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Zwei Fragen ordnen KI im Personalwesen ein
Der Begriff KI im Personalwesen bezeichnet sehr unterschiedliche Werkzeuge. Ein KI-Assistent, der eine Stellenanzeige textet, liefert einen Entwurf. Eine Software, die Bewerbende in eine Rangfolge bringt, wirkt an einer Entscheidung über Menschen mit. Beide heißen KI, gehören rechtlich aber in verschiedene Klassen. Ähnlich unkritisch bleibt es, wenn der KI Chat-Assistent auf der Karriereseite wiederkehrende Fragen zu offenen Stellen beantwortet – auch das ist ein Entwurfs-Werkzeug ohne Entscheidungsbefugnis über Menschen. Ein Beispiel aus der Praxis: Entwirft eine KI eine Stellenanzeige für die eigene Website für Ärzte, bleibt es ebenfalls bei einem Vorschlag, den die Praxisleitung vor der Veröffentlichung prüft.
Für KI im HR sind vor allem zwei Regelwerke wichtig: der EU AI Act und die DSGVO. Der AI Act stuft KI, die Bewerbende auswählt, Leistung bewertet oder über Beförderungen und Kündigungen mitentscheidet, als Hochrisiko ein. Die DSGVO bestimmt, wie die dabei verarbeiteten Personaldaten zu schützen sind.
Aus beiden folgen zwei Fragen, die Sie vor jeder HR-Aufgabe mit KI klären. Trifft die KI eine Entscheidung über einen Menschen oder liefert sie einen Entwurf, den Sie prüfen? Und wie sensibel sind die Daten, die sie dabei verarbeitet? Je nach Antwort bleibt eine Aufgabe ohne besondere Pflichten, verlangt menschliche Aufsicht oder fällt als Hochrisiko oder Verbot in den regulierten Bereich.
Hinweis
Dieser Beitrag dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall, etwa vor dem Einsatz eines Auswahlsystems, holen Sie juristischen und datenschutzrechtlichen Rat ein. Dieselbe Empfehlung gilt im Rechnungswesen: Auch bei der KI im Rechnungswesen ersetzt eine allgemeine Orientierung nicht die Rücksprache mit Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung im konkreten Einzelfall.
Der Aufgaben-Check für den HR-Alltag
Die folgende Übersicht zeigt, welche Aufgaben KI übernehmen kann und was in der Hand des Menschen bleibt. Sie ordnet gängige HR-Aufgaben ein und bietet Orientierung für den Alltag. Fragen Sie eine KI direkt, ob eine automatisierte Absage zulässig ist, gleichen Sie die Antwort zusätzlich mit den rechtlichen Grenzen in diesem Abschnitt ab.
Aufgabe
Was die KI tut
Einstufung
Was das für Sie heißt
Stellenanzeige texten
formuliert einen Entwurf
minimales Risiko
Sie redigieren den Entwurf
Bewerbungen zusammenfassen
bündelt Unterlagen
minimales Risiko
hilfreich, aber keine Rangfolge daraus ableiten
Absage formulieren
textet die Rückmeldung
minimales Risiko
die Absage entscheiden Sie, die KI formuliert
Weiterbildung empfehlen
leitet einen Lernpfad ab
begrenztes Risiko / prüfen
berührt Leistungsdaten, transparent halten
Dienstplan vorschlagen
wertet historische Daten aus
begrenztes Risiko / prüfen
Vorschlag, die Leitung entscheidet
Bewerbende ranken oder matchen
bewertet und sortiert Menschen
hohes Risiko
erfordert Aufsicht, Transparenz und Dokumentation
Stimmung aus Mimik oder Stimme messen
erkennt emotionale Zustände
unannehmbar (verboten)
nicht einsetzen; vorhandene Systeme abschalten (es drohen hohe Bußgelder)
Die Grenze verläuft oft an einem einzigen Wort: „bewerten". Je eigenständiger ein System handelt, desto mehr rückt es in Richtung KI-Agenten, die Aufgaben selbst ausführen. Am unteren Ende, beim reinen Texten von Anzeigen oder Absagen, genügt ein Assistent, wie ihn die Seite zum KI-Text schreiben beschreibt. Soll eine vollständige Karriereseite mit mehreren Stellenanzeigen entstehen, kann das der KI App & Site Builder übernehmen. Für ein eigenes Bewerbungsformular mit automatischer Vorsortierung nach festen Kriterien eignet sich ein solcher No-Code App Builder gut.
