Smart-Telefonassistent: Terminbuchung einrichten (Cal.com & Calendly)
Mit der Terminbuchungs-Funktion kann Ihr Smart-Telefonassistent freie Zeiten in Ihrem Kalender prüfen und Termine direkt während des Telefonats für Ihre Anrufer buchen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Anbindung an Cal.com und Calendly einrichten und welche Terminarten der Assistent nutzen soll.
- Sie haben den Smart-Telefonassistenten (Tarif inkl. Terminbuchung) gebucht und können den Konfigurationsbereich im Kunden-Login aufrufen.
- Die Grundeinrichtung über den Einrichtungsassistenten ist durchgeführt bzw. Sie haben eine erste Basiskonfiguration vorgenommen.
- ein aktives Benutzerkonto bei Cal.com bzw. Calendly,
Je nach Funktionsumfang kann bei Calendly oder Cal.com ein kostenpflichtiger Plan erforderlich sein (z. B. mehrere Terminarten, Teamfunktionen, Integrationen).
Überblick: Terminbuchung mit dem Smart-Telefonassistenten
Über die Integration mit Cal.com oder Calendly kann Ihr Smart-Telefonassistent:
- freie Zeiten in Ihrem Kalender in Echtzeit prüfen,
- passende Termine vorschlagen,
- Terminbuchungen direkt im Gespräch eintragen,
- (je nach Kalenderdienst) Einladungen und Erinnerungen automatisch verschicken.
Die Einrichtung erfolgt in zwei Schritten:
- API-Schlüssel im jeweiligen Termin-Tool erzeugen.
- API-Schlüssel im Smart-Telefonassistenten hinterlegen und Terminarten auswählen.
Konfigurationsoberfläche öffnen
- Loggen Sie sich in Ihren STRATO Kunden-Login ein.
- Wählen Sie das Paket mit dem Smart-Telefonassistenten.
- Klicken Sie in der Titelleiste auf Menü > Smart-Telefonassistent.
- Öffnen Sie den Bereich Terminbuchung (oder entsprechend benannter Unterpunkt).
Hier wählen Sie später, ob Sie Cal.com oder Calendly anbinden möchten und welche Terminarten der Assistent verwenden soll.
Option 1: Terminbuchung mit Cal.com einrichten
Wählen Sie Cal.com, wenn Sie bereits mit dieser Plattform arbeiten oder von den speziellen Cal.com-Funktionen profitieren möchten (z. B. Cal.ai, App-Store, flexible Automatisierungen).
API-Schlüssel in Cal.com erstellen
Damit der Smart-Telefonassistent Termine direkt in Ihrem Cal.com-Kalender anlegen darf, benötigt er einen API-Schlüssel (persönliches Zugriffstoken).
- Melden Sie sich in Ihrem Cal.com-Konto an.
- Öffnen Sie Ihre Kontoeinstellungen (z. B. über das Profil-Icon oben in der Seitenleiste).
- Navigieren Sie zum Bereich Entwickler / API-Schlüssel.
- Klicken Sie auf + Hinzufügen oder API-Schlüssel erstellen, um ein neues Token zu erzeugen.
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Smart-Telefonassistent“).
- Kopieren Sie den erzeugten API-Schlüssel in die Zwischenablage.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Dokumentation von Cal.com.
Der API-Schlüssel gewährt Zugriff auf Ihre Kalenderfunktionen. Behandeln Sie ihn daher vertraulich wie ein Passwort und geben Sie ihn nicht an Unbefugte weiter. Sollte der Schlüssel jemals kompromittiert werden, können Sie ihn jederzeit in Ihrem Cal.com-Konto löschen und einen neuen generieren.
→ Sicherheitshinweise zu API-Schlüsseln
Cal.com im Smart-Telefonassistenten verbinden
- Wechseln Sie zurück zur Konfigurationsoberfläche des Smart-Telefonassistenten.
- Öffnen Sie den Bereich Terminbuchung.
- Wählen Sie unter Kalenderanbieter die Option Cal.com.
- Fügen Sie den kopierten API-Schlüssel in das Feld API-Schlüssel ein.
- Warten Sie, bis die automatische Prüfung abgeschlossen ist:
- Bei Erfolg erscheint ein Hinweis wie „API-Schlüssel gültig“.
- Bei einem Fehler prüfen Sie die Eingabe und erstellen ggf. einen neuen Schlüssel.
- Speichern Sie die Konfiguration.
Terminarten für den Assistenten freigeben
Nachdem die Verbindung hergestellt ist, liest der Smart-Telefonassistent Ihre in Cal.com definierten Terminarten aus (z. B. „15-minütiger Termin“, „Erstgespräch“, „Beratung“).
- Bleiben Sie im Bereich Terminbuchung.
- Unter Verfügbare Terminarten sehen Sie alle Terminarten, die in Ihrem Cal.com-Konto angelegt sind.
- Aktivieren Sie per Checkbox, welche Terminarten der Assistent für Anrufer buchen darf.
- Speichern Sie Ihre Auswahl.
Werden Terminarten nicht angezeigt, stellen Sie sicher, dass diese in Cal.com existieren, und laden Sie anschließend die Konfigurationsseite des Smart-Telefonassistenten neu.
