SharePoint Online im Portrait

Was ist SharePoint Online?

SharePoint Online von Microsoft ist eine Sammlung von cloudbasierten Tools, die Unternehmen die Zusammenarbeit erheblich erleichtern. Zu diesem Zweck ermöglicht es die Plattform, Dateien plattformübergreifend zu speichern, zu strukturieren und freizugeben. Von welchem Gerät aus Nutzende auf den gemeinsamen SharePoint zugreifen, spielt keine Rolle: Alle Inhalte sind bequem über den Browser der Wahl zugänglich. Eine integrierte Suchfunktion vereinfacht es, gewünschte Dateien zu finden.

Das Management von Dokumenten und Dateien ist aber nicht das einzige Feature der Microsoft-App: Für eine optimale Informationsstruktur können Sie mit SharePoint Online unternehmensinterne Websites erstellen. Informieren Sie Teams oder das ganze Unternehmen mithilfe von Seiten, Listen und Bibliotheken über die neuesten Entwicklungen.

SharePoint Online ist ein Cloud-Service. Sie müssen sich als Unternehmen also nicht darum kümmern, die Software zu hosten – dies erledigt Microsoft für Sie.

Wofür lässt sich SharePoint Online im Unternehmen einsetzen?

Mit SharePoint haben Sie eine Office-Anwendung zur Hand, die sich für verschiedenste Nutzungsszenarien eignet und den Weg zum modernen Arbeitsplatz ebnet. Ob Sie die Plattform für das gesamte Unternehmen oder nur für einzelne Teams verwenden möchten, steht Ihnen dabei gänzlich offen. Bei Bedarf können Sie dank des ausgeklügelten Berechtigungssystems sogar verschiedene SharePoints anlegen, um projektbezogene und unternehmensweite Informationen bzw. Dateien gezielt voneinander zu trennen.

Einige praktische Einsatzzwecke von SharePoint im Office im Überblick:

• Cloud-Speicher: Legen Sie SharePoint-Bibliotheken mit eigenen Ordnerstrukturen an, um dort Dokumente, Bilder und Videos zu speichern. Sie legen individuell fest, wer Dateien ablegen, einsehen, bearbeiten, herunterladen und löschen kann. Alle Daten werden extern auf den Microsoft Servern abgelegt, sodass Sie keine zusätzlichen Ressourcen benötigen.
• Newsfeed: Nutzen Sie die Features von SharePoint Online, um Mitarbeitende mit aktuellen News und Entwicklungen im Unternehmen zu versorgen. Über sogenannte Webparts wie Bilder, Texte und Dokumente verleihen Sie den Informationsseiten im SharePoint ein modernes Web-Layout.
• Wiki: Die Seiten-Funktion von SharePoint Online bietet Ihnen außerdem die perfekte Grundlage für den Aufbau eines firmeneigenen Wikis. Bündeln Sie das Know-how in einer eigenen Wissensdatenbank und machen Sie das vorhandene Fachwissen so für alle interessierten Mitarbeitenden verfügbar.
• Projekt-/Teamseiten: Verbessern Sie den Workflow von einzelnen Projekten bzw. Teams, indem Sie alle wichtigen Informationen und Eckdaten in individuellen SharePoint-Seiten zusammenfassen. Dank der möglichen Verknüpfung mit anderen Office-Apps wie Microsoft Teams lässt sich die Zusammenarbeit zusätzlich vereinfachen.

Für wen eignet sich die SharePoint Office Anwendung?

SharePoint Online ist prädestiniert für Unternehmen, die den Austausch mit Dokumenten und Informationen – innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern – optimieren möchten. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Großteil der Mitarbeitenden im Büro sitzt, im Home Office (zuhause) oder Mobile Office (von unterwegs) arbeitet: Die Features, um Informationen zu streuen und Teams zu vernetzen, bringen Firmen unabhängig vom präferierten Arbeitsmodell voran.

Auch die Unternehmensgröße ist im Prinzip kein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für oder gegen SharePoint Online. Wenn Sie den Cloud-Service im Rahmen von Microsoft 365 erwerben, bezahlen Sie pro Mitarbeiter für eine gültige Lizenz. Für kleinere Firmen mit wenigen Mitarbeitenden fallen also keine unverhältnismäßigen Kosten wie bei anderen Business-Tools an.

Wo kann man SharePoint Online erwerben?

SharePoint Online ist Bestandteil der meisten Microsoft 365 Business Tarife. Die Office-Suite erhalten Sie im Abonnenten-Modell wahlweise direkt beim Entwickler Microsoft oder bei anderen Verkäufern, die das Office-Paket im Portfolio führen. Bei STRATO bekommen Sie SharePoint und andere Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook oder Teams beispielsweise in den Paketen „Microsoft 365 Business Basic“ und „Microsoft 365 Business Standard“.