KI-Telefonie:

KI-Telefonie: Ein Begriff, drei Aufgaben

KI-Telefonie bezeichnet den Einsatz künstlicher Intelligenz im Telefonkanal. Die KI nimmt Anrufe an und führt das Gespräch, sie verteilt Anrufe an die zuständige Stelle oder sie schreibt mit, während Menschen telefonieren. Das gilt für eingehende Anrufe ebenso wie für Anrufe, die ein System selbst startet.

Ein Beispiel für KI im Handwerk: Eine Malermeisterin steht auf dem Gerüst, das Handy vibriert in der Jackentasche. Statt der Mailbox meldet sich eine KI, fragt nach Raumgröße, Wunschtermin und Rückrufnummer und schickt ihr das Ergebnis per E-Mail. Am Abend ruft sie zurück und hat alle Eckdaten schon vor sich.

Hinter dem Begriff stecken drei Aufgaben, die sich kombinieren lassen:

• Die KI spricht: Sie führt das Gespräch selbst, beantwortet Fragen und nimmt Termine auf.
• Die KI steuert: Sie fragt nach dem Anliegen und verbindet direkt. Eine KI-Telefonzentrale ersetzt so das Tastenmenü mit "Drücken Sie die 1".
• Die KI schreibt mit: Sie wandelt Gespräche zwischen Menschen in Text um (Transkription) und fasst sie zusammen, oft als Funktion einer KI-Telefonanlage. Alle Beteiligten müssen das vorab wissen, für Aufzeichnungen brauchen Sie ihre Einwilligung (mehr zum KI-Datenschutz).

Für kleine Betriebe steht meist die erste Aufgabe im Vordergrund: Die KI führt das Gespräch. Dann bleibt eine Frage: In welchem Moment soll sie übernehmen? Das legen Sie nicht in der KI fest, sondern in Ihrer Rufweiterleitung.

Begriffe rund um KI-Telefonie auf einen Blick

Rund um das Telefonieren mit KI kursieren viele Begriffe, die oft gleichbedeutend verwendet werden. Sie beschreiben aber verschiedene Ebenen: eine Technik, ein Produkt, eine Rolle im Betrieb oder eine Form der Organisation.

Begriff	Ebene	Worum es geht
KI-Telefonie	Oberbegriff	Jeder Einsatz von KI im Telefonkanal, eingehend und ausgehend
Voicebot	Technik	Software, die gesprochene Sprache versteht und in Echtzeit antwortet
KI-Telefonassistent	Produkt	Fertige Lösung, die eingehende Anrufe für ein Unternehmen annimmt
KI-Anrufbeantworter	Rolle	Ersatz für die Mailbox: Gespräch statt Aufzeichnung
KI-Sekretariat	Rolle	Organisatorische Assistenz mit Terminen, Rückrufen und dem Durchstellen von Anrufen
KI-Callcenter	Organisationsform	Kundenservice per KI, ausgelegt auf viele Anrufe
KI-Telefonanlage	Infrastruktur	Telefonanlage mit KI-Funktionen wie Transkription oder Verteilung nach Anliegen

Die Ebenen greifen ineinander. Ein KI-Telefonassistent nutzt einen Voicebot als Technik und kann im Alltag die Rolle eines Anrufbeantworters oder eines Sekretariats übernehmen. Für Ihre Entscheidung zählt deshalb weniger das Etikett als die Frage, in welche Richtung die Anrufe laufen.

KI-Anrufe: eingehend oder ausgehend

Bei eingehenden Anrufen nimmt die KI ab, wenn Kundschaft Sie erreichen will. Für kleine Betriebe ist das der naheliegende Einstieg: Wer allein oder im kleinen Team arbeitet, verpasst Anrufe, sobald alle beschäftigt sind, und damit mögliche Aufträge.

Ausgehende KI-Telefonie, oft KI-Outbound-Telefonie genannt, dreht die Richtung um: Das System ruft selbst an. Typische Einsätze sind Terminerinnerungen am Vortag, Rückrufe zu einer offenen Anfrage oder die Ankündigung eines Liefertermins. Eine Praxis, die am Vortag an Termine erinnert, erfährt Absagen früher und kann den Platz neu vergeben.

Was rechtlich für KI-Anrufe gilt

Rechtlich ist die ausgehende Richtung deutlich enger. Werbeanrufe an Privatpersonen erlaubt § 7 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung, bei Geschäftskunden genügt für den Anruf durch einen Menschen eine mutmaßliche Einwilligung. Ob ein KI-Sprachagent als "automatische Anrufmaschine" gilt, für die das Gesetz immer eine ausdrückliche Einwilligung verlangt, ist nicht abschließend geklärt. Planen Sie werbliche KI-Anrufe deshalb so, als bräuchten Sie diese Einwilligung in jedem Fall, auch gegenüber Unternehmen.

Die Einwilligung von Privatpersonen müssen Sie zudem dokumentieren und fünf Jahre lang aufbewahren (§ 7a UWG).

