Bei STRATO können Sie sicher sein, dass Ihre Daten nicht auf beliebigen Servern im Ausland liegen. STRATO verfügt über zwei Hochsicherheitsrechenzentren, die sich in Deutschland befinden. Somit sind Ihre Daten durch die deutsche Umsetzung der europäischen Datenschutzgesetze abgesichert (DSGVO), die zu den strengsten weltweit gehören.
STRATO nutzt für alle Produkte und Dienstleistungen, sowie für eigene Rechenzentren ausschließlich Ökostrom.
Überblick: Warum ist der korrekte Aufbau einer E-Mail wichtig?
Mit der Verbreitung des Internets in den 1990er Jahren hat sich die E-Mail zu einem Standardweg der Kommunikation entwickelt. Im privaten Bereich nutzen die meisten Menschen heute Messenger-Dienste auf dem Smartphone. Für offizielle Anliegen und im geschäftlichen Kontext sind E-Mails jedoch nach wie vor das Kommunikationsmittel der Wahl. Ähnlich wie bei Briefen sollte der E-Mail-Aufbau gewissen formellen Standards folgen. Diese gewährleisten, dass die Kommunikation effektiv und klar bleibt: Wer eine Mail erhält, weiß dann genau, an welcher Stelle welche Information zu finden ist.
Diese folgenden 5 Bestandteile dürfen in keiner Mail fehlen:
1. Betreff
Der Betreff einer E-Mail ist eine prägnante Zusammenfassung des Inhalts und gilt als wichtiger Teil im E-Mail-Aufbau: Über die Betreffzeile wird deutlich, was die lesende Person erwartet. Beachten Sie diese Punkte, wenn Sie einen E-Mail-Betreff formulieren:
Bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt und verwenden Sie relevante Schlagworte, beispielsweise „Retoure“, „Reklamation“ oder „Terminabsage“.
Vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten. Alles, was hilft, die E-Mail einem Vorgang oder Ihrer Person zuzuordnen, ist im Betreff gut aufgehoben. Dazu gehören Kunden-, Rechnungs- und andere Referenznummern. Bei Terminvereinbarungen oder -absagen ist das Datum essenziell.
Durch den Zusatz „Dringend“ können Sie darauf aufmerksam machen, dass Ihre Nachricht eilig ist. Auch die Angabe einer Frist ist in der Betreffzeile denkbar.
Vermeiden Sie Rechtschreibfehler im Mail-Betreff. Sie könnten dazu führen, dass der Spamfilter des Empfängerpostfachs anschlägt. Dasselbe gilt für Begriffe wie „gratis“ oder Zeichenfolgen mit vielen Sonderzeichen, die häufig mit E-Mail-Junk in Verbindung gebracht werden.
2. Anrede
Wie in einem Brief sollte auch die Anrede in einer E-Mail respektvoll und persönlich ausfallen. Die genaue Formulierung hängt davon ab, ob Sie die empfangende Person privat kennen oder beim höflichen „Sie“ bleiben.
Ist die Empfängerin oder der Empfänger unbekannt, so lautet die Anrede bei Nachrichten mit offiziellem Charakter „Sehr geehrte Damen und Herren“. Wer den Namen einer Kontaktperson weiß, kann eine seriöse E-Mail mit der Anrede „Sehr geehrte Frau [Nachname]“ oder „Sehr geehrter Herr [Nachname]“ beginnen.
Tipp: „Guten Tag [vollständiger Name]“ ist eine genderneutrale Formulierungsmöglichkeit, welche die Anrede „Herr/Frau“ umgeht. Diese Variante hat sich auch in der Kommunikation mit internationalen Ansprechpersonen durchgesetzt, wo nicht immer klar ist, welche Namensbestandteile zum Vor- und Nachnamen gehören.
Wer zur Kontaktperson in einem persönlichen Verhältnis steht, kann lockere Varianten zur Begrüßung nutzen. Beispiele sind:
● „Liebe [Vorname]“
● „Hi [Vorname]“
● „Guten Morgen [Vorname]“
Bei der Ansprache in der Mail ist Sorgfalt von größter Relevanz: Die korrekte Schreibweise des Namens zeugt von Professionalität im E-Mail-Aufbau. Besitzt die Kontaktperson einen akademischen Grad oder Adelstitel, sollten diese mit genannt werden.
