Ihre Website kennt die Antworten schon
Sonntag, kurz vor zehn am Abend: Jemand möchte wissen, ob es an Ihrer Physiotherapiepraxis Parkplätze gibt und ob am Mittwoch noch ein Termin frei ist. Die erste Antwort steht auf Ihrer Anfahrtsseite, drei Klicks entfernt. Die zweite kennt nur Ihr Kalender. Auf einer Chatbot-Website tippt die Person ihre Frage ins Chatfenster und bekommt beide Antworten, während sie noch auf der Seite ist.
Dafür liest der Chatbot die Inhalte Ihrer Website ein. Wie gut seine Antworten ausfallen, hängt deshalb weniger von der KI ab als von dem, was auf Ihren Seiten steht.
Gemeint ist hier ein Chatbot, der Ihrer Kundschaft auf Ihrer eigenen Website antwortet. Wer eine AI-Chat-Website sucht, um selbst mit einer KI zu arbeiten, findet mit STRATO GPT ein Werkzeug für Texte, Recherche und Ideen.
Was der Chatbot von Ihrer Website lernt
Beim KI Chat-Assistenten von STRATO geben Sie während der Einrichtung die Adresse Ihrer Website ein. Der Assistent übernimmt die öffentlich zugänglichen Inhalte und nutzt sie als Grundlage für seine Antworten. Was hinter einem Login liegt, bleibt außen vor.
Daraus folgen drei Dinge, die Sie vor dem Start kennen sollten:
- Widersprüche führen zu widersprüchlichen Antworten. Stehen auf der Kontaktseite die Sommer-Öffnungszeiten und im Footer noch die vom Winter, findet der Chatbot beide Angaben. Welche er nennt, haben Sie dann nicht in der Hand.
- Was nur im Bild steht, ist eine unsichere Quelle. Eine Speisekarte als Handyfoto oder Preise in einer Grafik lesen Menschen ohne Weiteres, der Chatbot erfasst sie unter Umständen nicht. Wichtige Angaben gehören deshalb zusätzlich als Text auf die Seite.
- Was fehlt, kann der Chatbot nicht wissen. Steht nirgends, ob Sie Hausbesuche machen, gibt es dazu auch keine verlässliche Antwort. Für solche Fälle legen Sie eine Weiterleitung an Ihr Team fest.
Zusätzlich können Sie Dokumente hochladen, etwa einen ausführlichen Leistungskatalog oder die Hausregeln Ihrer Ferienwohnung. Bedenken Sie dabei: Alles, was in der Wissensbasis liegt, kann der Chatbot allen wiedergeben, die auf Ihrer Website fragen. Laden Sie deshalb nur Unterlagen hoch, die auch öffentlich auf der Seite stehen dürften.
Welche Inhalte der Chat verwendet, sehen Sie jederzeit in der Wissensbasis und passen Sie sie dort an. Wie ein KI-Chatbot aus solchen Quellen seine Antworten bildet, erklärt unser Grundlagenartikel.
Website-Check vor dem Start
Lesen Sie Ihre Website vor dem Einrichten einmal mit den Augen Ihrer Kundschaft. Diese Angaben sollte der Chatbot in Textform finden:
- Leistungen: was Sie anbieten und was ausdrücklich nicht. Steht die Abgrenzung auf der Seite, kann der Chat auch klar verneinen.
- Öffnungs- und Erreichbarkeitszeiten: an einer einzigen Stelle gepflegt, mit Feiertagen und Betriebsferien.
- Preise oder Preisrahmen: dort, wo Sie sie nennen möchten. Fehlen sie, entscheiden Sie bewusst, wie der Chat auf Preisfragen reagiert.
- Anfahrt: Adresse, Parkmöglichkeiten, Nahverkehr und ein Hinweis, ob der Eingang barrierefrei ist.
- Abläufe: wie ein Termin zustande kommt, was beim ersten Besuch passiert und wie Sie mit Absagen umgehen.
- Zuständigkeiten: wer im Team für welche Anliegen ansprechbar ist.
