FAQ #3003
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Was kann ich mit STRATO Mail-Archivierung machen?

In diesem FAQ-Artikel möchten wir Ihnen kurz den Mehrwert unserer STRATO Mail-Archivierung erläutern und Ihnen einige Einstellungsmöglichkeiten erklären.

 

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Was ist die STRATO Mail-Archivierung?

Mit der STRATO Mail-Archivierung können Sie die komplette geschäftliche Korrespondenz automatisiert und rechtssicher digital archivieren. Das Produkt ist für Unternehmen und Selbstständige zugeschnitten, eignet sich aber auch für private Anwender als E-Mail-Backup.


Mithilfe der STRATO Mail-Archivierung können Sie alle E-Mails archivieren und wiederherstellen.


Für die Nutzung der Mail-Archivierung benötigen Sie eines der nachfolgenden Produkte:

  • STRATO Mail-Paket,
  • STRATO Hosting-Paket,
  • STRATO WordPress-Paket,
  • STRATO Homepage-Baukasten oder
  • STRATO Webshop-Paket

 

Bitte beachten Sie, dass die Archivierung der E-Mails erst erfolgt, sobald Sie das Produkt nach der Bestellung aktiviert haben.

 

Welche E-Mail-Adressen werden archiviert?

Standardmäßig wird jedes angelegte Postfach ab der Bestellung archiviert. Sie können aber einzelne Postfächer bzw. E-Mail Adressen in ihrem Kunden-Login von der Archivierung ausschließen. Hierfür klicken Sie im Kunden-Login auf E-mail -> Mail-Archivierung. Hier können Sie die E-Mail-Adressen eingeben, die Sie nicht archivieren möchten.

Mail-Archivierung_1

Sie können einzelne E-Mail Adressen jederzeit in ihrem Kunden-Login von der Archivierung ausschließen.

  

Wie nutze ich die erweiterte Suche für archivierte E-Mails?

Die Erweiterte Suche bietet Ihnen die Möglichkeit nach bestimmten E-Mails im Archiv zu suchen. Hier können die vorgegebenen Kriterien verwendet werden und mit einer UND oder ODER Bedingung versehen werden.

Fragen zur STRATO Mail-Archivierung -2.png

Sollten die vorgegebenen Kriterien nicht genügen oder nicht Ihren Suchkriterien entsprechen, so können diese durch das x entfernt und neue Kriterien über den Button + Weitere Kriterien hinzufügen ausgewählt werden.

Fragen zur STRATO Mail-Archivierung -3.png

Nachdem Sie die gewünschten Kriterien ausgewählt haben, können Sie diese nach der Anwahl von Hinzufügen direkt nutzen.

  

Wie kann ich archivierte E-Mails Herunterladen?

Sie können E-Mails aus dem Archiv herunterladen unter dem Menüpunkt Startseite. Gehen Sie über die betroffene E-Mail-Adresse und klicken Sie auf Herunterladen.

E-Mail herunterladen

Die E-Mails können als EML-Datei oder PST-Daten gespeichert werden.

E-Mail Dateiformate

 

Die heruntergeladene Datei entspricht nicht den rechtlichen Archivierungsanforderungen.

Nach dem herunterladen entziehen sich die Daten dem Einflussbereich von Strato.

Die Datei würde wie folgt den Anforderungen nicht entsprechen:

  • Sie kann inhaltlich geändert werden
  • Die Änderungen werden nicht protokoliert
  • Ordnung und Indexierung wird nicht erhalten
  • Die Aufbewahrungsfristen werden nicht kontrolliert
  • Keine Möglichkeit, die Archivierungslösung durch die Aufsichtsbehörden zu kontrollieren

Wie stelle ich E-Mails wieder her?

E-Mails können Sie ganz einfach auf die Startseite wiederherstellen. Gehen Sie über die betroffene E-Mail-Adresse und klicken Sie auf Wiederherstellen.

wiederherstellen_1
Im darauffolgenden Pop-up kann anschließend ein Wiederherstellungszeitpunkt (Backup) ausgewählt und die Wiederherstellung dessen über den Button Wiederherstellung starten gestartet werden.
wiederherstellen_2

Wie verwalte ich Benutzer und ihre Rollen?

Sie haben die Möglichkeit verschiedene Benutzer/Rollen für die Nutzung der Mail-Archivierung zu vergeben.
Klicken Sie rechts oben auf Ihrem Profil und danach auf Benutzerverwaltung.
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Wählen Sie vor das betroffene Postfach die gewünschte Rolle aus. Aktivieren Sie die das Login für diese Rolle, indem Sie den Regler auf Grün schieben.
Benutzerverwaltung_2
Beachten Sie bitte, dass Sie das Passwort zurücksetzen müssen, in dem Sie auf die 3 Punkte klicken.
Benutzerverwaltung_3
Ein Passwortlink wird an die ausgewählte E-Mail-Adresse gesendet. Sie können sich danach über folgenden Link einloggen:https://mailarchiv.strato.de/de/users/sign_in

 

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