Überblick: Warum ist der korrekte Aufbau einer E-Mail wichtig?
Mit der Verbreitung des Internets in den 1990er Jahren hat sich die E-Mail zu einem Standardweg der Kommunikation entwickelt. Im privaten Bereich nutzen die meisten Menschen heute Messenger-Dienste auf dem Smartphone. Für offizielle Anliegen und im geschäftlichen Kontext sind E-Mails jedoch nach wie vor das Kommunikationsmittel der Wahl. Ähnlich wie bei Briefen sollte der E-Mail-Aufbau gewissen formellen Standards folgen. Diese gewährleisten, dass die Kommunikation effektiv und klar bleibt: Wer eine Mail erhält, weiß dann genau, an welcher Stelle welche Information zu finden ist.
Zu den E-Mail AngebotenDiese folgenden 5 Bestandteile dürfen in keiner Mail fehlen:
3. E-Mail Aufbau: Der Text im Fokus
Knapp, aber höflich: Verwenden Sie möglichst wenig Sätze und bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt. Je präziser der Inhalt formuliert und je kürzer der E-Mail-Aufbau gehalten ist, desto schneller erfassen Adressaten und Empfängerinnen die Botschaft. Absätze helfen bei einer sinnvollen Gliederung.
Einleitung
Die ersten Sätze legen den Zweck der E-Mail dar oder stellen einen Bezug zur vorherigen Kommunikation her. Auch hier gilt: Liegen Referenznummern vor, hilft dies der empfangenden Person, den Vorgang zuzuordnen.
Hauptteil
Legen Sie klar strukturiert die Hauptinformation der E-Mail dar. Nutzen Sie dabei Formatierungsmöglichkeiten wie:
- Aufzählungspunkte
- Nummerierungen
- Fettungen
Sie unterstützen die lesende Person, sich noch schneller im Text zurechtzufinden. Weisen Sie im Text auf Anhänge hin, die Sie der Mail beifügen. So vermeiden Sie, dass Lesende angefügte Dateien übersehen.
Schluss
Im Schluss der E-Mail ist Raum, um das Geschriebene kurz zusammenzufassen. Zudem können Sie hier eine Bitte oder Handlungsaufforderung an die Adressatin oder den Empfänger formulieren.
Mögliche Beispiele lauten:
- „Mit der Bitte um Bearbeitung“
- „Könnten Sie mir bitte Details zu [Thema] zusenden?“
- „Ich freue mich auf dein Feedback“
- „Ich bitte um Ihre Rückmeldung bis zum [Datum]“
Wenn Sie eine Reaktion bis zu einem bestimmten Zeitpunkt wünschen, ist es sinnvoll, die Frist im Schlussteil Ihrer E-Mail zu nennen.
Eigene E-Mail-Adresse: Aufbau und Länge
Um Seriosität auszudrücken, sollte der Aufbau einer E-Mail-Adresse grundlegenden Kriterien folgen: Vermeiden Sie humorvolle Spitznamen oder Zusätze und setzen Sie stattdessen auf eine individuelle und aussagekräftige E-Mail-Adresse mit geringer Komplexität. Je knapper eine E-Mail-Adresse gehalten ist, desto einfacher ist die Handhabung.
Technisch gesehen darf eine E-Mail-Adresse inklusive @-Zeichen und Domain bis zu 254 Zeichen lang sein. In der Praxis haben sich aber deutlich kürzere E-Mail-Adressen bewährt: Je knapper eine Mail-Adresse ausfällt, desto einfacher lässt sie sich eintippen und am Telefon diktieren. Wägen Sie ab, ob Sie Ihren vollen Vor- und Nachnamen in den Aufbau der E-Mail-Adresse integrieren möchten – oder ob Varianten davon denkbar sind. Folgende Möglichkeiten dienen als Inspiration:
| Schema | Beispiel |
| Vorname und Nachname | max.mustermann@beispieldomain.de |
| Anfangsbuchstabe des Vornamens und Nachname | m.mustermann@beispieldomain.de |
| Nachname | mustermann@beispieldomain.de |
| Initialen | mm@beispieldomain.de |
Tipps für die E-Mail-Adresse mit eigener Domain
- Laufen unter einer eigenen Domain nicht nur eine, sondern mehrere E-Mail-Adressen, ist ein einfaches, klares und einheitliches Schema für alle Adressen sinnvoll.
