STRATO nutzt für alle Produkte und Dienstleistungen, sowie für eigene Rechenzentren ausschließlich Ökostrom.
Zwei Fragen ordnen KI im Personalwesen ein
Der Begriff KI im Personalwesen bezeichnet sehr unterschiedliche Werkzeuge. Ein KI-Assistent, der eine Stellenanzeige textet, liefert einen Entwurf; eine Software, die Bewerbende in eine Rangfolge bringt, wirkt an einer Entscheidung über Menschen mit. Beide heißen KI, gehören rechtlich aber in verschiedene Klassen.
Für KI im HR sind vor allem zwei Regelwerke wichtig: der EU AI Act und die DSGVO. Der AI Act stuft KI, die Bewerbende auswählt, Leistung bewertet oder über Beförderungen und Kündigungen mitentscheidet, als Hochrisiko ein. Die DSGVO bestimmt, wie die dabei verarbeiteten Personaldaten zu schützen sind.
Aus beiden folgen zwei Fragen, die Sie vor jeder HR-Aufgabe mit KI klären. Trifft die KI eine Entscheidung über einen Menschen oder liefert sie einen Entwurf, den Sie prüfen? Und wie sensibel sind die Daten, die sie dabei verarbeitet? Je nach Antwort bleibt eine Aufgabe ohne besondere Pflichten, verlangt menschliche Aufsicht oder fällt als Hochrisiko oder Verbot in den regulierten Bereich.
Hinweis
Dieser Beitrag dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall, etwa vor dem Einsatz eines Auswahlsystems, holen Sie juristischen und datenschutzrechtlichen Rat ein.
Der Aufgaben-Check für den HR-Alltag
Die folgende Übersicht zeigt, welche Aufgaben KI übernehmen kann und was in der Hand des Menschen bleibt. Sie ordnet gängige HR-Aufgaben ein und bietet Orientierung für den Alltag.
Aufgabe
Was die KI tut
Einstufung
Was das für Sie heißt
Stellenanzeige texten
formuliert einen Entwurf
keine Sonderpflichten
Sie redigieren den Entwurf
Bewerbungen zusammenfassen
bündelt Unterlagen
keine Sonderpflichten
hilfreich, aber keine Rangfolge daraus ableiten
Absage formulieren
textet die Rückmeldung
keine Sonderpflichten
die Absage entscheiden Sie, die KI formuliert
Weiterbildung empfehlen
leitet einen Lernpfad ab
Grenzfall
berührt Leistungsdaten, transparent halten
Dienstplan vorschlagen
wertet historische Daten aus
Grenzfall
Vorschlag, die Leitung entscheidet
Bewerbende ranken oder matchen
bewertet und sortiert Menschen
Hochrisiko
erfordert Aufsicht, Transparenz und Dokumentation
Stimmung aus Mimik oder Stimme messen
erkennt emotionale Zustände
verboten
drohen hohe Bußgelder
Die Grenze verläuft oft an einem einzigen Wort: "bewerten". Je eigenständiger ein System handelt, desto mehr rückt es in Richtung KI-Agenten, die Aufgaben selbst ausführen. Am unteren Ende, beim reinen Texten von Anzeigen oder Absagen, genügt ein Assistent, wie ihn die Seite zum KI-Text schreiben beschreibt.
Rechtliche Grenzen für KI im HR
Der EU AI Act sortiert KI-Systeme in vier Risikoklassen: unannehmbar, hoch, begrenzt und minimal. Für die Nutzung von KI im Personalwesen sind vor allem die beiden oberen Klassen relevant, hoch und unannehmbar: Nur sie bringen strenge Pflichten oder ein Verbot.
Seit dem 2. Februar 2025 untersagt Artikel 5 des EU AI Act Systeme, die aus Mimik, Stimme oder Verhalten auf Stimmung oder Stress von Beschäftigten schließen. Die Ausnahmen in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f gelten nur für medizinische oder sicherheitstechnische Zwecke, nicht für Zufriedenheitsmessung oder Leistungskontrolle. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.
Eine menschliche Endentscheidung allein befreit ein Auswahlsystem nicht von der Hochrisiko-Einstufung. Nach den Leitlinien der EU-Kommission bleibt es Hochrisiko, wenn die KI die Bewertung der Bewerbenden wesentlich prägt. Ausschlaggebend ist, wie stark die KI die Auswahlentscheidung beeinflusst, nicht die formale Unterschrift am Schluss. Sorgen Sie deshalb für echte Aufsicht: Ihr Team muss die Vorauswahl der KI eigenständig prüfen und die eigene Entscheidung dokumentieren.
Eine vollautomatische Absage ohne menschliche Prüfung ist nach Artikel 22 DSGVO grundsätzlich unzulässig. Bewerbende können das Eingreifen eines Menschen verlangen, ihren Standpunkt darlegen und die Entscheidung anfechten.