Akademische Grade werden in der schriftlichen Anrede ausgeschrieben: „Sehr geehrter Herr Professor [Nachname]“ oder „Sehr geehrte Frau Professorin [Nachname]“. Bei einem Doktortitel lautet die Anrede für Frauen und Männer in einer E-Mail dagegen „Sehr geehrte Frau Doktor [Nachname]“ oder „Sehr geehrter Herr Doktor [Nachname]“. Aber: Bachelor-, Master-, Magister- und Diplomgrade finden in der Ansprache üblicherweise keine Erwähnung.
Adelstitel sind Teil der Anrede. Personen, deren Familienname eine Adelsbezeichnung beinhaltet, spricht man wie folgt an: „Sehr geehrte Gräfin [Familienname]“.
In Kombination lautet die korrekte Reihenfolge akademischer Grad, Vorname und Familienname mit Adelstitel, beispielsweise „Sehr geehrter Doktor [Vorname] Graf von [Familienname mit vorangestellter Adelsbezeichnung „von“]“.
3. E-Mail Aufbau: Der Text im Fokus
Knapp, aber höflich: Verwenden Sie möglichst wenig Sätze und bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt. Je präziser der Inhalt formuliert und je kürzer der E-Mail-Aufbau gehalten ist, desto schneller erfassen Adressaten und Empfängerinnen die Botschaft. Absätze helfen bei einer sinnvollen Gliederung.
Die ersten Sätze legen den Zweck der E-Mail dar oder stellen einen Bezug zur vorherigen Kommunikation her. Auch hier gilt: Liegen Referenznummern vor, hilft dies der empfangenden Person, den Vorgang zuzuordnen.
Legen Sie klar strukturiert die Hauptinformation der E-Mail dar. Nutzen Sie dabei Formatierungsmöglichkeiten wie:
Aufzählungspunkte
Nummerierungen
Fettungen
Sie unterstützen die lesende Person, sich noch schneller im Text zurechtzufinden. Weisen Sie im Text auf Anhänge hin, die Sie der Mail beifügen. So vermeiden Sie, dass Lesende angefügte Dateien übersehen.
Im Schluss der E-Mail ist Raum, um das Geschriebene kurz zusammenzufassen. Zudem können Sie hier eine Bitte oder Handlungsaufforderung an die Adressatin oder den Empfänger formulieren.
Mögliche Beispiele lauten:
„Mit der Bitte um Bearbeitung“
„Könnten Sie mir bitte Details zu [Thema] zusenden?“
„Ich freue mich auf dein Feedback“
„Ich bitte um Ihre Rückmeldung bis zum [Datum]“
Wenn Sie eine Reaktion bis zu einem bestimmten Zeitpunkt wünschen, ist es sinnvoll, die Frist im Schlussteil Ihrer E-Mail zu nennen.
4. Grußformel
Wie jeder Brief endet auch eine E-Mail mit einer passenden Grußformel. Ähnlich wie bei der Anrede hängt die Auswahl der Schlussformel davon ab, wie gut sich die absendende und die empfangende Person kennen:
Eine E-Mail-Signatur ist ein automatisch hinzugefügter Textpassus, der vor allem im geschäftlichen Kontext Verwendung findet. Er lässt sich individuell erstellen und enthält üblicherweise:
Name
Position
Kontaktinformationen
In vielen E-Mail-Programmen, zum Beispiel Outlook oder Thunderbird, lässt sich die E-Mail-Signatur individuell gestalten und formatieren. Wer möchte, kann die Grußformel direkt mit hinterlegen. Dies geht mit einer Zeitersparnis beim Schreiben der Mail einher und sorgt für einen sauberen E-Mail-Aufbau.
Eigene E-Mail-Adresse: Aufbau und Länge
Um Seriosität auszudrücken, sollte der Aufbau einer E-Mail-Adresse grundlegenden Kriterien folgen: Vermeiden Sie humorvolle Spitznamen oder Zusätze und setzen Sie stattdessen auf eine individuelle und aussagekräftige E-Mail-Adresse mit geringer Komplexität. Je knapper eine E-Mail-Adresse gehalten ist, desto einfacher ist die Handhabung.