Option 2: Terminbuchung mit Calendly einrichten
Alternativ oder zusätzlich können Sie Calendly als Terminplanungstool anbinden. Calendly bietet je nach gewähltem Plan unterschiedliche Funktionsumfänge (z. B. mehrere Ereignistypen, Teamfunktionen, Workflows).
API-Schlüssel in Calendly erstellen
Damit der Smart-Telefonassistent Termine direkt in Ihrem Calendly-Kalender anlegen darf, benötigt er einen API-Schlüssel (persönliches Zugriffstoken).
- Melden Sie sich in Ihrem Calendly-Konto an.
- Öffnen Sie die Kontoeinstellungen bzw. den Bereich Integrationen / API & Webhooks (Bezeichnung kann je nach Version variieren).
- Klicken Sie auf Neues Token erstellen oder Token jetzt abrufen.
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen (z. B. „Smart-Telefonassistent“).
- Kopieren Sie den erzeugten API-Schlüssel / Personal Access Token in die Zwischenablage.
Je nach Version von Calendly kann sich die Menüführung unterscheiden. Eine stets aktuelle und detaillierte Anleitung dazu finden Sie in der Dokumentation von Calendly.
→ Sicherheitshinweise zu API-Schlüsseln
Calendly im Smart-Telefonassistenten verbinden
- Wechseln Sie wieder zur Konfigurationsoberfläche des Smart-Telefonassistenten.
- Öffnen Sie den Bereich Terminbuchung.
- Wählen Sie als Kalenderanbieter Calendly.
- Fügen Sie den kopierten API-Schlüssel in das Feld API-Schlüssel ein.
- Warten Sie die automatische Prüfung ab:
- Bei Erfolg erscheint ein Hinweis, dass der Schlüssel gültig ist.
- Bei einem Fehler überprüfen Sie den Schlüssel und erstellen ggf. einen neuen.
- Speichern Sie die Konfiguration.
Terminarten für den Assistenten freigeben
Calendly arbeitet mit Ereignistypen / Event Types (z. B. „30-min Meeting“, „Demo-Termin“).
- Prüfen Sie in Ihrem Calendly-Konto, ob die benötigten Ereignistypen bereits angelegt sind.
- Gehen Sie im Smart-Telefonassistenten in den Bereich Terminarten oder Verfügbare Terminarten.
- Wählen Sie per Checkbox aus, welche Ereignistypen der Assistent buchen darf.
- Speichern Sie die Auswahl.
Werden Terminarten nicht angezeigt, stellen Sie sicher, dass diese in Calendly existieren, und laden Sie anschließend die Konfigurationsseite des Smart-Telefonassistenten neu.
Terminbuchung testen
Nach der Einrichtung von Cal.com oder Calendly sollten Sie die Terminbuchung mit Testanrufen überprüfen.
- Notieren Sie sich die Rufnummer des Smart-Telefonassistenten.
- Führen Sie einen Probeanruf durch und geben Sie dem Assistenten ein klares Anliegen, z. B.:
- „Ich möchte einen Beratungstermin nächste Woche am Vormittag vereinbaren.“
- Beobachten Sie dabei:
- Fragt der Assistent nach Datum, Uhrzeit und ggf. Art des Termins?
- Schlägt er passende freie Zeitfenster vor?
- Wird der Termin anschließend in Ihrem Kalender (Cal.com / Calendly) korrekt eingetragen?
- Prüfen Sie, ob:
- Sie eine Bestätigung (z. B. E-Mail) vom Kalenderdienst erhalten,
- Erinnerungen wie gewünscht versendet werden (je nach Konfiguration der Terminart).
Wiederholen Sie den Test ggf. mit verschiedenen Terminarten (z. B. 15 Minuten / 30 Minuten, Erstgespräch / Folgetermin), um sicherzustellen, dass alle freigegebenen Typen korrekt funktionieren.
Achten Sie darauf, dass der Assistent Termine nur über die angebundene Cal.com- oder Calendly-Integration bestätigt. Wenn kein freier Slot gefunden wird, sollte der Assistent das offen kommunizieren und eine Alternative (z. B. Rückruf oder Kontaktformular) anbieten.
Umgang mit API-Schlüsseln (Sicherheit)
API-Schlüssel gewähren direkten Zugriff auf Ihre Kalenderfunktionen und müssen daher besonders geschützt werden.
Empfehlungen:
- Behandeln Sie den API-Schlüssel wie ein Passwort (nicht weitergeben, nicht versenden).
- Speichern Sie ihn nur an den vorgesehenen Stellen im Smart-Telefonassistenten bzw. im Kalenderdienst.
- Verwenden Sie für Test- und Produktivsysteme getrennte Schlüssel, falls möglich.
- Löschen Sie nicht mehr benötigte oder kompromittierte Schlüssel in Ihrem Cal.com- oder Calendly-Konto umgehend und erstellen Sie neue.
Weiterführende Artikel
- API-Integrationen einrichten – Anbindung an CRM, Support- oder Kalendersysteme
- Original-Rufnummer bei Anrufweiterleitung übermitteln – Technische Hinweise zur Rufumleitung
- Wichtige Ergänzung für Ihre Datenschutzerklärung – Mustertexte und rechtliche Hinweise
- Stimme, Verhalten und Unternehmenswissen einstellen – Personalisierung und Wissensbasis
- Anliegen, Weiterleitungen & Kontakte konfigurieren – Gesprächslogik und Routing