KI in der Personalentwicklung: zwischen Empfehlung und Bewertung
KI in der Personalentwicklung wertet Kompetenzen und Ziele aus und schlägt passende Lerninhalte vor. Solange sie Angebote macht, entstehen keine besonderen Pflichten. Zum Hochrisiko wird es, sobald die KI aus denselben Daten Bewertungen über Menschen ableitet.
Zwei Beispiele zeigen den Unterschied. Empfiehlt die KI einem Team ein Modul zur Einwandbehandlung, ist das eine Lernhilfe. Leitet dasselbe System aus Lernfortschritten eine Rangfolge für Beförderungen ab, greift es in eine Personalentscheidung ein. Dann gelten die Pflichten für Hochrisiko-Systeme.
Halten Sie die beiden Ebenen getrennt. Nutzen Sie KI für Vorschläge und machen Sie transparent, welche Daten dafür einfließen.
Welche Personaldaten in die KI dürfen
Alle Personaldaten unterliegen der DSGVO. Einige gelten nach Artikel 9 als besonders schützenswert, z. B. Gesundheits- oder Gewerkschaftsangaben. Für den KI-Datenschutz heißt das: Geben Sie einer KI nur, was die Aufgabe braucht, beim Zusammenfassen einer Bewerbung beispielsweise die Qualifikationen und nicht Name, Foto und Geburtsdatum.
Wo die KI diese Daten verarbeitet, entscheidet, welches Recht für sie gilt. Liegt der Verarbeitungsort in der EU, bleibt die DSGVO der Maßstab, und ein Transfer in Drittstaaten entfällt. Dienste mit Verarbeitung außerhalb der EU bieten diesen Schutz nicht, und manche nutzen Eingaben zudem für das Training ihrer Modelle. Für Bewerbungen oder Beurteilungen ist dieser Weg kaum vertretbar.
Smart KI
STRATO GPT
5 €/Mon.
Einrichtung: 0 €
1. Monat gratis
Smart KI
STRATO GPT
0 €/Mon.
1. Monat gratis
danach 4 €/Mon.
Einrichtung: 0 €
Preise inkl. MwSt.
STRATO GPT für die Personalarbeit
Ein Werkzeug für Aufgaben ohne besondere Pflichten ist STRATO GPT. Der Assistent verarbeitet Ihre Eingaben in europäischen Rechenzentren und verwendet sie nicht für das Training der Modelle. So lassen Sie Stellenanzeigen texten, lange Unterlagen zusammenfassen oder Rückmeldungen formulieren, ohne sensible Daten in einen fremden Rechtsraum zu geben. Die Auswahl der Menschen bleibt bei Ihnen, das Werkzeug liefert den Entwurf.
Weitere Eigenschaften helfen in der Personalarbeit konkret:
Dokumenten-Upload: Lassen Sie ein langes Bewerbungsdossier oder eine Betriebsvereinbarung auswerten, statt selbst zu suchen.
Ohne Chatlimit: Entwerfen und überarbeiten Sie mehrere Stellenanzeigen nacheinander, ohne an ein Limit zu stoßen.
Mehrsprachig: Formulieren Sie Rückmeldungen für internationale Bewerbende in deren Sprache.
Websuche: Beziehen Sie aktuelle Informationen ein, z. B. für eine Gehalts- oder Arbeitsmarktrecherche.
Fragen und Antworten
Gestaffelt. Die Verbote nach Artikel 5, etwa die Emotionserkennung, gelten bereits. Die strengen Pflichten für Hochrisiko-Systeme im Recruiting wurden über den Digital Omnibus auf den 2. Dezember 2027 verschoben. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie ein bewertendes Auswahlsystem produktiv nehmen.
Häufig ja. Über die Planung ist er frühzeitig zu unterrichten (§ 90 Betriebsverfassungsgesetz), bei Auswahlrichtlinien bestimmt er mit, auch wenn KI zum Einsatz kommt (§ 95). Sobald ein System Verhalten oder Leistung überwachen kann, etwa ein Bewerbermanagement, greift zusätzlich die erzwingbare Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6.
Ja. Die DSGVO verlangt nach Artikel 13 und 14, dass Sie offenlegen, wie Sie personenbezogene Daten verarbeiten, auch bei automatisierten Entscheidungen. Bei Hochrisiko-Systemen kommt Transparenz gegenüber den Betroffenen hinzu. Nennen Sie im Bewerbungsprozess, wo und wie KI mitwirkt.
Machen Sie eine kurze Bestandsaufnahme. Klären Sie je Tool, ob es Bewerbende bewertet oder sortiert, denn dann fällt es unter Anhang III. Prüfen Sie außerdem, ob Emotions- oder Verhaltensdaten ausgewertet werden, was nach Artikel 5 verboten wäre. Lassen Sie sich beide Punkte vom Anbieter schriftlich bestätigen und halten Sie das Ergebnis fest.
