Mehr Ordnung im Postfach? 7+1 Tipps für mehr Durchblick!

Mehr Ordnung im Postfach? 7+1 Tipps für mehr Durchblick!

Du siehst den Posteingang vor lauter Nachrichten nicht? Wichtige E-Mails findest Du kaum wieder und Du hast obendrein vergessen, auf eine wichtige Anfrage zu antworten? Dann atme einmal kurz durch – und schau Dir unsere 7 Tipps an, wie Du mit STRATO Webmail die Kontrolle über Dein Postfach zurückgewinnst!

Tipp 1: Ein Webmail für alle Postfächer

Das Problem. Drei Postfächer bei STRATO, eins bei Google und je noch ein weiteres bei Web.de, Freenet und GMX? Ganz schön anstrengend (und unübersichtlich), wenn Du alle Postfächer einzeln aufrufen musst.

Der Tipp. Mach eins draus! STRATO Webmail sammelt nämlich die E-Mails Deiner anderen Postfächer ein. So hast Du alle E-Mails auf einer Weboberfläche im Blick.

Alle Postfächer auf einen Blick: Indem Du weitere Mail-Accounts hinzufügst, arbeitest Du mit nur einem Mail-Programm und machst es Dir somit leichter.

Es ist denkbar einfach: Über den Link in der Ordneransicht fügst Du weitere Accounts hinzu. Wenn Du ein weiteres STRATO Postfach einbindest, reichen hierfür die E-Mailadresse und das Passwort aus. Bei Postfächern von externen Anbietern benötigst Du darüber hinaus noch die Adressen der Mailserver. Fertig.
Weitere Infos zu diesem Thema gibt es auch in unserer FAQ.

Die Alternative. Vielleicht sind einige Deiner Postfächer nicht mehr so stark in Betrieb und Du möchtest nicht zu viele „unwichtige“ Accounts in Deinem Webmail haben? Lass die dort eingehenden E-Mails einfach weiterleiten. Wie Du das von einem STRATO Postfach aus erledigst, erklären diese FAQ. Bei einem externen Account, wie zum Beispiel deinpostfach@gmx.de, musst Du die Weiterleitung beim Anbieter selbst vornehmen – also in diesem Beispiel GMX.

Kleiner Hinweis: Auf die weitergeleitete Mail kannst Du anschließend nur von Deinem Webmail-Postfach antworten. Willst Du das von der Empfänger-Adresse tun, solltest Du Dich hierfür in diesen Account einloggen.

Tipp 2: Bearbeitete Mails ablegen

Das Problem. Im Posteingang liegen 14.836 Mails und Du weißt nicht mehr, ob Du alle wichtigen gesichtet und bearbeitet hast.

Der Tipp. Mach Dein Postfach zu einer Art To-Do-Liste und behalte nur die Mails im Posteingang, die Du wirklich brauchst:

  • Eine E-Mail, die Du nur lesen und zur Kenntnis nehmen musst? Aussortieren!
  • Eine E-Mail, die Du beantwortet hast? Kann weg!

Mach es Dir zur Gewohnheit und zum Ziel, so wenige Mails wie möglich im Eingang zu haben – eben nur die, auf die es wirklich ankommt. Das Ergebnis: Du siehst nur noch die offenen Anliegen und musst nicht mehr die Nadel im Heuhaufen suchen.

Mails gelesen, bearbeitet und erledigt? Dann gehören sie nicht mehr in den Posteingang. Per Drag’n’Drop bewegst Du sie dorthin, wo Du sie haben möchtest.

Aber wohin mit den ganzen Mails, die weg können? Für die gibt es einen geeigneten Ort im nächsten Tipp.

Tipp 3: Ordner für Themen anlegen

Das Problem. Wohin sortierst Du Mails, die Du (vorerst) nicht mehr brauchst?

Der Tipp. Verwalte und archiviere Mails in separaten Ordnern. Auf diese Weise musst Du nichts löschen und findest alles leicht wieder.

Klassischerweise organisierst Du Deine Mails nach den häufigsten Themen und legst zum Beispiel Ordner für Privates, Rechnungen, Versicherungsangelegenheiten, Kundenanfragen, Bewerbungen usw. an – je nachdem, was Dich im Alltag beschäftigt.