Für den Test brauchen Sie echte Fragen: Gehen Sie Ihr Postfach, die Anfragen aus dem Kontaktformular und Ihre Telefonnotizen der letzten Wochen durch und schreiben Sie die zehn häufigsten Fragen wörtlich auf. Genau diese stellen Sie dem Chatbot vor dem Livegang. Wo eine Antwort unvollständig ausfällt, fehlt meist eine Angabe auf der Website. Ergänzen Sie sie dort und lesen Sie die Website anschließend neu ein.
Chatbot-Websites nach Branche
Die Tabelle zeigt typische Fragen je Branche und die Inhalte, die Ihre Website dafür liefern muss.
| Website |
Typische Fragen im Chat |
Diese Inhalte braucht die Website |
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Arztpraxis
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"Nehmen Sie neue Patientinnen und Patienten auf?", "Gibt es eine Abendsprechstunde?"
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Sprechzeiten, Leistungen, Hinweise zu Kassen- und Privatleistungen, barrierefreier Zugang
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Restaurant
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"Haben Sie heute Abend einen Tisch für sechs?", "Gibt es vegane Gerichte?"
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Speisekarte als Text, Allergenhinweise, Küchenzeiten, Ruhetage, Weg zur Reservierung
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Handwerksbetrieb
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"Kommen Sie auch nach Potsdam?", "Wann hätten Sie Zeit für eine Besichtigung?"
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Einsatzgebiet mit Ortsnamen, Leistungen, Regelung für Notdienste, Ablauf von Besichtigung und Angebot
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Architekturbüro
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"Planen Sie auch Umbauten im Bestand?", "Wie läuft ein Erstgespräch ab?"
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Leistungsschwerpunkte, Projektbeispiele mit Beschreibungstext, Ablauf und Kosten des Erstgesprächs
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Ferienwohnung
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"Sind Hunde erlaubt?", "Ab wann kann ich einchecken?"
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Hausregeln, Zeiten für Check-in und Check-out, Ausstattung, Stornobedingungen
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Onlineshop
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"Liefern Sie nach Österreich?", "Wie schicke ich etwas zurück?"
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Versandländer und Lieferzeiten, Rückgabebedingungen, Zahlungsarten, Größentabellen als Text
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In fast jeder Zeile stecken Angaben, die in vielen Betrieben nur im Kopf des Teams existieren: das Einsatzgebiet, die Hausregeln, der Ablauf eines Erstgesprächs. Halten Sie diese Informationen auf der Website fest, bevor der Chat startet.
Branchenspezifische Hinweise zum Aufbau der Seiten finden Sie zur Website für Ärzte und zur Website für Architekten. Für die Gastronomie zeigen wir, wie Sie eine Restaurant-Website erstellen. Wo Betriebe KI über den Chat hinaus einsetzen, beschreibt der Beitrag zu KI im Handwerk.
Chat-Support auf der Website: Bot und Team teilen sich die Arbeit
Im Chat-Support übernimmt der Chatbot die Fragen, die sich wiederholen und eine eindeutige Antwort haben. Dazu kommt die Terminbuchung: Binden Sie Ihr Terminbuchungssystem an, bucht Ihre Kundschaft freie Termine direkt im Chat.
Andere Anliegen gehören von Anfang an zu Menschen. Legen Sie vor dem Start fest, welche das in Ihrem Betrieb sind:
- Reklamationen mit Vorgeschichte, bei denen frühere Absprachen zählen
- individuelle Angebote und verbindliche Zusagen zu Preisen oder Fristen
- medizinische, rechtliche oder steuerliche Einschätzungen
- Gespräche, in denen jemand erkennbar verärgert oder besorgt ist
Diese Fälle tragen Sie in der Konfiguration als Weiterleitungsregeln in eigenen Worten ein, etwa: "Bei Reklamationen erfasse einen Rückruf mit Wunschzeitpunkt." Der KI Chat-Assistent leitet solche Anliegen dann an Sie oder Ihr Team weiter oder nimmt einen Rückrufwunsch auf. Optional blenden Sie im Chatfenster einen Button ein, über den Besuchende direkt aus dem Browser ein Gespräch mit Ihrem Team starten, ohne eine Nummer zu wählen.