Rechtliche Grenzen für KI im HR
Der EU AI Act sortiert KI-Systeme in vier Risikoklassen: unannehmbar, hoch, begrenzt und minimal. Für die Nutzung von KI im Personalwesen sind vor allem die Klassen relevant: hoch und unannehmbar. Hinzu kommen die Transparenzpflichten für begrenztes Risiko nach Artikel 50, die seit dem 2. August 2026 gelten: Wer im Bewerbungsprozess einen Chatbot einsetzt, muss Bewerbende darüber informieren.
Seit dem 2. Februar 2025 untersagt Artikel 5 des EU AI Act Systeme, die aus Mimik, Stimme oder Verhalten auf Stimmung oder Stress von Beschäftigten schließen. Die Ausnahmen in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f gelten nur für medizinische oder sicherheitstechnische Zwecke, nicht für Zufriedenheitsmessung oder Leistungskontrolle. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.
Für kleine und mittlere Unternehmen sind die Bußgelder reduziert, und der Digital Omnibus hat die Dokumentationspflichten für Unternehmen bis 750 Beschäftigte vereinfacht.
Eine menschliche Endentscheidung allein befreit ein Auswahlsystem nicht von der Hochrisiko-Einstufung. Nach den Leitlinien der EU-Kommission bleibt es Hochrisiko, wenn die KI die Bewertung der Bewerbenden wesentlich prägt. Ausschlaggebend ist, wie stark die KI die Auswahlentscheidung beeinflusst, nicht die formale Unterschrift am Schluss. Sorgen Sie deshalb für echte Aufsicht: Ihr Team muss die Vorauswahl der KI eigenständig prüfen und die eigene Entscheidung dokumentieren.
Bei einem KI-Anrufbeantworter im Bewerbungsprozess gilt dieselbe Grenze: Er nimmt Rückfragen entgegen, die Entscheidung über eine Einladung bleibt aber beim Team.
Eine vollautomatische Absage ohne menschliche Prüfung ist nach Artikel 22 DSGVO grundsätzlich unzulässig. Bewerbende können das Eingreifen eines Menschen verlangen, ihren Standpunkt darlegen und die Entscheidung anfechten.
KI in der Personalentwicklung: zwischen Empfehlung und Bewertung
KI in der Personalentwicklung wertet Kompetenzen und Ziele aus und schlägt passende Lerninhalte vor. Solange sie Angebote macht, entstehen keine besonderen Pflichten. Zum Hochrisiko wird es, sobald die KI aus denselben Daten Bewertungen über Menschen ableitet.
Zwei Beispiele zeigen den Unterschied. Empfiehlt die KI einem Team ein Modul zur Einwandbehandlung, ist das eine Lernhilfe. Leitet dasselbe System aus Lernfortschritten eine Rangfolge für Beförderungen ab, greift es in eine Personalentscheidung ein. Dann gelten die Pflichten für Hochrisiko-Systeme.
Halten Sie die beiden Ebenen getrennt. Nutzen Sie KI für Vorschläge und machen Sie transparent, welche Daten dafür einfließen. Diese Trennung gilt auch beim KI Reputationsmanager: Er schlägt Antworten auf Bewertungen Ihrer Kunschaft vor, die endgültige Freigabe bleibt aber bei Ihnen – keine automatisierte Bewertung von Menschen. Bewertungen für Arbeitgebende auf bekannten Plattformen folgen demselben Muster und lassen sich mit einem strukturierten Online Reputationsmanagement begleiten.
Welche Personaldaten in die KI dürfen
Alle Personaldaten unterliegen der DSGVO. Einige gelten nach Artikel 9 als besonders schützenswert, z. B. Gesundheits- oder Gewerkschaftsangaben. Für den KI-Datenschutz heißt das: Geben Sie einer KI nur, was die Aufgabe braucht, beim Zusammenfassen einer Bewerbung beispielsweise die Qualifikationen und nicht Name, Foto und Geburtsdatum. Wer Personaldaten in ein KI-Tool gibt, benötigt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Bei STRATO erhalten Sie ihn automatisch und kostenlos mit der Bestellbestätigung. Ähnliche Zurückhaltung gilt, wenn ein KI-Sekretariat Vorstellungsgespräche koordiniert: Für die Terminfindung reicht der Name, nicht der vollständige Lebenslauf.