Reine Serviceanrufe sind keine Werbung, etwa die Bestätigung eines vereinbarten Termins. Erwähnt derselbe Anruf zusätzlich ein Angebot, wird er zur Werbung. Vorsicht bei Zufriedenheitsabfragen: Gerichte haben sie als Werbung eingestuft, weil sie die Kundschaft an das Unternehmen binden sollen.

Unabhängig von der Richtung muss Ihr Gegenüber erkennen können, dass es mit einer KI spricht.

Rufweiterleitung: So kommt die KI an Ihre Telefonnummer

Für KI-Telefonie im Unternehmen brauchen Sie meist weder eine neue Telefonanlage noch eine neue Geschäftsnummer. Die KI erhält eine eigene Rufnummer, und Ihre bestehende Nummer leitet Anrufe dorthin weiter. Welche Art der Rufweiterleitung Sie wählen, legt die Rolle der KI fest.

Vier Rufweiterleitungen, vier Rollen

Mobilfunknetze kennen vier Varianten der Rufweiterleitung, auch Rufumleitung genannt.

Rufweiterleitung	Code	Rolle der KI	Passt zu
Sofort, alle Anrufe		KI zuerst: Sie nimmt jeden Anruf an und stellt nach Ihren Regeln durch	Selbstständigen, die ungestört arbeiten wollen
Bei Nichtmelden		Rückfallebene: Ihr Team hebt zuerst ab, die KI übernimmt nach einigen Sekunden	Betrieben mit Empfang oder Büro
Bei besetzt		Zweite Leitung: Wer anruft, während Sie telefonieren, landet bei der KI statt im Besetztzeichen	Stoßzeiten wie dem Montagmorgen
Bei Nichterreichbarkeit		Sicherheitsnetz: Das Handy ist aus, der Akku leer oder kein Netz da	Außendienst und Baustellen mit Funklöchern

Die Codes tippen Sie in die Telefon-App und drücken die Anruftaste. Bei "Nichtmelden" legen Sie die Wartezeit auf Wunsch selbst fest, zwischen 5 und 30 Sekunden in Fünferschritten: leitet zum Beispiel nach 20 Sekunden weiter. Ist Anklopfen aktiv, greift "bei besetzt" erst, wenn Sie den anklopfenden Anruf ablehnen. Mit schalten Sie die drei bedingten Varianten auf einmal ein. Ihr Team hat dann immer die erste Chance, und die KI fängt alles auf, was liegen bleibt. löscht sämtliche Rufweiterleitungen wieder.

Festnetz und Telefonanlage

Am Festnetz richten Sie die Rufweiterleitung im Router, in Ihrer Telefonanlage oder im Kundencenter Ihres Telefonanbieters ein. Die Varianten heißen dort ähnlich: sofort, verzögert, bei besetzt. Viele Cloud-Telefonanlagen erlauben zusätzlich zeitgesteuerte Regeln. Tagsüber klingelt dann das Büro, ab 18 Uhr und am Wochenende antwortet die KI.

Größere Unternehmen mit eigener Telefonanlage binden KI-Telefonie häufig über einen SIP-Trunk an. SIP ist das Protokoll, mit dem Internettelefonie Gespräche aufbaut, und ein Trunk bündelt mehrere Sprachkanäle zu einem Anschluss. Für kleine Betriebe genügt die Rufweiterleitung.

Was die Rufweiterleitung kostet

Jede Rufweiterleitung baut eine zweite Verbindung auf, von Ihrer Nummer zur KI-Nummer. Diese Strecke berechnet Ihnen Ihr Telefonanbieter nach Ihrem Tarif. Ob eine Flatrate sie abdeckt, steht in der Leistungsbeschreibung, denn manche Tarife nehmen Rufweiterleitungen ausdrücklich aus.

Prüfen Sie die Rufweiterleitung, bevor Sie sich auf sie verlassen. Rufen Sie Ihre Nummer von einem zweiten Telefon an und zählen Sie mit, nach wie vielen Sekunden die KI übernimmt. Mit fragen Sie ab, ob die Rufweiterleitung bei Nichtmelden aktiv ist und auf welche Nummer sie zeigt.

Testanruf: Woran Sie gute KI-Telefonie erkennen

Funktionslisten ähneln sich bei vielen Lösungen. Ob KI-Telefonie im Alltag trägt, hören Sie in fünf Minuten am Telefon. Rufen Sie einmal aus einem ruhigen Raum an und einmal von unterwegs, mit Verkehr oder Wind im Hintergrund.

1. Antwortpause: Achten Sie auf die Stille nach Ihrer Frage. Eine kurze Pause wirkt wie Nachdenken, eine lange lässt Anrufende zweifeln, ob noch jemand in der Leitung ist.
2. Unterbrechen: Fallen Sie der KI ins Wort, wie Sie es bei einem Menschen tun würden. Eine gute KI hört auf zu sprechen und geht auf Ihren Einwurf ein.
3. Wissenslücke: Stellen Sie eine Frage, die Ihre Website nicht beantwortet, zum Beispiel, ob Sie auch samstags liefern. Die KI sollte nachfragen oder einen Rückruf anbieten, statt eine Antwort zu erfinden.
4. Übergabe: Sagen Sie "Ich möchte mit einem Menschen sprechen" oder schildern Sie einen Notfall. Der Anruf muss dann bei der Person landen, die Sie dafür vorgesehen haben.
5. Nachbereitung: Prüfen Sie, was nach dem Auflegen bei Ihnen ankommt. Name, Rückrufnummer und Anliegen sollten vollständig sein und sich ohne Nachhören verstehen lassen.