Chat-Zusammenfassungen zeigen Lücken auf der Website
Der KI Chat-Assistent schickt Zusammenfassungen der Chat-Gespräche an eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl. Die Zusammenfassungen zeigen, wonach Ihre Kundschaft fragt.
Lesen Sie die Zusammenfassungen in den ersten Wochen einmal pro Woche gezielt durch. Drei Muster verraten Lücken:
- Dieselbe Frage taucht mehrfach auf, die Antwort war dünn. Dann fehlt die Angabe auf Ihrer Website, steht nur in einem Bild oder ist noch nicht eingelesen.
- Besuchende fragen häufig nach etwas, das auf der Website steht. Prüfen Sie dann, ob die Information gut zu finden ist oder etwa unter einer Überschrift steckt, die niemand dort erwartet.
- Gespräche landen beim Team, obwohl die Antwort klar wäre. Dann sollten Sie diese Antwort auf der Website festhalten.
Ein Malerbetrieb bekommt im Chat dreimal in einer Woche die Frage, ob er auch alte Tapeten entfernt. Auf der Website steht nur "Innenanstriche". Ein zusätzlicher Satz in der Leistungsbeschreibung beantwortet die Frage künftig für alle, die auf der Seite lesen. Damit auch der Chat ihn kennt, lesen Sie die Website neu ein oder legen den Satz als Wissenseintrag an.
Bevor Sie Ihre Website neu einlesen lassen: Sichern Sie alle Wissenseinträge, die Sie von Hand ergänzt haben, in einem separaten Dokument. Eine erneute Übernahme der Website ersetzt sämtliche vorhandenen Einträge, auch die manuell angelegten.
KI-Hinweis und Datenschutz
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der europäischen KI-Verordnung, dem AI Act. Menschen müssen erkennen können, dass sie mit einer KI schreiben, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Am einfachsten lösen Sie das in der Begrüßung, zum Beispiel: "Hallo, ich bin der KI-Assistent der Praxis Neumann. Wie kann ich Ihnen helfen?"
Sobald Besuchende im Chat Namen, Telefonnummern oder Anliegen eingeben, verarbeitet der Chatbot personenbezogene Daten. Die DSGVO verpflichtet Sie, Besuchende über diese Verarbeitung zu informieren. Beschreiben Sie den Einsatz des KI Chat-Assistenten deshalb in Ihrer Datenschutzerklärung, bevor Sie ihn live schalten. Welche weiteren Pflichten beim Einsatz von KI-Agenten gelten, etwa zum Auftragsverarbeitungsvertrag, fasst unser Beitrag zum KI-Datenschutz zusammen.
Chatbot auf der Website einbinden mit dem STRATO KI Chat-Assistenten
Für die Einrichtung brauchen Sie keine Programmierkenntnisse. In acht Schritten ist der Chat auf Ihrer Website:
- Melden Sie sich im STRATO Kunden-Login an und öffnen Sie über die Kachel "AI Frontdesk" die Konfigurationsoberfläche des KI Chat-Assistenten.
- Geben Sie Ihre Branche und die Hauptaufgabe des Assistenten an.
- Tragen Sie die Adresse Ihrer Website ein und klicken Sie auf "Jetzt anlernen".
- Formulieren Sie die Begrüßung mit KI-Hinweis und hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse für die Chat-Zusammenfassungen.
- Passen Sie Farbe, Logo, Avatar, Position und Anzeigenamen an Ihr Design an.
- Testen Sie den Chat in der Vorschau der Konfigurationsoberfläche mit den zehn häufigsten Fragen Ihrer Kundschaft.
- Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung.
- Fügen Sie das Code-Snippet in Ihre Website ein und schalten Sie den Assistenten live.
