E-Mails archivieren: Würdest Du die Steuerprüfung bestehen?

Was machst Du mit geschäftlichen E-Mails? Lässt Du sie einfach im Postfach oder löschst Du sie sogar? Eine Studie zeigt: Deutsche Kleinunternehmer haben nur wenig Ahnung von den geltenden Rechtsvorschriften, wenn es um die rechtssichere E-Mail-Archivierung geht.

Seine geschäftlichen E-Mails aufzubewahren ist das Eine. Seine geschäftlichen E-Mails so zu archivieren, dass sie auch alle Vorschriften erfüllen und der Prüfung von offizieller Stelle standhalten würden, ist das Andere. 

Wir wollten wissen: Wie viel Ahnung haben deutsche Kleinunternehmer überhaupt vom Thema „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ und wie archivieren sie selbst? Deshalb haben wir das Marktforschungsinstitut YouGov gebeten, die Beschäftigten in Kleinunternehmen direkt zu befragen. Das haben wir herausgefunden:

Eher Löschen als Archivieren

Über die Jahre sammelt sich einiges im Postfach an und der Speicher ist schnell voll. Spätestens dann stellt sich die Frage, was mit den E-Mails geschieht. Die meisten Kleinunternehmer sind da eher pragmatisch: 37 % der Befragten löschen ihre E-Mails, die älter als ein Jahr sind. 39 % lassen sie im Postfach. Ein externes Speichermedium, also z. B. eine separate Festplatte, nutzen 17 %.

Angst vor der Steuerprüfung?

Was wäre, wenn die Steuerprüfer den eigenen Betrieb tatsächlich durchsuchen und wissen wollen, wie es mit dem Aufbewahren der geschäftlichen E-Mails aussieht? Das könnte für viele offenbar böse enden. 21 % geben nämlich zu, dass die eigene E-Mail-Archivierung wahrscheinlich bei der Steuerprüfung durchfiele.

Welche rechtlichen Vorschriften muss man überhaupt bei der Archivierung seiner E-Mails beachten und welche Irrtümer gibt es? Das beantworten wir Dir in diesem Artikel.

GoBD: die gesetzlichen Anforderungen

Hast Du schon mal von den GoBD gehört? Zumindest als Unternehmer sollten Dir die Grundsätze ein Begriff sein. Das sind die rechtlichen Vorschriften, die für die Aufbewahrung von Dokumenten gelten und aus ihnen geht hervor: Geschäftliche E-Mails müssen archiviert werden, und zwar nach gewissen Kriterien: Vollständigkeit, Manipulationssicherheit, jederzeitige Verfügbarkeit und maschinelle Lesbarkeit.

Anders gesagt: Einfach im Postfach Lassen oder auf die externe Festplatte Kopieren reicht nicht. Aber wie stellst Du nun sicher, dass Deine Art der Archivierung auch rechtlich korrekt ist?

Software für rechtssichere E-Mail-Archivierung

Eine Lösung: Du nutzt hierfür eine spezielle Software, so wie 19 % der Unternehmer, die das Thema rechtssichere Archivierung kennen. Das Interesse an so einer Lösung scheint groß, denn 60 Prozent der Befragten, die aktuell keine solche Software verwenden, können sich das konkret vorstellen.

Unser Produkt: STRATO Mail-Archivierung

Damit Du beim Archivieren Deiner eigenen E-Mails rechtssicher bist, bieten wir Dir die Software STRATO Mail-Archivierung an. Damit erfüllst Du alle gesetzlich verpflichtenden Kriterien der Revisionssicherheit, denn Deine E-Mails werden manipulationssicher im Originalzustand an einem zentralen Ort archiviert: dem TÜV-zertifizierten STRATO Rechenzentrum in Deutschland. Die STRATO Mail-Archivierung sichert alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten mitsamt Anhängen für alle Postfächer. Die Sicherung per Software erfolgt automatisch – Du musst Dich nicht selbst darum kümmern. Unsere Software ist übrigens auch zertifiziert nach dem Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer „IDW PS 880“.

Weitere Informationen zur Methodik der Studie in Zusammenarbeit mit YouGov und alle Infografiken zum Download findest Du hier.