Gesendete E-Mails landen im Spam-Ordner des Empfängers

Sie haben mit Ihrer STRATO E-Mail-Adresse eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger gesendet und die E-Mail kommt dort nicht normal im Posteingang an, sondern landet im Spam-Ordner.

Auf die möglichen Ursachen und wie Sie diese behandeln können, gehen wir in diesem Artikel ein.

Häufige Ursachen

1. Unbekannter, nicht vertrauenswürdiger Absender:
Wenn eine E-Mail von einem unbekannten Absender kommt, den der Empfänger-Server nicht als vertrauenswürdig erkennt, wird die Absender-Adresse oder der Absender-Server als potenziell gefährlich eingestuft. Dies kann dazu führen, dass die E-Mail als unerwünscht betrachtet und möglicherweise in den Spam-Ordner verschoben wird.

2. Filtereinstellungen von Maildiensten:
Einige Maildienste ermöglichen es den Nutzern, individuelle Filtereinstellungen vorzunehmen. Diese Filter können so konfiguriert werden, dass bestimmte E-Mails nicht im Posteingang landen. Dies kann dazu führen, dass legitime E-Mails fälschlicherweise als Spam markiert oder in andere Ordner verschoben werden.

3. Unzulässige Dateitypen oder zu große Anhänge:
Falls eine E-Mail Dokumente oder Medien, wie Bilder, enthält, könnte die Art der Datei oder die Dateigröße gegen die Richtlinien des E-Mail-Servers verstoßen. In solchen Fällen wird die E-Mail möglicherweise blockiert oder in den Spam-Ordner verschoben.

4. Verstoß gegen Spam-Richtlinien des Providers:
E-Mails könnten automatisch als Spam eingestuft werden, wenn ihr Inhalt gegen die Spam-Richtlinien des Providers verstößt. Dies könnte beispielsweise bei häufigen Newsletter-Mails der Fall sein oder wenn der Inhalt fragwürdiger Natur ist (z.B. gewaltsame, anstößige Wörter). Es ist ratsam, bei Massenversand von E-Mails die Richtlinien des Providers zu beachten, um eine versehentliche Kategorisierung als Spam zu vermeiden.

5. Blacklist/Sperrlisten-Eintrag aufgrund Fremdnutzung:
Wenn die E-Mail über bestimmte Mailausgangsserver versendet wird, die auf Sperrlisten (Blacklists) stehen, könnte dies zu einer automatischen Einordnung als Spam führen. Ursachen hierfür können ein gehacktes Konto, die Nutzung eines auffälligen VPN-Dienstes oder das Vorhandensein bestimmter verdächtiger URLs in der E-Mail sein. Es ist wichtig, die Sicherheit der eigenen E-Mail-Konten zu überprüfen und gängige Spam-Vermeidungspraktiken zu befolgen, um solche Probleme zu verhindern.

Was Sie tun können

Um das Problem zu beheben, dass E-Mails beim Empfänger im Spam-Ordner landen, sollten Sie folgende Lösungsansätze in Betracht ziehen:

1. Vertrauenswürdigen Absenderstatus erreichen:
Die E-Mail-Adresse des Empfängers kann als vertrauenswürdiger Absender antrainiert werden. Dies kann erreicht werden, indem Sie sicherstellen, dass Ihr Absender-Server ordnungsgemäß konfiguriert ist und keine verdächtigen Aktivitäten aufweist.

Tipp: DMARC/SPF aktivieren
-> Beispiel: Wie Sie eine DMARC/SPF-Regel bei STRATO konfigurieren.

Kontakt anlegen kann helfen:
Der Empfänger sollte Sie zu seinen Kontakten hinzufügen, damit Sie als erwünschter Adressat identifiziert werden und Ihre nächste E-Mail mit höherer Wahrscheinlichkeit zugestellt wird.

2. Anpassung der Filtereinstellungen:
Der Empfänger sollte seine Filtereinstellungen beim betroffenen Maildienst überprüfen. Stellen Sie sicher, dass keine unnötigen Regeln vorhanden sind, die dazu führen könnten, dass legitime E-Mails fälschlicherweise als Spam markiert werden. Passen Sie die Einstellungen gegebenenfalls an.

-> Beispiel: Wie Sie Filterregeln bei STRATO einstellen.

3. Überprüfung von Dateitypen und Anhanggrößen:
Achten Sie darauf, dass die in Ihren E-Mails enthaltenen Dateitypen und Anhänge den Richtlinien des E-Mail-Servers entsprechen. Vermeiden Sie unzulässige Dateiformate (z.B. .exe = ausführbare Dateien sind nicht erlaubt) und halten Sie die Anhanggrößen im akzeptablen Bereich (in der Regel nicht größer als 10 - 20 MB).

Tipp:
Dateianhänge lieber in einen Online-Speicher, wie HiDrive verlagern und in der E-Mail nur den Freigabe-Link versenden.

4. Einhaltung von Spam-Richtlinien des Providers:
Beachten Sie die Spam-Richtlinien des E-Mail-Providers, insbesondere beim Versand von Massenmails wie Newslettern. Vermeiden Sie Inhalte, die als spamverdächtig gelten könnten (Beispiel-Themen: Gewalt/Verbrechen, Drogen/Waffen/Illegales, Obzönes, Werbung/Verkauf, Phishing, Hass/Hetze, Religion, usw.) und halten Sie sich an die Vorgaben des Providers, um eine korrekte Zustellung zu gewährleisten.

5. Sicherheitsüberprüfung und Prävention von Fremdnutzung:
Überprüfen Sie regelmäßig die Sicherheit Ihrer E-Mail-Konten, um sicherzustellen, dass sie nicht gehackt wurden. Vermeiden Sie die Nutzung von auffälligen VPN-Diensten und seien Sie vorsichtig bei der Verwendung von bestimmten URLs in E-Mails. Dies hilft, Blacklist-Einträge zu vermeiden.

Durch die Umsetzung dieser Lösungen können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Ihre E-Mails als Spam eingestuft werden, und sicherstellen, dass sie im Posteingang Ihrer Empfänger landen.

SPF-Regel erstellen

Legen Sie für Ihre verwendete Domain in der Domainverwaltung unter DNS-Einstellungen einen SPF-Record an (z.B. "Standard STRATO Mailserver"). Eine Anleitung dazu finden Sie in unserem -> FAQ.

Das Problem lässt sich anhand der oben genannten Schritte nicht beheben

Webmail prüfen

Loggen Sie sich in unseren Webmail ein und versenden Sie Ihre Mail aus diesem webbasierten Programm. Prüfen Sie anschließend, ob die E-Mail nun beim Empfänger ankommt. Damit schließen Sie zumindest Faktoren durch ein externes E-Mail-Programm aus.

Mit anderer E-Mail-Adresse testen

Versuchen Sie, die E-Mail mit einer anderen E-Mail-Adresse zu senden.

https://www.giga.de/downloads/mozilla-thunderbird/tipps/den-spam-ordner-finden-und-kontrollieren/

Sollte das Problem nach Durchführung obiger Schritte weiterhin bestehen, kann sich der Empfänger an seinen E-Mail-Anbieter wenden, um zu klären, ob Probleme beim Empfang von Nachrichten vorliegen.

Weiterführende Informationen:

Warum erhalte ich Fehlermeldungen bei der Arbeit mit E-Mails?