KI-Sekretariat: Ihr digitales Vorzimmer für Termine und Anrufe

KI-Sekretariat: Unterstützung statt Ersatz

Ein KI-Sekretariat kann eine menschliche Assistenz ergänzen, ohne sie zu ersetzen. Das Gespür für die Kundschaft, das Einschätzen heikler Situationen und Entscheidungen mit Fingerspitzengefühl bleiben beim Menschen. Die wiederkehrenden Anfragen dagegen, die viel Zeit kosten, kann die KI übernehmen.

Wo es noch keine eigene Assistenz gibt, springt die KI bei Anrufen und Anfragen ein und beantwortet sie sofort. Wo bereits jemand im Sekretariat arbeitet, übernimmt die KI die Routineanfragen und schafft Zeit für die anspruchsvollen Fälle.

Die Richtung geben dabei Sie vor. Sie bestimmen, welche Auskünfte die KI gibt, welche Anliegen sie weiterreicht und ab wann ein Mensch übernimmt. Nach diesen Vorgaben unterstützt die KI, ohne eigenmächtig zu entscheiden. Ähnlich zurückhaltend arbeitet der KI Reputationsmanager: Er sammelt und meldet neue Bewertungen, entscheidet aber nicht eigenmächtig, wie Sie darauf antworten.

Was ein KI-Sekretariat übernimmt

Ein KI-Sekretariat ist kein einzelnes Tool, sondern ein Zusammenspiel mehrerer Funktionen: Es beantwortet Anrufe und Nachrichten, stimmt Termine ab, ordnet Anliegen und verschafft Ihnen Freiraum für die eigentliche Arbeit. Anders als ein Anrufbeantworter zeichnet es nicht nur auf, sondern führt ein echtes Gespräch und hält das Ergebnis fest. Dabei arbeitet es auch außerhalb der Bürozeiten und folgt den Vorgaben, die Sie festgelegt haben. Wie viele Anrufe und Nachrichten überhaupt eingehen, hängt auch von der Sichtbarkeit Ihres Unternehmens ab – dabei unterstützt der KI Search-Manager.

Der Unterschied zu den gängigen Alternativen im Überblick:

Merkmal	Anrufbeantworter	Klassisches Sekretariat	KI-Sekretariat
Gespräch	keines	persönlich	in natürlicher Sprache
Termine organisieren	nein	ja	ja, automatisch
Anliegen sortieren	nein	ja	ja, nach Ihren Regeln
Dokumentation	Sprachnachricht	Notiz	Zusammenfassung per E-Mail
Verfügbarkeit	nur Aufnahme	zu Bürozeiten	auch außerhalb der Bürozeiten
Kostenmodell	je nach Telefonvertrag inklusive	Gehalt und Nebenkosten	monatliche Grundgebühr

Die Aufgaben eines KI-Sekretariats

Als digitales Sekretariat deckt es die organisatorischen Aufgaben ab, die im Alltag viel Zeit binden. Bei der Anrufannahme reagiert es auf frei gesprochene Anliegen und antwortet direkt im Gespräch. Diesen Sprachdialog übernimmt ein Voicebot. Schriftliche Zusammenfassungen oder Protokolle zu einzelnen Anrufen lassen sich darüber hinaus mit STRATO GPT weiterverarbeiten, etwa für eine interne Übergabe.

• Termine abstimmen: Freie Zeitfenster klärt das Sekretariat im Gespräch und überträgt sie in Ihren Kalender, zum Beispiel von Google, Outlook oder Apple.
• Anliegen einordnen: Dringende Fälle erkennt das System an Stichworten wie "Notfall" oder "Störung" und reicht sie sofort an die zuständige Person weiter.
• Rückrufe festhalten: Wünscht sich jemand einen Rückruf, notiert das Sekretariat Kontaktdaten und ein passendes Zeitfenster.
• Fragen beantworten: Zu Leistungen, Erreichbarkeit oder Konditionen gibt die KI selbst Auskunft.
• Überblick liefern: Nach jedem Kontakt fasst das Sekretariat Anliegen und Kontaktdaten zusammen und schickt Ihnen alles per E-Mail.

Für wen sich ein KI-Sekretariat lohnt

Ein KI-Sekretariat lohnt sich vor allem dort, wo keine Empfangs- oder Vorzimmerkraft am Platz ist – und als Entlastung, wo eine vorhandene Assistenz viele Routineanfragen bearbeitet. Es hält Sie erreichbar und organisiert. Konkret sind das zum Beispiel:

• Solo-Selbstständige und Freiberufliche: Die virtuelle Assistenz nimmt Anrufe an und bucht Termine, ohne dass Sie dafür jemanden einstellen.
• Kleine Praxen: Der KI-Telefonassistent für die Arztpraxis nimmt Terminwünsche entgegen, während die Behandlung ungestört bleibt.
• Handwerk: Auf der Baustelle oder bei der Kundschaft nimmt das Sekretariat Anrufe entgegen, die Sie sonst verpassen würden. Das ist ein Beispiel dafür, wie KI im Handwerk den Arbeitsalltag erleichtert.
• Kanzleien und Beratung: Während eines Gerichtstermins oder Mandantengesprächs nimmt das Sekretariat neue Anfragen an und erfasst die wichtigsten Angaben.

Sie alle profitieren zusätzlich vom KI Marketing-Manager, der neue Anfragen über Social-Media-Sichtbarkeit von vornherein wahrscheinlicher macht.

