So richten Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihr E-Mail Konto ein
Bereits ab dem Paket STRATO Domain steht Ihnen für die automatische Beantwortung Ihrer E-Mails (z. B. bei Urlaub/Abwesenheit) in Ihrem STRATO Kunden-Login unser Abwesenheitsassistent zur Verfügung.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mailpostfächer mit dem Autoresponder in Ihrem STRATO Kunden-Login vornehmen können. Sie benötigen dazu lediglich Ihre Kundennummer und Ihr Kundenpasswort für die Anmeldung im STRATO Kunden-Login.
Was kann ein Autoresponder leisten?
Ein Autoresponder beantwortet E-Mails an eine bestimmte E-Mail Adresse automatisch mit einem individuell vorgegebenen Standardtext. Ein typisches Einsatzgebiet für Autoresponder sind automatische Bestätigungs-E-Mails für Anfragen (z.B. die Abwesenheitsnotiz). Eine automatische E-Mail Antwort könnte zum Beispiel so aussehen:
| "Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ihre Anfrage ist an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet worden. Dieser wird Ihnen in Kürze individuell antworten." |
| "Vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider bin ich erst am 28. diesen Monats wieder im Büro. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an kollege@unserefirma.de." |
So sind alle, die mit Ihnen Kontakt aufnehmen wollen, informiert und nicht durch lange Wartezeiten verärgert. Bei unserem Autoresponder können Sie sogar direkt einen Zeitraum angeben, in dem die automatischen Antwortmails verschickt werden sollen.
Ebenfalls nützlich ist die Autoreply-Funktion , wenn Sie auf eine neue E-Mail Adresse wechseln. In der Übergangszeit können Sie mit dem Autoresponder automatisch die neue Adresse mitteilen lassen.
Manchmal werden Autoresponder auch ähnlich wie ein Faxabruf eingesetzt. Eine denkbare Anwendung wäre zum Beispiel das Bereitstellen einer Preisliste per Autoresponder. Hierzu können Sie eine separate E-Mailbox einrichten, zum Beispiel preisliste@wunschname.de. Der Vorteil gegenüber einer Bereitstellung des Textes auf einer Internet-Seite: Sie erhalten die E-Mail Adresse des Anfragenden. Dieser ist also nicht anonym wie beim Abruf einer Internet-Seite.
So richten Sie den Autoresponder ein
Loggen Sie sich in Ihren STRATO Kunden-Login ein, rufen Sie im Anschluss bitte die E-Mail Verwaltung Ihres Paketes auf.
In der E-Mail Verwaltung erhalten Sie eine Übersicht über die eingerichteten E-Mail Postfächer. Ein Autoresponder bezieht sich immer auf eine bereits eingerichtete E-Mailbox und deren Aliase. Wählen Sie in der Liste aus, für welches E-Mailpostfach Sie den Autoresponder einrichten wollen. Klicken Sie dann in der Kopfzeile der Tabelle auf Postfach bearbeiten.
Auf der folgenden Seite können Sie für das ausgewählte Postfach einen Autoresponder einrichten und bearbeiten. Durch Klick auf Abwesenheitsnotiz anlegen öffnet sich ein Textfeld, in welches Sie den Text für Ihre Autoresponder-Nachricht eingeben können. Ihnen stehen hierfür 600 Zeichen zur Verfügung.
Sie können einen Zeitraum definieren, in dem der Autoresponder aktiv sein soll, wählen Sie dazu bitte das gewünschte Datum aus.
In die Textfelder geben Sie bitte den gewünschten Betreff und den Text ein, welchen Sie automatisiert versenden möchten. Setzen Sie danach bitte den Haken bei Automatische Abwesenheitsnachricht aktivieren. Speichern Sie bitte abschließend Ihre Einstellungen, um den Autoresponder zu aktivieren.
Um den Autoresponder wieder zu deaktivieren, entfernen Sie einfach den Haken und klicken Sie erneut auf Speichern.
Mit der Option Anzahl der Tage für eine automatische Nachricht an den gleichen Empfänger können Sie festlegen, wie oft der Absender Ihre Abwesenheitsnotiz erhalten soll. Wählen Sie bspw. 01 aus, erhält der Absender jeden Tag eine Abwesenheitsnachricht, sofern er Ihnen täglich eine E-Mail sendet. Wählen Sie hingegen 07 aus, erhält der Absender nur einmal pro Woche Ihre Abwesenheitsnotiz, auch wenn er Ihnen mehrmals pro Woche eine E-Mail schickt.
Bitte beachten Sie: Sollten Sie für Ihr E-Mail Postfach weitere Filterregeln angelegt haben, überprüfen Sie ob der Autoresponder in den Filterregeln an erster Stelle steht, da es sonst zu Konflikten mit anderen Reglen kommen kann.
Verschieben Sie ggf. die einzelnen Filter über die Buttons "nach oben" bzw. "nach unten", damit der Autoresponder tatsächlich an erster Stelle zu finden ist.
Der Autoresponder wird in folgenden Fällen NICHT verschickt:
- der Envelope-From ist leer
- der Envelope-From ist "noreply@..." oder "newsletter@..."
- die Mail enthält einen "Auto-Submitted:"-Header mit einem Wert ungleich "no" (d.h. die Mail wurde durch einen automatischen Prozess erzeugt)
- der From-Header ist "MAILER-DAEMON@...", "LISTSERV@..." oder "MAJORDOMO@..."
- die Mail enthält einen der folgenden Header: "List-Id", "List-Help", "List-Subscribe", "List-Unsubscribe", "List-Post", "List-Owner","List-Archive" (d.h. die Mail kommt von einer Mailingliste)
- die Mail wurde ausserhalb des spezifizierten Zeitraumes empfangen
- es wurde bereits eine Abwesenheitsbenachrichtigung an den Absender für diesen Empfänger gesendet.
Informationen zum E-Mailheader finden Sie hier:
Wie finde ich den tatsächlichen Absender einer E-Mail heraus?
Sollten Sie die Kundennummer oder das Kundenpasswort nicht zur Hand haben, kann die Einrichtung auch innerhalb des STRATO Webmail erfolgen. Für den Login in den STRATO Webmail benötigen Sie Ihre E-Mailadresse und das dazugehörige E-Mailpasswort.