- Je kürzer die E-Mail-Adressen ausfallen, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Doppelungen kommt: Basiert der Aufbau der E-Mail-Adresse auf Namensinitialen, hätten Max Mustermann (mm@beispieldomain.de) und Monika Müller (mm@beispieldomain.de) Anspruch auf dieselbe E-Mail-Adresse. In einem solchen Fall ist dann eine Regel nötig, die greift, damit beide unterschiedliche E-Mail-Adressen und verschiedene Postfächer bekommen – beispielsweise das Hinzuziehen von Ziffern, um eine Unterscheidung zu treffen: mm1@beispieldomain.de für Max Mustermann und mm2@beispieldomain.de für Monika Müller.
- Ihre persönliche Domainendung signalisiert Professionalität und trägt Ihre Markenidentität nach außen. Integrieren Sie Ihre individuelle E-Mail-Adresse einfach in verschiedene E-Mail-Anwendungen, zum Beispiel Outlook und Thunderbird und profitieren Sie auf Wunsch von der DSGVO-konformen Mail-Archivierung: Geschäftliche E-Mails und Anhänge bewahren Sie mit STRATO Mail-Archivierung rechtssicher nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und unterlagen in elektronischer Form (GoBD) auf.
- Achten Sie auf Konsistenz und überlegen Sie vorher gut, welches Schema zu Ihrer Organisation passt. Wer häufig E-Mail-Adressen telefonisch übermittelt, profitiert von möglichst knappen und eingängigen Adressen, die zum Beispiel nur auf den Initialen beruhen.
- Als zentrale Kontaktstelle für die externe Kommunikation können Sie als Unternehmen, Organisation, Institution oder Verein auch eine info@ Adresse erstellen.
Häufige Fragen zum E-Mail Aufbau
Wo ist der Aufbau einer E-Mail festgelegt?
Die DIN 5008 wurde vom Deutschen Institut für Normung e. V. (DIN) für die professionelle Textgestaltung im geschäftlichen Kontext entwickelt. Zuletzt 2020 aktualisiert, enthält die DIN 5008 neben formellen Regeln für Geschäftsbriefe auch Vorgaben für den E-Mail-Verkehr. Die DIN 5008 gilt vor allem bei Office Professionals als Standardwerkzeug und wird unter anderem in der beruflichen Ausbildung gelehrt.
Welche Fehler sollte ich im E-Mail-Aufbau einer professionellen E-Mail vermeiden?
Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung sowie Grammatik und vermeiden Sie Umgangssprache. Nutzen Sie in jedem Fall die Betreffzeile, um einen prägnanten Hinweis auf den Inhalt zu geben. Viele E-Mail-Programme und Spam-Filter klassifizieren Mails ohne Betreff als Junk. Indem Sie einen E-Mail-Betreff angeben, senken Sie das Risiko, dass Ihre Mail übersehen wird.
Wie beginnt man eine E-Mail auf Englisch zu schreiben?
Der Anfang einer E-Mail auf Englisch hängt stark vom Kontext ab. Formelle englische E-Mails beginnen mit der Anrede „Dear Mr./Mrs. [Nachname]“. Ist der Name der empfangenden Person nicht bekannt, eignet sich die Anrede „To whom it may concern”. „Dear [Vorname]“ oder „Hi [Vorname]“ ist für informellere Zwecke geeignet, wenn zu Kundinnen und Kunden ein freundschaftliches Verhältnis herrscht oder sich eine E-Mail an Bekannte richtet.
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