Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine Rechnung als PDF-Datei. Im steuerlichen Sinne handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Der Empfang von E-Rechnungen ist seit Januar 2025 verpflichtend. Eine E-Rechnung kann automatisch und maschinell weiterverarbeitet werden, zum Beispiel direkt in der Buchhaltungssoftware. In Deutschland basiert dieses Verfahren auf der europäischen Norm EN 16931.
In der Praxis sind vor allem zwei Formate verbreitet:
XRechnung: Ein reines XML-Format, das insbesondere im öffentlichen Bereich eingesetzt wird.
ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das eine lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten kombiniert, je nach Profil mit unterschiedlichem Datenumfang.
E-Rechnung: So funktioniert die Archivierung
Eine GoBD-konforme E-Rechnung-Archivierung folgt einem klar definierten Prozess. Das Ziel ist klar: Sie müssen gegenüber Prüfenden nachweisen können, dass Ihre Rechnungen vollständig, unverändert und jederzeit verfügbar sind. Dies umfasst sowohl eine schnelle Suche als auch die maschinelle Auswertbarkeit. Beachten Sie insbesondere die nachfolgenden Punkte:
Archivieren Sie die Rechnung genau in dem Format, in dem sie eingegangen ist. Nur so bleibt der strukturierte Datenteil erhalten, der für die maschinelle Auswertung und die GoBD-Konformität entscheidend ist. Wird die Datei stattdessen umgewandelt oder lediglich als neues PDF gespeichert, kann das im Prüfungsfall problematisch werden.
Damit eine GoBD-konforme E-Rechnung später nachvollziehbar bleibt, sollten Sie sie eindeutig einem Geschäftsvorfall zuordnen können. Das gelingt zum Beispiel über Merkmale wie:
Lieferunternehmen oder auftraggebende Person
Rechnungsdatum und -nummer
Leistungszeitraum
Bestellnummer, Projekt oder Kostenstelle
Buchungssatz in Ihrer Buchhaltung
Je automatischer die Zuordnung beispielsweise per DMS oder Buchhaltungssoftware erfolgt, desto übersichtlicher und zuverlässiger ist Ihre Belegverwaltung.
digitale Belegerfassung
Zahlungsfreigaben
Archivierung
Seit dem Stichtag 01. Januar 2025 verfügen alle verbreiteten Buchhaltungsprogramme über eine Funktion zum E-Rechnungsempfang.
Für die E-Rechnung-Archivierung reicht es nicht, die Dateien lose auf einem Laufwerk oder in einem normalen Cloud-Ordner abzulegen. Sie brauchen ein System, das das Löschen, Überschreiben oder die Manipulation der Rechnungen zuverlässig verhindert bzw. nachvollziehbar protokolliert. Die folgenden Optionen stehen dafür zur Verfügung:
Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Archivfunktion
Buchhaltungs-/ERP-System mit GoBD-gerechter Belegablage
E-Rechnung-Workflowtools
GoBD-Konformität heißt auch: Sie müssen E-Rechnungen zeitnah finden können. Eine Suchmöglichkeit nach gängigen Kriterien (Rechnungsnummer, Name, Datum, Betrag etc.) sollte daher vorhanden sein. Eine reine Ordnerstruktur ist in der Realität oft zu fehleranfällig.
Backups sind essenziell, sie sind aber kein revisionssicheres Archiv. Ein Backup schützt vor Datenverlust und sollte regelmäßig sowie automatisiert erstellt werden. Idealerweise speichern Sie Sicherungskopien getrennt vom eigentlichen System, zum Beispiel an einem zweiten Standort oder in einer gesicherten Cloud-Umgebung. Ein Archiv geht jedoch darüber hinaus, sodass ein Backup kein Ersatz ist.
Rechtliche Vorgaben & praktische Anforderungen an E-Rechnungen
Für E-Rechnungen gelten zahlreiche rechtliche Vorgaben, die sowohl den Empfang und Versand als auch die Archivierung betreffen. Dabei greifen steuerrechtliche, handelsrechtliche und verwaltungsrechtliche Regelungen ineinander. Unternehmen sollten diese Anforderungen als Gesamtrahmen verstehen, der sowohl formale Pflichten als auch konkrete organisatorische und technische Vorgaben umfasst.
Seit 2025 wurde die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Buchungsbelege wie auch E-Rechnungen von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Maßgeblich sind hier unter anderem die Vorgaben aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
Je nach Dokumenttyp können jedoch weiterhin andere Fristen gelten. Wenn unterschiedliche Dokumentarten gemeinsam archiviert werden, empfiehlt es sich in der Praxis, die jeweils längere Frist anzuwenden, um auf der sicheren Seite zu sein.
Für den inländischen B2B-Bereich wird die E-Rechnung schrittweise verpflichtend eingeführt. Seit 2025 besteht die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Verpflichtung zum Versand wird anschließend stufenweise ausgeweitet, unter anderem ab 2027 für Unternehmen oberhalb bestimmter Umsatzgrenzen und ab 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. Kleinunternehmen müssen keine E-Rechnungen versenden, dürfen dies aber freiwillig tun.
