Smart-Telefonassistent mit Einrichtungsassistent einrichten & aktivieren

Mit dem Einrichtungsassistenten nehmen Sie Ihren Smart-Telefonassistenten in wenigen Schritten in Betrieb – ohne technische Vorkenntnisse. In diesem Artikel führen wir Sie durch den Assistenten, zeigen Ihnen, wie Sie einen Testanruf durchführen und den Assistenten für Ihre Kundinnen und Kunden aktivieren.

Schritt 1: Konfigurationsoberfläche aufrufen

1. Loggen Sie sich mit Ihrer Kundennummer und Ihrem Passwort in den geschützten Kunden-Login ein.
2. Klicken Sie in der Titelleiste auf Menü → Smart-Telefonassistent.
3. Sie werden zum Smart-Telefonassistenten weitergeleitet, die Seite Assistent konfigurieren öffnet sich.

Auf dieser Übersichtsseite sehen Sie bereits alle Einstellbereiche des Assistenten.

Schritt 2: Einrichtungsassistent Schritt für Schritt durchgehen

Der Einrichtungsassistent führt Sie nacheinander durch alle relevanten Bereiche. Sie können den Assistenten komplett am Stück oder in mehreren Etappen ausfüllen – Ihre Zwischenergebnisse bleiben nach dem Speichern erhalten.

1. Website-Inhalte übernehmen
   Geben Sie Ihre Domain in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf Jetzt anlernen.
   Der Assistent übernimmt automatisch zentrale Informationen von Ihrer Website, damit er typische Kundenfragen beantworten kann.

2. Begrüßung festlegen
   Formulieren Sie eine kurze, passende Begrüßung für Ihr Unternehmen und klicken Sie auf Weiter.

   Rechtskonforme Begrüßung
   

   Der Smart-Telefonassistent muss sich bei der Begrüßung als KI zu erkennen geben und auf Ihre Datenschutzerklärung hinweisen.
   Einen Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung finden Sie im Artikel „Smart-Telefonassistent: Wichtige Ergänzung für Ihre Datenschutzerklärung“.

3. Anrufzusammenfassungen aktivieren
   Tragen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse für Gesprächszusammenfassungen ein und klicken Sie auf Weiter.

4. Testanruf durchführen
   Notieren Sie sich die angezeigte Rufnummer Ihres Assistenten und rufen Sie diese an, um Begrüßung und Verhalten kurz zu testen.

Nach dem erfolgreichen Testanruf wird die Meldung Einrichtung abgeschlossen angezeigt. Über Zur Konfiguration gelangen Sie anschließend auf die Konfigurationsseite mit allen erweiterten Einstellungen.

Überblick: Grundfunktionen im Assistenten

Im Einrichtungsassistenten konfigurieren Sie zudem vier Grundfunktionen:

• Stimme, Sprache & Verhalten – wie der Assistent klingt, wie er begrüßt und wie er sich im Gespräch verhält.
• Unternehmenswissen – welches Wissen der Assistent über Ihr Unternehmen, Leistungen und Prozesse nutzen darf.
• Weiterleitung & Kontakte – wer Anrufe oder E-Mail-Zusammenfassungen erhält und nach welchen Regeln weitergeleitet wird.
• Anliegen – welche typischen Themen der Assistent erkennen und strukturiert aufnehmen soll (z. B. Terminanfrage, Rückrufwunsch).

In diesem Artikel bleibt es bei diesem Überblick. Detaillierte Schritt‑für‑Schritt‑Anleitungen zu jedem Bereich finden Sie in den verlinkten weiterführenden Artikeln (siehe unten).

Überblick: Erweiterte Funktionen (Terminbuchung & API)

Je nach Tarif können Sie zusätzlich erweiterte Funktionen nutzen:

• Terminbuchung

  • Anbindung von Termin-Tools wie Calendly oder Cal.com.
  • Der Assistent erkennt Terminwünsche, prüft Verfügbarkeiten in Echtzeit und bucht direkt einen Termin.

• API-Integrationen

  • Anbindung von CRM-, Support- oder Kalendersystemen über REST-APIs.
  • Der Assistent kann Daten abfragen oder Einträge (Tickets, Leads, Termine) während des Gesprächs anlegen.

Diese erweiterten Funktionen richten Sie in eigenen Schritten nach der Grundkonfiguration ein. Dazu stehen separate Hilfsartikel mit technischen Details bereit.

Schritt 3: Testanruf mit dem Smart-Telefonassistenten durchführen

Sobald Sie die Grundfunktionen im Einrichtungsassistenten einmal durchlaufen und gespeichert haben, sollten Sie den Assistenten mit Testanrufen ausprobieren.