Antwortpause und Unterbrechen prüfen Sie beim STRATO KI‑Telefonassistenten ohne Vertrag in der Live-Demo unter 030 439 79 27 69. Wissenslücke, Übergabe und Nachbereitung testen Sie im kostenlosen ersten Monat mit Ihrer eigenen Website und Ihren Regeln, zum Beispiel über den Button "Test Call" im Dashboard.

KI-Telefonie mit dem STRATO KI Telefonassistenten

Der STRATO KI Telefonassistent bringt KI-Telefonie für eingehende Anrufe in kleine Betriebe, ohne neue Technik und ohne Programmierung. Er lernt Ihr Unternehmen aus den Inhalten Ihrer Website kennen und beantwortet Fragen in natürlicher Sprache, am Telefon auf Deutsch. Zu Beginn jedes Gesprächs gibt er sich als KI zu erkennen und weist auf Ihre Datenschutzerklärung hin.

So richten Sie ihn ein:

1. Website angeben: Der Assistent liest Ihre Inhalte ein und kennt danach alles, was dort steht, etwa Leistungen und Öffnungszeiten. Ergänzende Informationen und Dokumente hinterlegen Sie in der Wissensbasis.
2. Durchstellen regeln: Sie bestimmen, welche Anliegen der Assistent an wen durchstellt: im Tarif Start an ein Ziel, in Pro an bis zu fünf, in Unlimited an beliebig viele. Begriffe wie "Notfall" oder "Wasserschaden" erkennt er und stellt den Anruf sofort durch.
3. Rufnummer verbinden: Ihre Geschäftsnummer bleibt, eine Rufweiterleitung auf die KI-Nummer genügt.
4. Kalender anbinden: In den Tarifen Pro und Unlimited trägt der Assistent Termine über Ihr Konto bei Calendly oder Cal.com direkt in Ihren Kalender ein, etwa bei Google, Outlook oder Apple.

Fragt jemand bei einer Tischlerei an, ob sie Einbauschränke für Dachschrägen fertigt, bestätigt der Assistent das anhand der Website und trägt direkt einen Aufmaßtermin ein.

Der Assistent arbeitet DSGVO-konform, die Daten werden in der EU verarbeitet. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO, und die Gesprächsdaten fließen nicht in das Training öffentlicher KI-Modelle.

Die drei Tarife unterscheiden sich nach der Zahl der inklusiven Anrufe, der Zahl der Weiterleitungsziele und der Terminbuchung. Der erste Monat ist gratis, danach sind alle Tarife monatlich kündbar.

Zum KI Telefonassistent Angebot

Fragen und Antworten

Was kostet KI-Telefonie?

KI-Telefonie-Anbieter rechnen meist nach einem von drei Modellen ab: Monatspauschale mit Inklusivanrufen, Preis pro Anruf oder Preis pro Gesprächsminute. Bei vielen kurzen Anfragen, etwa nach Öffnungszeiten, fällt die Abrechnung pro Minute oft günstiger aus, bei langen Beratungsgesprächen der feste Preis pro Anruf.

Legen Sie Ihre tatsächliche Anrufzahl aus dem letzten Monat zugrunde, dann vergleichen Sie Tarife auf belastbarer Grundlage. Der STRATO KI Telefonassistent kombiniert eine Monatspauschale mit Inklusivanrufen, im größten Tarif sind alle Anrufe enthalten. Die aktuellen Preise sehen Sie in den Tarifen auf dieser Seite.

Wie erkenne ich KI am Telefon?

Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der KI-Verordnung der EU, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Seriös eingesetzte KI-Telefonie stellt sich deshalb zu Gesprächsbeginn als KI vor. Fehlt dieser Hinweis, fragen Sie direkt: "Spreche ich mit einer KI?" Verlangt eine vertraute Stimme am Telefon Geld oder Zugangsdaten, hilft eine einfache Regel: Legen Sie auf und rufen Sie über eine Nummer zurück, die Sie selbst kennen.

Funktioniert KI-Telefonie mit einer Fritzbox?

Ja. In der Benutzeroberfläche der Fritzbox richten Sie unter Telefonie > Rufbehandlung > Rufumleitung eine Umleitung auf die KI-Nummer ein. Als Art wählen Sie sofort, verzögert oder bei besetzt, je nachdem, wann die KI übernehmen soll. Die Umleitung lässt sich auf eine einzelne Rufnummer Ihres Anschlusses beschränken, zum Beispiel nur auf die Geschäftsnummer.