Einer der wichtigsten Regeln der E-Mail-Kommunikation ist eine freundliche und respektvolle Sprache. Höflichkeitsfloskeln wie „Bitte“ und „Danke“ gehören zur Netiquette und sollten in der digitalen Unterhaltung selbstverständlich sein. Auch in schwierigen Situationen, beispielsweise wenn unterschiedliche Positionen vertreten werden, ist ein achtungsvoller Ton unumgänglich. Höflichkeit und Respekt schaffen eine positive Kommunikationsatmosphäre und tragen zu einem guten Konversationsklima bei, wie in den folgenden Beispielen:

• „Ich bitte um Ihre zeitnahe Rückmeldung.“
• „Könnten Sie mir bitte weitere Details zu Ihrer Anfrage zusenden?“
• „Vielen Dank für die Informationen aus Ihrer vorherigen E-Mail.“
• „Besten Dank für das Zusenden der Unterlagen. Könnten Sie mir hierzu bitte einige Rückfragen beantworten:“

Die Betreffzeile ist das Erste, was Empfangende vom Absender oder von der Absenderin sieht. Der Betreff sollte daher immer präzise und aussagekräftig formuliert sein. Ein gut gewählter Betreff fasst den Inhalt der E-Mail in wenigen Worten zusammen und gibt den Empfangenden sofort eine Vorstellung davon, worum es in der Nachricht geht. Eine zielgerichtete Betreffzeile könnte beispielsweise wie folgt lauten:

• „Projektstatusbericht [Monat und Jahr]“
• „Ankündigung: Abwesenheit [Datum]“
• „Wichtige Information zur neuen Firmenrichtlinie“„Einladung zum Meeting am [Datum und Uhrzeit]“
• „Erinnerung: Abgabe der Quartalsberichte bis [Datum]“

Tipp: Vermeiden Sie Rechtschreibfehler im Mail-Betreff und verzichten Sie auf bestimmte Wörter wie „gratis“ oder eine große Anzahl von Sonderzeichen. Dies könnte dazu führen, dass die E-Mail als Spam eingestuft wird.

Eine korrekte Anrede zu Beginn und eine passende Grußformel am Ende der E-Mail gehören zu den Grundlagen des E-Mail-Knigge. Dabei sollten Sie insbesondere auf die persönliche Beziehung zur empfangenden Person achten.

Die richtige Begrüßung

Wenn Sie die empfangende Person nicht persönlich kennen, sind die folgenden Anreden eine sichere Wahl:

• „Sehr geehrter Herr [Nachname]“
• „Guten Tag [Vorname und Nachname]“
• „Sehr geehrte Frau [Nachname]“

Bei bekannten Kontakten, wie Kollegen und Kolleginnen, bietet sich eine persönliche Begrüßung an – zum Beispiel:

• „Guten Morgen Herr [Nachname]“
• „Hallo Frau [Nachname]“
• „Liebe/r [Vorname]“
• „Hi [Vorname]“

Wichtig: Achten Sie auf die korrekte Schreibweise des Vor- bzw. Nachnamens. Ein Tippfehler in der Ansprache ist nicht nur unangenehm, sondern auch unhöflich. Besitzt die Kontaktperson einen akademischen Grad oder Adelstitel, sollten diese zusätzlich mit genannt werden.

Die passende Verabschiedung

Ein guter E-Mail-Knigge sieht vor, auch die Grußformel respektvoll zu gestalten. Wie bei der Anrede ist für die Formulierung maßgeblich, ob Sie den Adressaten oder die Adressatin persönlich kennen. Gängige Grußformeln in Mails sind:

• „Mit freundlichen Grüßen“
• „Mit besten Grüßen“
• „Viele Grüße“

Nach der Grußformel sollte immer der eigene Vorname und – je nach Adressaten oder Adressatin – der Nachname genannt werden.

Lange E-Mails werden häufig nur überflogen. Daher ist es wichtig, den Inhalt möglichst kurz zu gestalten und schnell auf den Punkt zu kommen. Konzentrieren Sie sich auf Ihr wesentliches Anliegen und bündeln Sie die Informationen ohne Ausschweifungen und Mehrdeutigkeiten.

Der Grund: Eine kurze Lesezeit erleichtert der empfangenden Person, zügig auf Ihre E-Mail zu antworten. Zudem hilft eine klare und prägnante Sprache, die Botschaft des Absenders oder der Absenderin schnell zu verstehen und angemessen zu reagieren.

