E-Mails organisieren mit der Inbox-Zero-Methode
- Übersichtlicher Posteingang nach 5 einfachen Regeln
- So arbeiten Sie fokussiert E-Mails ab
- Für mehr Organisation im Postfach
Inbox-Zero-Methode: Was ist das?
Inbox Zero bezeichnet eine wirksame Methode zum Zeit- und E-Mail-Management, die der amerikanische Blogger, Autor und Produktivitäts-Experte Merlin Mann entwickelt hat. Das Prinzip ist besonders bei Personen beliebt, die regelmäßig eine Vielzahl von Nachrichten erhalten: Inbox Zero hilft dabei, die Bearbeitung von E-Mails organisiert anzugehen und so den Überblick in einem stark gefüllten Posteingang zu behalten. Die fünf Grundregeln der Methode lassen sich auf jedes Postfach anwenden.
Die 5 Grundregeln von Inbox Zero
Nach Inbox Zero werden einkommende E-Mails in fünf Kategorien eingeordnet, die jeweils ein unterschiedliches Handeln erfordern. Anhand von zielgerichteten Fragen lassen sich die Nachrichten klassifizieren:
1. Löschen
Ist diese E-Mail für Sie von Wert? Beantworten Sie die Frage spontan mit „Nein“, dann wird sie ohne weiteres Überlegen gelöscht. Bei „Ja“ rutscht sie weiter zur nächsten Kategorie in der Reihenfolge.
2. Delegieren
Hat die E-Mail für andere Teammitglieder womöglich mehr Relevanz? In diesem Fall wird sie weitergeleitet – und verschwindet aus Ihrem Postfach.
3. Antworten
Lässt sich die E-Mail innerhalb von zwei Minuten beantworten? Dann ist es das Beste, dies sofort zu erledigen.
4. Zurückstellen
Benötigt die Antwort einer E-Mail voraussichtlich länger als zwei Minuten? Stellen Sie diese zurück, versehen Sie die Nachricht mit einer entsprechenden Markierung und planen Sie für später einen Zeitraum zur Beantwortung ein.
5. Handeln
Erfordert die E-Mail weitere Aktionen? Und haben Sie gerade die Ressourcen dafür? Dann nehmen Sie sich die nötige Zeit für erforderliche Aufgaben, die sich aus der Nachricht ergeben. Wenn nicht, gilt auch hier: Eine entsprechende Markierung und ein fest geblockter Zeitraum für die Bearbeitung der Aufgabe helfen, mit Inbox Zero alles Wichtige im Blick zu behalten.
Inbox-Zero-Methode richtig anwenden
Trotz des markanten Namens geht es beim Inbox-Zero-Prinzip nicht darum, den Posteingang vollständig leer zu halten. In der Praxis hat es sich sogar als kontraproduktiv herausgestellt, die Bezeichnung allzu wörtlich zu nehmen und das Postfach durchgängig komplett zu leeren: Dieses Vorgehen ist aufwendiger, als zielgerichtet Ordnung in den E-Mails zu schaffen.
Das zentrale Ziel der Methode ist es, eingehende Mails sinnvoll zu sortieren. Dafür ist es nicht nötig, das E-Mail-Programm ständig geöffnet zu halten. Legen Sie nach Inbox Zero in einem ersten Schritt zum geordneten Postfach stattdessen feste Zeit-Slots pro Arbeitstag fest, die Sie Ihren E-Mails widmen. So umgehen Sie Ablenkung durch eingehende Nachrichten.
Tipp: Bei Tätigkeiten, die fokussiertes Arbeiten erfordern, lohnt es sich, Benachrichtigungen zeitweise ganz auszuschalten. Auf dem Smartphone oder Tablet lassen sich Mitteilungen von Apps zeitlich begrenzt deaktivieren.
Tags erstellen
Tags und Markierungen sind ein weiterer wichtiger Schritt bei Inbox Zero. Vergeben Sie Tags am besten direkt im Posteingang. Es ist gerade keine Zeit zur weiteren Bearbeitung? Die Schlagworte „weiterleiten“, „lesen“ oder „asap beantworten“ sind ideal, um zu einem späteren Zeitpunkt am Tag oder in der Woche gezielt eingegangene Nachrichten abzuarbeiten.
Tipp: Weniger ist mehr: Wählen Sie Bezeichnungen, mit denen Sie Ihre eingehenden E-Mails eindeutig und zeitsparend taggen können.
Ordner anlegen
Ordner halten das Postfach übersichtlich. Für wichtige E-Mails hilft ein sinnvolles Ablagesystem, in das sich Nachrichten schnell und einfach verschieben lassen.
Tipp: Automatische Regeln sortieren Nachrichten von bestimmten Absendern oder mit speziellen Schlagworten automatisch in den richtigen Ordner. Erstellen Sie beispielsweise eine Regel für E-Mails mit dem Betreff „Rechnung“. Diese landen automatisch im Ordner „Eingangsrechnungen“ – und vermeiden Stau im Posteingang.
Weitere Tipps im Umgang mit Inbox Zero
Richtig angewendet, ist Inbox Zero eine effektive Methode für einen zielgerichteten Umgang mit dem Posteingang und für einen produktiven Arbeitsalltag. Diese Tipps unterstützen Sie dabei, das Prinzip gewinnbringend einzusetzen:
- Melden Sie sich von Newslettern und Verteilern ab, die Ihnen keinen Mehrwert bringen. Das hält den Nachrichteneingang überschaubar.
- Nutzen Sie E-Mail-Vorlagen für häufig verwendete Antworten. Dies spart wertvolle Zeit beim Bearbeiten von Nachrichten.
- Archivieren statt löschen: Verschieben Sie E-Mails, die nicht weiterbearbeitet werden, in einen Archivordner. Im Zweifel können Sie Vorgänge so nachvollziehen – und das Postfach bleibt trotzdem übersichtlich.
Häufige Fragen zur Inbox-Zero-Methode
Was sind Herausforderungen bei der Umsetzung von Inbox Zero?
Viele anwendende Personen berichten von Schwierigkeiten, ein geeignetes Sortiersystem zu finden, das eingängig ist und langfristig funktioniert. Unser Tipp für die erfolgreiche Umsetzung der Inbox-Zero-Methode: Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre E-Mails über einige Wochen hinweg zu klassifizieren. Welche Mails erreichen Sie am häufigsten? Welcher Arbeitsschritt ist dann nötig? Eine Skizze hilft, Prozesse zu verbildlichen und ein produktives System auszuarbeiten.
Wie flexibel ist Inbox Zero?
Der Vorteil der Methode ist, dass sie individualisiert werden kann: Sie sind vollkommen frei in der Benennung der Ordner und Tags, sodass Inbox Zero sich sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Kontext verwenden lässt.
Wie kann ich in Outlook Tags vergeben?
Um E-Mails nach Inbox Zero zu klassifizieren, verwenden Sie in Microsoft Outlook die Kategorien. Die Farbkategorien können Sie im Menüband unter Start > Kategorisieren > alle Kategorien personalisieren.
Welche Ordner und Tags sind nach Inbox Zero sinnvoll?
Das kommt auf den Kontext an. Ein mögliches Beispiel im privaten Bereich ist der Ordner “Reisen”, in dem sich E-Mails befinden, die mit den Tags “Buchungen” und “Lesen” versehen sind. Unter “Buchungen” befinden sich alle relevanten Mails mit Buchungscodes. “Lesen” eignet sich für Newsletter und Artikel auf Reiseblogs, die weiterführende Informationen erhalten.
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