen“, „freundliche Grüße“, „mit besten Grüßen“
- Informell: „Viele Grüße“, „liebe Grüße“, „herzliche Grüße“
5. Signatur
Eine E-Mail-Signatur ist ein automatisch hinzugefügter Textpassus, der vor allem im geschäftlichen Kontext Verwendung findet. Er lässt sich individuell erstellen und enthält üblicherweise:
- Name
- Position
- Kontaktinformationen
In vielen E-Mail-Programmen, zum Beispiel Outlook oder Thunderbird, lässt sich die E-Mail-Signatur individuell gestalten und formatieren. Wer möchte, kann die Grußformel direkt mit hinterlegen. Dies geht mit einer Zeitersparnis beim Schreiben der Mail einher und sorgt für einen sauberen E-Mail-Aufbau.
Eigene E-Mail-Adresse: Aufbau und Länge
Um Seriosität auszudrücken, sollte der Aufbau einer E-Mail-Adresse grundlegenden Kriterien folgen: Vermeiden Sie humorvolle Spitznamen oder Zusätze und setzen Sie stattdessen auf eine individuelle und aussagekräftige E-Mail-Adresse mit geringer Komplexität. Je knapper eine E-Mail-Adresse gehalten ist, desto einfacher ist die Handhabung.
Technisch gesehen darf eine E-Mail-Adresse inklusive @-Zeichen und Domain bis zu 254 Zeichen lang sein. In der Praxis haben sich aber deutlich kürzere E-Mail-Adressen bewährt: Je knapper eine Mail-Adresse ausfällt, desto einfacher lässt sie sich eintippen und am Telefon diktieren. Wägen Sie ab, ob Sie Ihren vollen Vor- und Nachnamen in den Aufbau der E-Mail-Adresse integrieren möchten – oder ob Varianten davon denkbar sind. Folgende Möglichkeiten dienen als Inspiration:
| Schema | Beispiel |
| Vorname und Nachname | max.mustermann@beispieldomain.de |
| Anfangsbuchstabe des Vornamens und Nachname | m.mustermann@beispieldomain.de |
| Nachname | mustermann@beispieldomain.de |
| Initialen | mm@beispieldomain.de |
Tipps für die E-Mail-Adresse mit eigener Domain
- Laufen unter einer eigenen Domain nicht nur eine, sondern mehrere E-Mail-Adressen, ist ein einfaches, klares und einheitliches Schema für alle Adressen sinnvoll.
- Je kürzer die E-Mail-Adressen ausfallen, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Doppelungen kommt: Basiert der Aufbau der E-Mail-Adresse auf Namensinitialen, hätten Max Mustermann (mm@beispieldomain.de) und Monika Müller (mm@beispieldomain.de) Anspruch auf dieselbe E-Mail-Adresse. In einem solchen Fall ist dann eine Regel nötig, die greift, damit beide unterschiedliche E-Mail-Adressen und verschiedene Postfächer bekommen – beispielsweise das Hinzuziehen von Ziffern, um eine Unterscheidung zu treffen: mm1@beispieldomain.de für Max Mustermann und mm2@beispieldomain.de für Monika Müller.
- Ihre persönliche Domainendung signalisiert Professionalität und trägt Ihre Markenidentität nach außen. Integrieren Sie Ihre individuelle E-Mail-Adresse einfach in verschiedene E-Mail-Anwendungen, zum Beispiel Outlook und Thunderbird und profitieren Sie auf Wunsch von der DSGVO-konformen Mail-Archivierung: Geschäftliche E-Mails und Anhänge bewahren Sie mit STRATO Mail-Archivierung rechtssicher nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und unterlagen in elektronischer Form (GoBD) auf.
- Achten Sie auf Konsistenz und überlegen Sie vorher gut, welches Schema zu Ihrer Organisation passt. Wer häufig E-Mail-Adressen telefonisch übermittelt, profitiert von möglichst knappen und eingängigen Adressen, die zum Beispiel nur auf den Initialen beruhen.
Häufige Fragen zum E-Mail Aufbau
Wo ist der Aufbau einer E-Mail festgelegt?
Die DIN 5008 wurde vom Deutschen Institut für Normung e. V. (DIN) für die professionelle Textgestaltung im geschäftlichen Kontext entwickelt. Zuletzt 2020 aktualisiert, enthält die DIN 5008 neben formellen Regeln für Geschäftsbriefe auch Vorgaben für den E-Mail-Verkehr. Die DIN 5008 gilt vor allem bei Office Professionals als Standardwerkzeug und wird unter anderem in der beruflichen Ausbildung gelehrt.
Welche Fehler sollte ich im E-Mail-Aufbau einer professionellen E-Mail vermeiden?
Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung sowie Grammatik und vermeiden Sie Umgangssprache. Nutzen Sie in jedem Fall die Betreffzeile, um einen prägnanten Hinweis auf den Inhalt zu geben. Viele E-Mail-Programme und Spam-Filter klassifizieren Mails ohne Betreff als Junk. Indem Sie einen E-Mail-Betreff angeben, senken Sie das Risiko, dass Ihre Mail übersehen wird.
Wie beginnt man eine E-Mail auf Englisch zu schreiben?
Der Anfang einer E-Mail auf Englisch hängt stark vom Kontext ab. Formelle englische E-Mails beginnen mit der Anrede „Dear Mr./Mrs. [Nachname]“. Ist der Name der empfangenden Person nicht bekannt, eignet sich die Anrede „To whom it may concern”. „Dear [Vorname]“ oder „Hi [Vorname]“ ist für informellere Zwecke geeignet, wenn zu Kundinnen und Kunden ein freundschaftliches Verhältnis herrscht oder sich eine E-Mail an Bekannte richtet.