Jede Ordnung ist anders, aber die Hauptsache ist, dass es eine Ordnung gibt: Mit wenigen Klicks erstellst Du neue Ordner und bringst mehr Struktur in Deinen Mail-Alltag.

Die Alternative. Vielleicht legst Du aber lieber Ordner für bestimmte Zeiträume an – etwa nach dem Muster „Quartal 1/2017“. Die Idee dahinter: Gerade bei zahlreichen themenübergreifender Mails ist der Zeitraum, wann Du eine Mail erhalten oder versendet hast, leichter zu merken als das genaue Thema.

Tipp 4: Mit Farben Prioritäten setzen

Das Problem. Im Posteingang befinden sich verschiedene Mails, die Du noch bearbeiten musst. Aber welche sind wichtig, welche nicht?

Der Tipp. Nutze die Markierungsoption bei STRATO Webmail. Dir stehen zehn Farben zur Verfügung, mit denen Du Deine E-Mails individuell kennzeichnen und priorisieren kannst – zum Beispiel Rot für besonders dringende Anliegen.

Mit farbigen Markierungen legst Du die Relevanz einer Nachricht fest und weißt so schneller, welche E-Mail Du als erstes bearbeiten musst.

Tipp 5: Mit Erinnerungen nichts vergessen

Das Problem. Einige Mails geraten in Vergessenheit und Du verpasst, sie rechtzeitig zu beantworten.

Der Tipp. Lass Dich erinnern! Du musst nicht alles im Kopf behalten, wenn Du STRATO Webmail geschickt nutzt: Ist eine Mail zum Beispiel erst in einer Woche wichtig, erstellst Du über das Aktionsmenü eine Erinnerung für sie. Webmail ordnet die Nachricht Deinen Aufgaben zu und benachrichtigt Dich zum gewünschten Zeitpunkt.

STRATO Webmail denkt an (und für) Dich: Über die Erinnerungsfunktion vergisst Du keine E-Mails mehr.

Tipp 6: Mit Mailfiltern Wichtiges von Unwichtigem trennen

Das Problem. Stehst Du oft in der Mail-Kopie, also im CC-Feld? Das ist gut, dann bist Du bei wichtigen Themen auf dem Laufenden – ohne, dass sich ein dringender Handlungsbedarf für Dich ergibt. Aber: Diese Mails landen standardmäßig alle im Posteingang. Dass sie nur halbwegs wichtig sind, weißt Du erst, wenn Du sie angeklickt hast. Kurzum: Solche Mails kosten Zeit und Übersichtlichkeit.

Der Tipp. Nutze einen Mailfilter, um CC-Mails in einem separaten Ordner aufzufangen. So geht’s:

  • Lege – wie bei Tipp 3 – einen separaten Ordner für solche Mails an, zum Beispiel mit dem Namen CC-Mails.
  • In den Einstellungen gehst Du zum Menüpunkt E-Mail und dort zu den Filterregeln. Hier erstellst Du eine neue Regel.
  • Gib der Filterregel einen passenden Titel.
  • Unter Bedingung wählst Du CC und gibst daneben Deine E-Mailadresse ein, mit der Du die CC-Mails empfängst.
  • Unter Aktionen wählst Du In Ordner verschieben und gibst CC-Mails
Mit einer Filterregel verschiebst Du Mails automatisch in einen separaten Ordner, in diesem Beispiel jene, bei denen Du nur im CC bist.

Fertig! Vergiss nur nicht, auch diesen Mails gelegentlich Beachtung zu schenken. Wo wir beim nächsten Thema wären:

Tipp 7: Hab Deine Lieblinge auf dem Schirm

Das Problem. Manche Ordner oder Posteingänge hast Du nicht gut genug im Blick. Du läufst Gefahr, diese Mails gar nicht zu lesen.

Der Tipp. Favoriten sind ein schnelles und einfaches Mittel, wichtige Ordner sichtbar zu halten, ohne dass sie zu präsent werden: So geht Dein Ordner „CC-Mails“ nicht unter, aber auch nicht auf die Nerven.

Klickst Du auf die weiteren Optionen von „CC-Mails“, kannst Du diesen Ordner Deinen Favoriten hinzufügen.

Bonus: Prost Mailzeit!