Ihr KI-Sekretariat bei STRATO

Bei STRATO füllen zwei Werkzeuge die Sekretariats-Rolle: eines für den Chat auf Ihrer Website und eines für Anrufe am Telefon. Der KI Chat-Assistent betreut die Besuchenden im Chatfenster und vereinbart dort Termine. Fehlt noch die passende Website, beschreiben Sie dem KI App & Site Builder in eigenen Worten, was Sie brauchen, und er erstellt daraus in wenigen Minuten einen ersten Entwurf.

Beide Assistenten stützen sich auf denselben Wissensstand, den Sie an einer einzigen Stelle pflegen. So bekommen Anfragende auf beiden Wegen die gleiche Auskunft. Passen Sie einmal Ihre Konditionen an, gilt die Änderung sofort für Telefon und Chat. Nach demselben Prinzip arbeitet die KI im Rechnungswesen: Einmal hinterlegte Zahlungsbedingungen gelten automatisch für jede neu erstellte Rechnung.

Für die Anrufe sorgt der KI Telefonassistent: Er nimmt Gespräche an, klärt das Anliegen und überträgt Termine in Ihren Kalender. Wie natürlich er dabei spricht, können Sie sich direkt anhören.

Live-Demo anhören

In wenigen Minuten eingerichtet

Die Einrichtung verlangt kein technisches Wissen.

1. Angebot hinterlegen: Ihre Website angeben, damit das Sekretariat Ihre Leistungen kennt.
2. Anschluss verbinden: Ihre vorhandene Rufnummer auf die KI umleiten.
3. Kalender verknüpfen: Freigegebene Zeiten fürs Buchen von Terminen bereitstellen.

Tipp: Ergänzen Sie im Konfigurationsbereich häufige Rückfragen samt Antworten oder weitere wichtige Informationen. So gibt das Sekretariat auch dann verlässlich Auskunft, wenn Ihre Website eine Frage nicht beantwortet, zum Beispiel zu Parkmöglichkeiten oder Zahlungsarten.

Trustpilot

Datenschutz und DSGVO

Ein KI-Sekretariat verarbeitet personenbezogene Daten wie Namen und Terminwünsche. Wie gut der KI-Datenschutz gewährleistet ist, hängt daher vom Serverstandort und den Zertifizierungen ab. STRATO verarbeitet diese Daten in Hochsicherheitsrechenzentren innerhalb der EU mit ISO-27001-Zertifizierung und richtet sich nach den Vorgaben der DSGVO.

STRATO verarbeitet Ihre Daten in Ihrem Auftrag und stellt dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO bereit. Diesen erhalten Sie automatisch und kostenlos mit der Bestellbestätigung. Da die Verarbeitung ausschließlich in der EU stattfindet, entfällt die Prüfung eines Drittlandtransfers. Ihre Daten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht. Denselben Rechtsraum wählen Sie auch bewusst, wenn Sie für die schriftliche Kommunikation auf eine europäische Alternative zu ChatGPT statt auf einen US-Anbieter setzen.

Neben dem Datenschutz müssen Anrufende erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Diese Transparenzpflicht regelt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Das Sekretariat nennt sich deshalb zu Gesprächsbeginn offen als KI und verweist auf Ihre Datenschutzerklärung. Dieselbe Pflicht gilt für den KI-Anrufbeantworter: Auch er gibt sich zu Gesprächsbeginn als KI zu erkennen.

Fragen und Antworten

KI-Sekretariat oder KI-Callcenter: was passt zu Ihnen?

KI-Sekretariat und KI-Callcenter klingen ähnlich, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Ein KI-Sekretariat übernimmt die Rolle einer persönlichen Assistenz: Es organisiert Termine, hält den Überblick und betreut den Erstkontakt für Einzelne und kleine Teams. Ein KI-Callcenter ist dagegen auf hohes Anrufaufkommen und Kundenservice im großen Stil ausgelegt.

Was kostet ein KI-Sekretariat?

Das KI-Sekretariat besteht aus zwei getrennt buchbaren Produkten: dem STRATO KI Telefonassistenten für Anrufe und dem KI Chat-Assistenten für die Website. Beide haben einen eigenen Preis mit monatlicher Grundgebühr und sind monatlich kündbar. Möchten Sie Telefon und Chat, buchen Sie beide Produkte; wer nur eines bucht, erhält auch nur diesen Kanal. Nach dem Kauf testen Sie sie 30 Tage lang kostenlos und monatlich kündbar.

Versteht ein KI-Sekretariat auch fremdsprachige Anfragen?

Am Telefon führt das Sekretariat die Gespräche auf Deutsch. Über die Website deckt der Chat-Teil mehr als 20 Sprachen ab und erkennt die Sprache der Besuchenden von selbst. Eine mehrsprachige Schulhomepage verfolgt dasselbe Ziel: Familien, die wenig Deutsch sprechen, finden wichtige Informationen trotzdem in ihrer eigenen Sprache.

Kann das KI-Sekretariat Anrufe an mehrere Zuständige verteilen?

Ja. Sie hinterlegen Regeln, nach denen bestimmte Themen bei bestimmten Personen oder Teams landen. Eine Frage zur Rechnung geht so zum Beispiel an die Buchhaltung, eine dringende Störung direkt an die Technik. Nach demselben Prinzip ließe sich auch eine Bewerbungsanfrage direkt an die Personalabteilung weiterleiten, die dabei dieselben rechtlichen Grenzen beachtet, die auch für KI im Personalwesen insgesamt gelten.

Gibt ein KI-Sekretariat verlässliche Auskünfte?

Das Sekretariat antwortet auf Grundlage der Angaben, die Sie hinterlegt haben. Fehlt dazu eine passende Antwort, nimmt das Sekretariat die Kontaktdaten auf und leitet das Anliegen an Sie weiter.

STRATO KI Telefonassistent: Angebote im Überblick