FAQ #3087
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Wie kann ich DSGVO relevante E-Mails aus der Mail-Archivierung löschen?

Account für Datenschutzbeauftragten einrichten

E-Mails löschen

 

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Account für den/ die Datenschutzbeauftragte/ n in der Mail-Archivierung einrichten und der/die Datenschutzbeauftragte/r Ihres Unternehmens DSGVO-relevante E-Mails aus dem Mail-Archiv löschen kann.

 

Account für Datenschutzbeauftragten einrichten

Dafür erstellen Sie sich bitte eine sogenannte Benutzerrolle in der STRATO Mail-Archivierung.

 

Schritt 1: Loggen Sie sich zunächst in den STRATO Kunden-Login ein. Wählen Sie das entsprechende Paket aus und klicken dann auf Mail-Archivierung. Dann loggen Sie sich bitte als Admin ein.


Oben rechts neben der Flagge klicken Sie auf das Benutzericon und wählen Benutzerverwaltung aus.

DSGVO relevante E-Mails l�schen-1.png

Im Anschluss wählen Sie das Postfach aus, welches die Rolle des Datenschutzbeauftragten erhalten soll. DSGVO relevante E-Mails l�schen-2.png

 

 

Wenn kein Postfach angezeigt wird, muss in der STRATO E-Mailverwaltung ein neues Postfach erstellt werden. Anschließend ist es notwendig eine E-Mail an das Postfach zu versenden und diese muss archiviert werden. Prüfen Sie dazu, dass keine Mails durch Filterregeln umgeleitet oder anderweitig gelöscht werden. Zusätzlich ist zu prüfen, dass kein Eintrag in der Archivierungs-Ausschlussliste die Archivierung der Mail verhindert.

Der Datenschutzbeauftragte benötigt die Zugangsdaten zum Postfach. Beachten Sie bitte, dass es bis zu 10 Minuten dauern kann, bis das neue Postfach in der Mail-Archivierung erscheint.

 

Das Postfach darf nicht als @AlleDomains angelegt werden. Legen Sie das Postfach bitte mit einer spezifischen Domain an.


Im Auswahlfeld kann nun für das Postfach die Rolle des Datenschutzbeauftragten ausgewählt werden.
DSGVO relevante E-Mails l�schen-3.png

Als nächstes stellen Sie den Schalter auf der rechten Seite um auf grün und klicken daneben auf die drei Punkte, damit Sie sich ein neues Passwort vergeben können.

DSGVO relevante E-Mails l�schen-4.png

 


Anschließend erhalten Sie eine E-Mail (siehe unten), um sich über den Link ein neues Passwort vergeben zu können.

DSGVO relevante E-Mails l�schen-5.png

 

In Zukunft loggen Sie sich direkt mit dem Postfach und dem neu gesetzten Passwort hier ein:
https://mailarchiv.strato.de/de/users/sign_in

Die Funktionen für den Datenschutzbeauftragten sind, im Vergleich zum Admin, limitiert.



+++
Sehr geehrte STRATO Kundin, sehr geehrter STRATO Kunde,
 
Sie haben einen neuen Benutzer für die STRATO Mail-Archivierung angelegt. Legen Sie für diesen Benutzer bitte jetzt noch ein Passwort fest. Hierfür klicken Sie innerhalb von 48 Stunden auf den nachfolgenden Link:
 
Passwort festlegen
 
Falls Sie keinen neuen Benutzer angelegt haben, ignorieren Sie bitte diese E-Mail und kontaktieren Sie uns umgehend unter support@strato.de
 
Vielen Dank
Ihr STRATO Team
+++

 

E-Mails löschen

Nachdem Sie den Account für den Datenschutzbeauftragten eingerichtet haben, können Sie die E-Mails filtern, welche gelöscht werden sollen.

Dazu gehen Sie zunächst auf den Reiter Compliance und wählen eDiscovery und Filter erstellen, anschließend speichern Sie den Filter unter einer aussagekräftigen Bezeichnung.

 

DSGVO relevante E-Mails l�schen-1.png

 

Die Erweiterte Suche bietet Ihnen die Möglichkeit nach bestimmten E-Mails im Archiv zu suchen. Hier können die vorgegebenen Kriterien verwendet werden und mit einer UND oder ODER-Bedingung versehen werden.
Im folgenden FAQ-Artikel beschreiben wir die Suche (identisch mit eDiscovery): https://www.strato.de/faq/mail/was-ist-die-strato-mail-archivierung-und-welche-einstellungsmoeglichkeiten-habe-ich/

 


Wenn Sie diesen Suchfilter gespeichert haben, können Sie ihn jederzeit wieder aufrufen, indem Sie wieder auf den Reiter Compliance, dann eDiscovery  und auf Gespeicherte Suche klicken. Dort wählen Sie die entsprechende Suche aus.

DSGVO relevante E-Mails l�schen-1.png

Im nächsten Feld klicken Sie zuerst auf den oberen Punkt Zur Überprüfung markieren und dann auf den zweiten Punkt Vormerken zur Prüfung & Löschung (Datenschutzbeauftragter). 

DSGVO relevante E-Mails l�schen-2.png

 

 Wir empfehlen aus Compliance-Gründen einen Erklärung für die Löschung der E-Mails zu hinterlegen. Zum Beispiel: Bewerbungen.

 

Auch der gespeicherte Filter muss gelöscht werden!

Jetzt ist auch der Filter zur Löschung vorgemerkt und kann von Ihnen final gelöscht werden. Im Regelfall werden Sie zur nächsten Seite weitergeleitet. Sollte das nicht der Fall sein, klicken Sie auf Prozess überprüfen und wählen die Gespeicherte Suche (welche gelöscht werden soll) aus. Über den Punkt oben rechts können Sie dann den Löschvorgang starten und zuletzt bestätigen. Nun beginnt die Löschung.

Durch Drücken des Buttons Zustimmen, stimmen Sie der Löschung aller E-Mails mit Ausnahme der rechtsrelevanten zu. Es besteht keine Möglichkeit, gelöschte E-Mails wiederherzustellen!

 

Je nach Anzahl der E-Mails kann der Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.

 

Ein gestarteter Löschvorgang kann nicht abgebrochen werden, es sei denn, er befindet sich noch in der Warteschleife.

 

Wenn kein Postfach angezeigt wird, muss in der STRATO E-Mailverwaltung ein neues Postfach erstellt werden. Anschließend ist es notwendig eine E-Mail an das Postfach zu versenden und diese muss archiviert werden. Prüfen Sie dazu, dass keine Mails durch Filterregeln umgeleitet oder anderweitig gelöscht werden. Zusätzlich ist zu prüfen, dass kein Eintrag in der Archivierungs-Ausschlussliste die Archivierung der Mail verhindert.

Der Datenschutzbeauftragte benötigt die Zugangsdaten zum Postfach. Beachten Sie bitte, dass es bis zu 10 Minuten dauern kann, bis das neue Postfach in der Mail-Archivierung erscheint.

Das Postfach darf nicht als @AlleDomains angelegt werden. Legen Sie das Postfach bitte mit einer spezifischen Domain an.

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