Neben einer präzise formulierten Nachricht mit kurzen Sätzen gehören zu einer guten E-Mail-Etikette Absätze und Aufzählungen, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Eine durchdachte Struktur hilft dem oder der Empfangenden dabei, den Inhalt der Mail schnell und einfach zu erfassen.

Absätze trennen unterschiedliche Themengebiete, während Aufzählungen und nummerierte Listen die Informationen übersichtlicher sowie leicht verständlich gestalten. Eine gut sortierte E-Mail-Kommunikation erleichtert es der empfangenden Person, den Inhalt der Nachricht zu erfassen und darauf ebenso strukturiert zu reagieren.

Nutzen Sie Rechtschreibprüfungen und lesen Sie die E-Mail vor dem Versand noch einmal gründlich durch. Eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind Zeichen von Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit und vermeiden zusätzlich Missverständnisse. Fehlerhafte Formulierungen können hingegen einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen und das Verständnis beeinträchtigen.

Tipp: Verwenden Sie beim Schreiben keine firmeninternen oder nicht geläufigen Abkürzungen, die nur einem bestimmten Personenkreis bekannt sind. Diese können die empfangende Person leicht verwirren und zu falschen Rückschlüssen oder vermeidbaren Rückfragen führen.

Um eine effektive E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten, ist es zu empfehlen, das Versenden von unnötigen Anhängen und Links zu vermeiden. Gemäß dem E-Mail-Knigge sollten Sie darauf achten, dass alle Anhänge oder Links in einer E-Mail von Nutzen sind und einen klaren Zweck erfüllen. Durch die Vermeidung überflüssiger Anhänge und Links wird nicht nur die Übersichtlichkeit der E-Mail verbessert, sondern auch die Effizienz der Korrespondenz gesteigert.

Stellen Sie im Text Ihrer Nachricht sicher, dass die Kontaktperson über die Dateien oder Links informiert ist, zum Beispiel mit folgenden Phrasen:

• „Im Anhang finden Sie…“
• „Wie gewünscht, sende ich in dieser E-Mail folgende Dateien…“
• „Weitere Informationen können Sie unter folgendem Link nachlesen.“

Der Ton der E-Mail-Kommunikation sollte nach dem E-Mail Knigge immer gemäß der Situation gewählt werden. Entscheiden Sie sich im Zweifel für einen neutralen, sachlichen Ton. Bei einem förmlichen Austausch ist eine professionelle und distanzierte Ausdrucksweise angebracht, während in weniger formellen Kontexten ein freundlicher Ton passend ist. Die richtige Tonalität unterstützt so die gewünschte Wahrnehmung der Nachricht.

Wichtig: Auf Ironie und Sarkasmus sollten Sie in der schriftlichen Kommunikation verzichten. Das Stilmittel der Ironie setzt neben dem offenkundig Gesagten auch auf nonverbale Zeichen. In einer E-Mail können Lesende hingegen nur mit den vorhandenen Worten arbeiten. Doppeldeutigkeiten sind nicht erkennbar und führen mitunter schnell zu Missverständnissen.

Eine weitere wichtige E-Mail-Etikette ist die zeitnahe Reaktion auf erhaltene Nachrichten. Eine schnelle Antwort zeigt Wertschätzung und Engagement. Zudem fördert sie nicht nur die zügige Kommunikation und Effizienz, sondern zeigt, dass die Anliegen der Kommunikationsbeteiligten ernst genommen werden.

Eine schnelle Reaktion ist auch dann von Vorteil, wenn Sie noch nicht die gewünschte Antwort für die wartende Person haben. Beachten Sie allerdings, dass dieses Vorgehen nur bei wichtigen Nachrichten sinnvoll ist, um ein unnötiges Ansteigen des E-Mail-Aufkommens zu vermeiden. Trifft diese Dringlichkeit zu, antworten Sie höflich und geben Sie an, dass Sie sich bis zu einem von Ihnen gesetzten Zeitpunkt darum kümmern, aber zum jetzigen Augenblick keine Antwort geben können.

Eine professionelle Signatur am Ende der E-Mail gibt Empfangenden alle notwendigen Kontaktinformationen und wirkt gleichzeitig seriös. Eine gut gestaltete Signatur nach dem E-Mail Knigge sollte den vollständigen Namen, die Position im Unternehmen und die wichtigsten Kontaktdaten, wie die Adresse und Telefonnummer, enthalten.

Tipp: Bei STRATO Webmail haben Sie die Möglichkeit, eine oder auch mehrere persönliche Signatur/en anzulegen, die Sie beim Versand Ihrer E-Mail einsetzen können. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Artikel E-Mail-Signatur erstellen.