E-Mails rechtssicher aufbewahren mit der STRATO Mail-Archivierung

E-Mails rechtssicher aufbewahren mit der STRATO Mail-Archivierung

Betreibst Du ein eigenes Business, musst Du auch digitalen Schriftverkehr vollständig und sicher archivieren. Wir geben Dir das Tool, um das mit wenigen Klicks zu erledigen.

E-Mails revisionssicher zu archivieren, stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Verständlich, dass Ihr Euch eine simple und effektive Lösung wünscht, diese Aufgabe dauerhaft zu erfüllen. Das jedenfalls ist das Feedback, das wir von Euch erhalten. Wir entsprechen Eurem Wunsch und bieten Euch ein neues Produkt: die STRATO Mail-Archivierung.

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Was ist die STRATO Mail-Archivierung?

Die Mail-Archivierung gibt Dir die Möglichkeit, Deine Mails rechtskonform gemäß relevanter Vorschriften und GoBD aufzubewahren. Sie sichert automatisch alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten mitsamt Anhängen – und das für alle Postfächer. Einmal aktiviert, speichert die Software Deinen elektronischen Schriftverkehr manipulationssicher auf unseren TÜV-geprüften Servern in Deutschland.

Screenshot_Dashboard
Im Dashboard bekommst Du eine Übersicht über Dein Archiv.

Wie funktioniert die Mail-Archivierung?

Sind die Daten einmal archiviert, können sie nur berechtigte Nutzer einsehen. Wer das ist, entscheidest Du. Über die Benutzerverwaltung kannst Du verschiedene Rollen vergeben: Ein Auditor zum Beispiel kann Daten einsehen, aber nicht verändern. Ein Admin hingegen hat uneingeschränkte Nutzerrechte.

Wie lange eine Mail im Archiv bleibt, hängt von der Aufbewahrungsfrist ab. Diese kannst Du bei Bedarf für jedes E-Mail Konto individuell einstellen. Wenn Du keine andere Frist wählst, speichert das System Deine Mails automatisch für 11 Jahre.

Über die Erweiterte Suchfunktion findest Du Inhalte im Archiv wieder. Als Kriterien kannst Du zum Beispiel Schlüsselwörter und Betreff festlegen. Aber auch Anhang, Tags oder CC stehen als Suchfilter zur Auswahl.

Die Software protokolliert jede einzelne Bearbeitung. Damit bleibt der Originalzustand auch Jahre später nachvollziehbar.

Wie Du die Mail-Archivierung mit wenigen Klicks einrichtest, erfährst Du in diesem Hilfe-Artikel.

Screenshot_erweiterte_Suche
Mit der erweiterten Suche findest Du Dich im Archiv zurecht.
Screenshot_Suchkriterien
Du kannst aus einer Vielzahl von Suchkriterien auswählen.

Wie gewährleiste ich den Datenschutz?

Was machst Du mit den Mails, die Du zum Beispiel aus Datenschutzgründen nicht archivieren möchtest? Das betrifft beispielsweise private Mails Deiner Mitarbeiter, aber auch Bewerbungen oder die Kommunikation mit dem Betriebsrat. Über sogenannte Blacklists kannst Du bestimmte Postfächer von der Archivierung ausschließen. Möchtest Du zum Beispiel verhindern, dass die Kommunikation mit dem Betriebsrat im Archiv landet, kannst Du den Verteiler betriebsrat@deinefirma.de auf die Blacklist setzen. Oder schließe beispielsweise personal@deinefirma.de aus, um keine Bewerbungen zu archivieren. Das funktioniert natürlich nicht nur für Verteiler, sondern auch für individuelle Absender.

Keine Sorge mehr vor verlorenen Daten

Die STRATO Mail-Archivierung hilft Dir nicht nur, rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Sie kann im Ernstfall auch Deine Daten retten.

Du suchst vergeblich nach einer alten E-Mail oder hast versehentlich einen wichtigen Anhang gelöscht? Mit der Mail-Archivierung kannst Du nicht mehr auffindbare Mails einfach wiederherstellen. Selbst bei einem größeren Datenverlust in einem Deiner Postfächer hast Du dank der Wiederherstellungsfunktion immer eine Sicherheitskopie.

Zur STRATO Mail-Archivierung

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Wir bei STRATO haben den Anspruch, Euch im Blog über aktuelle Themen zu informieren. Rechtsexperten sind wir aber nicht. Wende Dich deshalb bitte bei Rechtsfragen immer an einen legitimierten Anbieter von Rechtsberatung.

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  1. Avatar

    Sabine SEBESTIAN sagte am

    Nachtrag zu Mail-Archivierung mit POP 3 oder IMAP bei Nutzung von Outlook:
    Bisher sehe ich im strato-webmail nicht die gesendeten Nachrichten. Möglicherweise liegt das daran, dass wir POP3 verwenden?

    Antworten
    • Avatar

      Sebastian Thurow sagte am

      Hallo Sabine,

      danke für den Nachtrag! Auch hier nochmal die Info: Normalerweise sollten Deine gesendeten Nachrichten ebenfalls automatisch archiviert werden, unabhängig davon, ob Du POP3 oder IMAP auswählst.
      Kannst Du deine gesendeten Nachrichten inzwischen sehen, oder besteht das Problem weiterhin?

      Liebe Grüße
      Sebastian

      Antworten
  2. Avatar

    Sabine Sebestian sagte am

    Guten Tag,
    ich habe in den Kommentaren gelesen, dass für die Mail-Archivierung Outlook und POP 3 funktioniert. Das verstehe ich, soweit es um den Posteingang geht, der ja zunächst auf dem Strato-Server ankommt. Wenn ich aber auch meinen im Outlook erstellten Postausgang archivieren möchte – muss ich dann IMAP wählen? Oder hat das damit nichts zu tun?

    Antworten
    • Avatar

      Sebastian Thurow sagte am

      Hallo Sabine,

      generell macht es keinen Unterschied, ob Du deine Postfächer via POP3 oder IMAP einbindest. Eingehende und ausgehende Nachrichten werden in beiden Fällen archiviert. Damit kann das Problem also nicht zusammenhängen.

      Ich antworte Dir auf deinen anderen Kommentar aber auch noch.

      Viele Grüße
      Sebastian

      Antworten
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