Der letzte Tipp tanzt etwas aus der Reihe, denn hier kann Dir Webmail nicht helfen – dafür aber Du Dir selbst. 😉

Das Problem. Du erhältst alle fünf Minuten eine Mail. So bist Du ständig abgelenkt und kommst nicht mehr zu Deiner eigentlichen Arbeit.

Der Tipp. Gute Praxis ist, seine Mails zu festen Zeiten zu prüfen – etwa jeweils einmal morgens, mittags und abends. Wie häufig, hängt natürlich von Dir und Deinen Tätigkeiten ab. Wenn Du nicht gerade eine ganz wichtige Nachricht erwartest, mach das Mailfenster außerhalb dieser festgelegten Zeiten zu. Denn wichtig ist, dass die Mails für Dich da sind und nicht umgekehrt.

In diesem Sinne: Prost Mailzeit!

7+1 Tipps: Da geht noch mehr!

Jeder geht mit Mails anders um: Manch einer hat eine ganz besondere Ordnung, die für andere wiederum überhaupt nicht nachvollziehbar ist. Wie hältst Du das? Hast Du noch ein, zwei Tipps auf Lager? Wir sind neugierig und lernen gern dazu: Schreib uns einen Kommentar!

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  1. Avatar

    Klaus Palliwoda sagte am

    Hallo,
    leider sind aus den von mir erstellten Ordnern eMails unauffindbar verschwunden, weder gelöscht (wäre im Papierkorb zu finden) noch anderswo verschoben. Es ist keine Systematik zu erkennen. Strato kann keine zielführende Hilfe anbieten, ich werde mit dem Problem sitzen gelassen. Daraufhin habe ich Kündigung eingereicht, bekomme heute Post „Sie werden uns fehlen“.
    Bin vom Kundendienst nach fast 30 Jahren nicht mehr überzeugt.

    Antworten
    • Avatar

      Michael Poguntke sagte am

      Hallo Herr Palliwoda,

      grundsätzlich verschwinden keine E-Mails unsererseits von unseren Servern, ohne dass der Nutzer/ die Nutzerin hierfür keine Schritte unternommen hat. Auf welche Art und Weise haben Sie die E-Mails bislang abgerufen? Wenn Sie beispielsweise ein externes E-Mailprogramm genutzt haben, das die E-Mails herunterlädt (wie POP3), dann werden beim Laden Ihrer E-Mails in dieses Programm diese von unseren Servern entfernt und bei Ihnen lokal gespeichert. Hier müssen Sie entsprechend vorsichtig sein, sobald Sie die Löschung dieser E-Mails lokal im Programm vornehmen. Sie sollten Ihre E-Mails grundsätzlich über das Protokoll IMAP abrufen, denn dann verbleiben Sie auf unseren Servern.

      Schade, dass Sie die Kündigung bereits eingereicht haben, das bedaure ich wirklich sehr. Bitte stellen Sie in Zukunft auch bei einem anderen Anbieter sicher, dass das Abrufen Ihrer E-Mails über IMAP passiert, sonst könnte Ihnen dasselbe dort auch passieren. Im Internet finden Sie die jeweiligen Anleitungen für Ihr E-Mailprogramm.

      Viele Grüße
      Michael

      Antworten
  2. Avatar

    Peter Lammert sagte am

    Ich habe schon zwei Filter, die eMails in Unterordner verschieben. Nun möchte ich einen weiteren solchen Filter anlegen, aber die Auswahl „In Ordner verschieben“ bei „Auszuführende Aktion“ wird mir nicht mehr angeboten. Was mache ich falsch?

    Danke für die Hilfe,
    Peter

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  3. Avatar

    Jörg sagte am

    richtig cool finde ich die Favoriten Funktion. Endlich muss man die Ordner nicht mehr mit einer Null am Anfang versehen, um bei mehreren A-Ordnern den wichtigen an erster Stelle angezeigt zu bekommen. Auch sonst habt Ihr Euer Postfach echt geil hinbekommen. Aber genau deswegen bin ich ja auch STRATO Kunde

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  4. Avatar

    Robert Willemelis sagte am

    Getting Things Done® nutzen und kontextbezogene Ordner anlegen wie:

    @INBOX
    @WAITING
    @ACTION
    @ARCHIVE (Referenzmaterial)

    Antworten

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