Damit gewinnt auch die korrekte Archivierung von E-Rechnungen für freiberuflich tätige Personen und weitere Branchen an Bedeutung: Wer E-Rechnungen empfangen oder versenden muss, muss sie ebenso gesetzeskonform speichern.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) konkretisieren, wie elektronische Unterlagen aufzubewahren sind. Sie fordern Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und einen geregelten Datenzugriff im Prüfungsfall. Für die Archivierung bedeutet das: Nicht nur die Frist zählt, sondern auch die Art und Weise, wie Rechnungen gespeichert, dokumentiert und bereitgestellt werden.
Revisionssicherheit ist der praktische Kern dessen, was viele unter GoBD-konformen E-Rechnungen verstehen: Es geht darum, dass Ihre Archivierung so aufgebaut ist, dass eine Betriebsprüfung die Daten verlässlich nachvollziehen kann. Für eine revisionssichere E-Rechnungs-Archivierung sind folgende Punkte entscheidend:
Unveränderbarkeit: Unveränderbarkeit heißt nicht, dass nie irgendetwas passieren darf, sondern dass Änderungen den ursprünglichen Zustand nicht verschwinden lassen. Wenn etwas korrigiert wird, muss das protokolliert und nachvollziehbar bleiben (Stichwort: Audit Trail).
Vollständigkeit und Ordnung: Alle relevanten E-Rechnungsdaten müssen vollständig gespeichert werden, inklusive zugehöriger Metadaten und Belege, die den Geschäftsvorfall erklären. Die GoBD betonen Anforderungen wie „vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet“.
Verfahrensdokumentation: Die richtige Dokumentation wird oft unterschätzt, ist aber ein Klassiker in Prüfungen: Nicht nur das System zählt, sondern auch die Dokumentation. Sie müssen festhalten, wie Sie mit den Rechnungen arbeiten. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt unter anderem, wie E-Rechnungen eingehen, wer sie prüft und freigibt und wie sie gebucht und archiviert werden.
Da E-Rechnungen strukturierte Daten enthalten, geht es nicht nur um Lesbarkeit, sondern auch darum, dass die Daten maschinell bereitgestellt und ausgewertet werden. Genau deshalb spielt die EN 16931 als Standard eine so große Rolle, denn sie definiert europaweit einheitlich, wie die Daten strukturiert sein müssen, damit sie standardisiert aufgebaut, systemübergreifend verarbeitet und maschinell ausgewertet werden können.
E-Rechnungen mit STRATO empfangen
Mit STRATO Mail empfangen Sie E-Rechnungen direkt in Ihrem E-Mail-Postfach. Die Anzeige erfolgt direkt im Browser. Alternativ binden Sie Ihr STRATO Postfach bequem in gängige Mail-Programme ein. Für Unternehmen, die Ordnung und Nachweissicherheit brauchen, ist außerdem eine optional zubuchbare, rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD-Grundsätzen möglich. Dazu kommen folgende weiteren Features:
Kostenloser Postfach-Umzug
Jederzeit erweiterbarer Speicherplatz pro Postfach
Echtzeit-Synchronisierung von E-Mails, Terminen und Aufgaben
Optional buchbarer KI-Assistent zur Erstellung von E-Mails
Eine saubere E-Rechnungs-Archivierung ist mehr als die reine Ablage von Dateien: Sie ist ein Zusammenspiel aus Formatdisziplin (Original aufbewahren), klaren Prozessen, einem geeigneten System und Revisionssicherheit im Sinne der GoBD.
Wenn Sie Ihre Prozesse heute sauber aufsetzen, reduzieren Sie später den Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung und Risiken bei Betriebsprüfungen. Gleichzeitig schaffen Sie transparente Abläufe und reduzieren manuelle Fehlerquellen im Arbeitsalltag, sodass die E-Rechnung-Aufbewahrungspflicht langfristig zu mehr Effizienz führt.
Häufige Fragen
Ja. Wenn die Rechnung digital eingeht, müssen Sie sie auch digital im Originalformat aufbewahren. Ein Ausdruck ist nicht ausreichend.
In der Regel nein. Ein Postfach ist selten ein revisionssicheres Archiv: Löschungen, Änderungen, fehlende Protokollierung oder unklare Aufbewahrungsregeln sind typische Risiken. Für GoBD-Konformität brauchen Sie ein System, das Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit absichert.
Bei ZUGFeRD sind beide Bestandteile sinnvoll (Sicht-PDF und eingebettete XML-Daten). Für eine sichere E-Rechnung-Archivierung sollten Sie das Dokument so speichern, dass der strukturierte Teil erhalten bleibt (also nicht nur die Sicht-PDF).
Bei STRATO können Sie sicher sein, dass Ihre Daten nicht auf beliebigen Servern im Ausland liegen. STRATO verfügt über zwei Hochsicherheitsrechenzentren, die sich in Deutschland befinden. Somit sind Ihre Daten durch die deutsche Umsetzung der europäischen Datenschutzgesetze abgesichert (DSGVO), die zu den strengsten weltweit gehören.