1. Notieren Sie sich die Rufnummer des Smart-Telefonassistenten.
   • Diese wird links auf der Konfigurationsseite angezeigt.
2. Rufen Sie die Nummer von einem Festnetz- oder Mobiltelefon aus an.
3. Spielen Sie typische Gesprächssituationen durch, z. B.:
   • Terminanfrage
   • Rückrufwunsch
   • Produkt- oder Leistungsfrage
4. Achten Sie dabei insbesondere darauf:
   • Wie klingt die Begrüßung?
   • Werden Anliegen sinnvoll erkannt und strukturiert aufgenommen?
   • Funktionieren Weiterleitungen und E-Mail-Zusammenfassungen wie erwartet?
   • Kommen eventuell eingerichtete Terminfunktionen oder API-Aktionen korrekt zum Einsatz?

Wenn die Testanrufe wie gewünscht funktionieren, können Sie den Assistenten in Betrieb nehmen.

Mikrofonfreigabe im Browser

Beim ersten Testanruf bittet Sie der Browser um Zugriff auf Ihr Mikrofon. Nur wenn Sie dies erlauben, funktioniert der Testanruf.

• Google Chrome / Microsoft Edge: Im Hinweis unter der Adressleiste auf Zulassen klicken.
• Mozilla Firefox: Im Hinweis unter der Adressleiste auf Erlauben klicken.

Haben Sie den Zugriff versehentlich blockiert, können Sie ihn später in den Browser-Einstellungen unter Datenschutz bzw. Website-Berechtigungen wieder erlauben.

Schritt 4: Smart-Telefonassistent in Betrieb nehmen (aktivieren)

Damit der Smart-Telefonassistent Anrufe Ihrer Kundinnen und Kunden entgegennehmen kann, wählen Sie eine Kontakt-Option und ergänzen einen Datenschutzhinweis auf Ihrer Website.

Kontakt-Option wählen

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihren Assistenten erreichbar zu machen:

1. Assistenten-Rufnummer direkt teilen (einfach)

   • Kopieren Sie die Assistenten-Nummer.
   • Veröffentlichen Sie sie auf Ihrer Website, in Ihrer E-Mail-Signatur oder in anderen Kommunikationskanälen.

2. Rufumleitung einrichten (empfohlen)

   • Leiten Sie Ihre bestehende Hauptrufnummer (z. B. Ihre Büronummer) auf die technische Rufnummer des Assistenten um.
   • Mögliche Varianten:
     • Telefonanlagen / Cloud-Telefonanlagen: Standard- oder bedingte Weiterleitung in Ihrer Anlage (z. B. außerhalb der Geschäftszeiten).
     • Netzweiterleitung: Rufumleitung direkt im Netz Ihres Telefonanbieters (z. B. Telekom, Vodafone).

Datenschutzhinweis ergänzen

Um den Smart-Telefonassistenten datenschutzkonform zu nutzen, ist ein entsprechender Hinweis in Ihrer Datenschutzerklärung erforderlich.

1. Ergänzen Sie im Bereich Datenschutz auf Ihrer Website einen Hinweis,
   • dass Anrufe von einer KI verarbeitet werden,
   • zu Zweck und Umfang der Datenverarbeitung.
2. Verweisen Sie in der Begrüßung des Assistenten auf diese Datenschutzerklärung (z. B. über einen Link).

Best Practices für Anweisungen (Prompts)

In allen Bereichen des Einrichtungsassistenten geben Sie der KI Anweisungen in natürlicher Sprache – zum Beispiel für das Verhalten im Telefonat oder die Beschreibung von Anliegen.

Beachten Sie dabei folgende Empfehlungen:

• Rolle klar definieren

  • „Du bist ein freundlicher, professioneller Telefonassistent unseres Unternehmens.“
  • „Dein Ziel ist es, Anrufern schnell und verständlich zu helfen.“

• Konkrete Regeln formulieren

  • „Du musst immer …“ / „Du darfst nie …“
  • Beispiel: „Du darfst keine rechtlich verbindlichen Zusagen machen.“

• Struktur statt Fließtext

  • Arbeiten Sie mit kurzen Absätzen oder Aufzählungen, statt lange Fließtexte zu verwenden.

• Widersprüche vermeiden

  • Pflegen Sie dieselbe Regel nur an einer Stelle.
  • Überprüfen Sie neue Anweisungen darauf, ob sie bestehenden widersprechen.

• Testen und nachsteuern

  • Führen Sie regelmäßig Testanrufe mit typischen und schwierigen Szenarien durch.
  • Passen Sie bei Bedarf Verhaltenstexte und Wissenseinträge an.

Weiterführende Artikel

Nutzen Sie für die Detailkonfiguration die folgenden Artikel:

• Stimme, Verhalten und Unternehmenswissen einstellen – Personalisierung und Wissen
• Anliegen, Weiterleitungen & Kontakte konfigurieren – Gesprächslogik und Routing
• Terminbuchung einrichten (Cal.com & Calendly) – Automatische Terminvereinbarung
• API-Integrationen einrichten – Anbindung an CRM, Support- oder Kalendersysteme
• Original-Rufnummer bei Anrufweiterleitung übermitteln – Technische Hinweise zur Rufumleitung
• Wichtige Ergänzung für Ihre Datenschutzerklärung - Smart-Telefonassistent