Wo die KI diese Daten verarbeitet, entscheidet, welches Recht für sie gilt. Entscheidend sind Verarbeitungsort und anbietendes Unternehmen: Der US-amerikanische CLOUD Act kann auch Daten erfassen, die ein US-Unternehmen in Europa speichert. Bei einem europäischen Unternehmen mit Verarbeitung in der EU bleibt allein die DSGVO der Maßstab. Bei Diensten mit Verarbeitung außerhalb der EU müssen Sie den Drittlandtransfer prüfen.
Klären Sie außerdem, ob Ihre Eingaben für das Training der Modelle verwendet werden. Für Bewerbungen und Beurteilungen erhöht dieser Weg das Risiko erheblich, weil ein Drittlandtransfer geprüft und dokumentiert werden muss. Wer diesen Prüfaufwand von vornherein vermeiden möchte, findet in einer europäischen Alternative zu ChatGPT einen Anbieter ohne Drittlandtransfer.
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STRATO GPT für die Personalarbeit
Für die Aufgaben Texten, Zusammenfassen, Formulieren reicht ein Assistent wie STRATO GPT. Der Assistent verarbeitet Ihre Eingaben in europäischen Rechenzentren und verwendet sie nicht für das Training der Modelle. So lassen Sie Stellenanzeigen texten, lange Unterlagen zusammenfassen oder Rückmeldungen formulieren, ohne sensible Daten in einen fremden Rechtsraum zu geben. Die Auswahl der Menschen bleibt bei Ihnen, das Werkzeug liefert den Entwurf.
Bevor Sie Rückmeldungen für Bewerbende automatisiert formulieren lassen, lohnt ein eigener Test: Wie treffend ein Chatbot auf Deutsch den richtigen Ton trifft, zeigt sich erst an einem konkreten Beispiel.
Weitere Eigenschaften helfen in der Personalarbeit konkret:
Dokumenten-Upload: Lassen Sie eine Betriebsvereinbarung oder ein Anforderungsprofil auswerten. Bewerbungsunterlagen laden Sie nur anonymisiert hoch.
Ohne Chatlimit: Entwerfen und überarbeiten Sie mehrere Stellenanzeigen nacheinander, ohne an ein Limit zu stoßen.
Mehrsprachig: Formulieren Sie Rückmeldungen für internationale Bewerbende in deren Sprache.
Websuche: Beziehen Sie aktuelle Informationen ein, z. B. für eine Gehalts- oder Arbeitsmarktrecherche.
Wissensdatenbank: Hinterlegen Sie Betriebsvereinbarung und Gehaltsbänder einmal und verweisen Sie in jedem Chat darauf
Gestaffelt. Die Verbote nach Artikel 5, etwa die Emotionserkennung, gelten bereits. Der Digital Omnibus, in Kraft seit dem 27. Juli 2026, verschiebt die strengen Pflichten für Hochrisiko-Systeme im Recruiting auf den 2. Dezember 2027. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie ein bewertendes Auswahlsystem produktiv nehmen.
Häufig ja. Über die Planung ist er frühzeitig zu unterrichten (§ 90 Betriebsverfassungsgesetz). Bei Auswahlrichtlinien bestimmt er mit, auch wenn KI zum Einsatz kommt (§ 95). Sobald ein System Verhalten oder Leistung überwachen kann, etwa ein Bewerbermanagement, greift zusätzlich die erzwingbare Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6.
Ja. Die DSGVO verlangt nach Artikel 13 und 14, dass Sie offenlegen, wie Sie personenbezogene Daten verarbeiten, auch bei automatisierten Entscheidungen. Bei Hochrisiko-Systemen kommt Transparenz gegenüber den Betroffenen hinzu. Nennen Sie im Bewerbungsprozess, wo und wie KI mitwirkt.
Machen Sie eine kurze Bestandsaufnahme. Klären Sie je Tool, ob es Bewerbende bewertet oder sortiert, denn dann fällt es unter Anhang III. Prüfen Sie außerdem, ob Emotions- oder Verhaltensdaten ausgewertet werden, was nach Artikel 5 verboten wäre. Lassen Sie sich beide Punkte vom Anbieter schriftlich bestätigen und halten Sie das Ergebnis fest.