Technisch gesehen darf eine E-Mail-Adresse inklusive @-Zeichen und Domain bis zu 254 Zeichen lang sein. In der Praxis haben sich aber deutlich kürzere E-Mail-Adressen bewährt: Je knapper eine Mail-Adresse ausfällt, desto einfacher lässt sie sich eintippen und am Telefon diktieren. Wägen Sie ab, ob Sie Ihren vollen Vor- und Nachnamen in den Aufbau der E-Mail-Adresse integrieren möchten – oder ob Varianten davon denkbar sind. Folgende Möglichkeiten dienen als Inspiration:
Schema
Beispiel
Vorname und Nachname
max.mustermann@beispieldomain.de
Anfangsbuchstabe des Vornamens und Nachname
m.mustermann@beispieldomain.de
Nachname
mustermann@beispieldomain.de
Initialen
mm@beispieldomain.de
Tipps für die E-Mail-Adresse mit eigener Domain
Haben Sie beispielsweise Ihren Firmennamen als eigene Domain reserviert, verwenden Sie diese als E-Mail-Domain . Das macht einen professionellen Eindruck sowohl bei Ihrer Kundschaft als auch bei Lieferanten.
Laufen unter einer eigenen Domain nicht nur eine, sondern mehrere E-Mail-Adressen, ist ein einfaches, klares und einheitliches Schema für alle Adressen sinnvoll.Je kürzer die E-Mail-Adressen ausfallen, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Doppelungen kommt: Basiert der Aufbau der E-Mail-Adresse auf Namensinitialen, hätten Max Mustermann (mm@beispieldomain.de) und Monika Müller (mm@beispieldomain.de) Anspruch auf dieselbe E-Mail-Adresse. In einem solchen Fall ist dann eine Regel nötig, die greift, damit beide unterschiedliche E-Mail-Adressen und verschiedene Postfächer bekommen – beispielsweise das Hinzuziehen von Ziffern, um eine Unterscheidung zu treffen: mm1@beispieldomain.de für Max Mustermann und mm2@beispieldomain.de für Monika Müller.
Ihre persönliche Domainendung signalisiert ebenfalls Professionalität und trägt Ihre Markenidentität nach außen.
Integrieren Sie Ihre individuelle E-Mail-Adresse einfach in verschiedene E-Mail-Anwendungen, zum Beispiel Outlook und Thunderbird und profitieren Sie auf Wunsch von der DSGVO-konformen Mail-Archivierung: Geschäftliche E-Mails und Anhänge bewahren Sie mit STRATO Mail-Archivierung rechtssicher nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und unterlagen in elektronischer Form (GoBD) auf.
Achten Sie auf Konsistenz und überlegen Sie vorher gut, welches Schema zu Ihrer Organisation passt. Wer häufig E-Mail-Adressen telefonisch übermittelt, profitiert von möglichst knappen und eingängigen Adressen, die zum Beispiel nur auf den Initialen beruhen.Als zentrale Kontaktstelle für die externe Kommunikation können Sie als Unternehmen, Organisation, Institution oder Verein auch eine info@ Adresse erstellen.
Häufige Fragen zum E-Mail Aufbau
Die DIN 5008 wurde vom Deutschen Institut für Normung e. V. (DIN) für die professionelle Textgestaltung im geschäftlichen Kontext entwickelt. Zuletzt 2020 aktualisiert, enthält die DIN 5008 neben formellen Regeln für Geschäftsbriefe auch Vorgaben für den E-Mail-Verkehr. Die DIN 5008 gilt vor allem bei Office Professionals als Standardwerkzeug und wird unter anderem in der beruflichen Ausbildung gelehrt.
Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung sowie Grammatik und vermeiden Sie Umgangssprache. Nutzen Sie in jedem Fall die Betreffzeile, um einen prägnanten Hinweis auf den Inhalt zu geben. Viele E-Mail-Programme und Spam-Filter klassifizieren Mails ohne Betreff als Junk. Indem Sie einen E-Mail-Betreff angeben, senken Sie das Risiko, dass Ihre Mail übersehen wird.
Der Anfang einer E-Mail auf Englisch hängt stark vom Kontext ab. Formelle englische E-Mails beginnen mit der Anrede „Dear Mr./Mrs. [Nachname]“. Ist der Name der empfangenden Person nicht bekannt, eignet sich die Anrede „To whom it may concern”. „Dear [Vorname]“ oder „Hi [Vorname]“ ist für informellere Zwecke geeignet, wenn zu Kundinnen und Kunden ein freundschaftliches Verhältnis herrscht oder sich eine E-Mail an Bekannte richtet.
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